CASO DI SUCCESSO

Fondazione Teatro Regio di Torino – OperaErp

Settore:
Teatro

Descrizione:

L'ENTE

Il Teatro Regio di Torino è uno dei più grandi e importanti teatri a livello nazionale ed europeo, divenuto fondazione per legge nel 1997, vede tra i diversi soci la Città di Torino e la Regione Piemonte. Costruito nel 1740, dal 1997 è iscritto alla lista UNESCO come patrimonio dell’umanità.

LA SOLUZIONE A RIUSO

La Fondazione teatro Regio di Torino, sulla base di un capitolato tecnico e successivo bando di gara, ha commissionato a un fornitore del territorio e collaborato alla realizzazione di un software ERP, sviluppato in ambiente open source (licenza EULA) per la gestione integrata del Teatro.

Il progetto, partito a gennaio 2008, ha visto l’implementazione della soluzione informatica, oggi a regime, nell’ottobre del 2009. La soluzione, denominata Opera ERP, è rivolta all’informatizzazione delle procedure organizzative e gestionali relative alle attività di un grande teatro d’opera, quale il Regio di Torino. OperaErp è una soluzione modulare che copre le aree i) di pianificazione delle attività e della produzione degli orari di lavoro; ii) della gestione del personale, delle presenze e del controllo accessi; iii) della gestione degli impianti e dei servizi di assistenza e intervento. La soluzione ERP supporta quindi l’Ente nello svolgimento di tutte le sue attività, a partire dalla programmazione del calendario delle stagioni, fino ad arrivare alla gestione dell’operatività giornaliera. Più in particolare, Opera ERP gestisce: i) La programmazione di lungo periodo, in cui si delineano le stagioni e si stipulano i contratti principali; ii) la pianificazione della stagione con la definizione dei calendari, l’organizzazione delle conseguenti attività e la gestione degli organici; iii) la gestione giornaliera delle attività, con la predisposizione degli orari di lavoro e le presenze. Il software è inoltre integrato con un sistema di archiviazione documentale e un workflow che consente l’integrazione dei dati e dei documenti fra le varie procedure.

L’introduzione della soluzione ha generato numerosi benefici nell’amministrazione del Teatro dal punto di vista dell’efficienza organizzativa e del controllo dei costi. La totale integrazione con gli altri applicativi del Teatro permette di avere un controllo accurato di tutti parametri ed in particolare di quelli afferenti ai costi, consentendo di agire rapidamente e con la massima efficacia sulle criticità individuate; la standardizzazione apportata dall’introduzione del software permette di comunicare con un linguaggio comune, facilitando l’integrazione fra i diversi uffici ma anche tra i diversi enti. Infine, la soluzione fornisce supporto strategico, grazie alla funzione di BI (Business Intelligence), rendendo possibile la produzione di reporting direzionale e analisi comparative sull’efficienza delle diverse aree organizzative.

Dall’anno di implementazione il Teatro Regio ha potuto beneficiare  dello snellimento delle procedure interne. Grazie all’ottimizzazione delle attività è stato soprattutto possibile avviare  un processo di riqualifica dell’esperienza culturale/delle mansioni concettuali del personale coinvolgendolo in attività più proficue. Oltre al personale amministrativo, inoltre, tutti i dipendenti hanno accesso all’applicativo. La soluzione, infatti, consente l’accesso unico alle procedure tramite un portale aziendale dove gli utenti possono fruire delle comunicazioni a loro inviate e delle funzionalità dell’ERP abilitate  secondo specifiche profilature di ruolo. Oggi è in fase di sviluppo il modulo relativo alla contabilità.

Il Teatro regio di Torino rende disponibili, agli enti interessati ad acquisire a riuso la soluzione software, le specifiche dei requisiti funzionali, lo studio di fattibilità, la descrizione dell’architettura software, la descrizione dell’architettura hardware, le specifiche del piano di test, le specifiche di collaudo, il manuale di gestione e il manuale utente.

Per quanto attiene la manutenzione correttiva e le implementazioni evolutive, il fornitore si prende cura di gestire, informare e mantenere allineati tutti gli Enti, con un concetto di “package” unico che evolve sulla base delle modifiche commissionate. In questo modo, tutti i soggetti riusatori hanno la possibilità di essere continuamente aggiornati allo stato dell’arte della soluzione e quindi di condividere i vantaggi delle implementazioni evolutive. 

LA DIFFUSIONE

OperaErp è utilizzata, oltre che dal Teatro Regio di Torino, anche da altri 4 teatri: il Teatro dell’Opera di Roma, il Teatro del Maggio Musicale Fiorentino, il Teatro alla Scala di Milano, a cui si è recentemente aggiunto il Teatro Comunale di Bologna. Il Teatro Regio di Torino diffonde la conoscenza della soluzione prevalentemente con il passaparola tramite i rapporti informali che intercorrono con i diversi teatri del Paese. L’Ente fornisce inoltre supporto organizzativo e gestionale agli enti che chiedono in riuso la soluzione.

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