Un sistema di firma digitale remota e di conservazione sostitutiva a norma per ridurre i costi di gestione della documentazione bancaria: il caso Cabel

L'azienda

Cabel nasce nel 1985 per iniziativa di tre casse rurali ed artigiane toscane (ora Banche di Credito Cooperativo) che scelgono un percorso autonomo di sviluppo: Banca di credito cooperativo di Cambiano Castelfiorentino (FI), Banca di credito cooperativo di Fornacette (PI) e Banca di credito cooperativo di Castagneto Carducci (LI). Cabel Holding attraverso la controllata Cabel Industry, si occupa di sistemi gestionali bancari a 360 gradi attraverso l’erogazione in outsourcing dei servizi legati ai sistemi informativi e all’ottimizzazione dei processi bancari. Grazie al lavoro di oltre 120 dipendenti, Cabel Industry ha raggiunto nel 2010 un fatturato di oltre 20 milioni di euro.

L'applicazione

In collaborazione con Aruba, Cabel ha intrapreso a partire dal 2009 il Progetto Descartes che prevede la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva a norma dei documenti cartacei. Attualmente, tutta la documentazione relativa ai rapporti con la clientela viene creata e conservata nel solo formato elettronico con l’utilizzo delle tecnologie basate su firma digitale remota. Il Progetto Descartes – che ha inizialmente previsto l’analisi dei processi di back-office e front-office di una filiale bancaria del gruppo Cabel – consente a ciascun operatore di sportello di predisporre in tempo reale l’intera documentazione necessaria allo svolgimento della propria attività direttamente e solo in formato digitale PDF. In precedenza i documenti venivano stampati e successivamente firmati a mano dagli operatori e dai clienti. Ora, le stampe cartacee in duplice copia vengono sostituite da documenti elettronici firmati digitalmente e pronti in tempo reale per l’archiviazione elettronica a norma. Il nuovo sistema di firma remota fornito da Aruba per la sottoscrizione dei documenti digitali necessita di un computer collegato a Internet, di una One Time Password (OTP) personale generata da un apposito dispositivo – distribuito ai dipendenti delle filiali e ai clienti – e di un software specifico installato allo cassa. Il dispositivo è costituito da una chiavetta USB che, in base ad un algoritmo personalizzato, genera il codice OTP. L’inserimento a sistema dei corretti codici dinamici OTP, di username e password permette di firmare digitalmente i documenti in formato digitale. Inoltre l’utilizzo della firma digitale è possibile anche attraverso un’applicazione software che i clienti possono installare sul proprio Smartphone. L’applicazione genera di volta in volta un codice a barre OTP, la cui lettura avviene attraverso le webcam in dotazione agli sportelli direttamente dal monitor dello Smartphone del cliente. Con lo scopo di aumentare il livello di efficienza e di abbattere i costi relativi alla conservazione sostitutiva, il Progetto Descartes è attualmente esteso ad un totale di 6 banche (B.C.C. Castagneto Carducci, B.C.C. Fornacette, Banca Reale S.p.A., B.C.C. Cambiano, Banca Popolare di Lajatico, Invest Banca). La nuova modalità di conservazione sostitutiva a norma consente l’accesso alla documentazione in tempo reale sia per i dipendenti della banca, attraverso i sistemi informativi bancari interni, sia per i clienti sulla piattaforma Internet Banking.

I benefici

Grazie al Progetto Descartes, Cabel ha digitalizzato il procedimento di generazione della documentazione, spesso redatta in più copie direttamente dallo sportello. I documenti PDF con firma digitale remota vengono conservati nei sistemi di archiviazione documentale a norma con una consistente riduzione dei costi per i materiali di consumo per la stampa e per il mantenimento degli archivi cartacei. Inoltre, il sistema di firma digitale remota consente senza hardware dedicato di sottoscrivere digitalmente documenti via Web in condizioni di massima sicurezza grazie a one time password generate automaticamente, senza che l’utente debba utilizzare metodi tradizionali. Soprattutto il progetto Descartes ha contribuito ad un miglioramento dell’attività svolta allo sportello in termini di efficienza a garanzia di una maggior qualità del servizio reso al cliente.