Ridurre i costi logistici ed il lead time di consegna attraverso un sistema gestionale che supporta standard EDI: il caso Artelectra

L’azienda

Artelectra è nata a Monselice in provincia di Padova nel 1980 e si occupa della distribuzione all’ingrosso e al dettaglio di materiale elettrico. L’azienda si rivolge ai professionisti del  settore dell’elettronica industriale, sia elettricisti sia officine di manutenzione specializzata. Artelectra ha raggiunto nel 2010 un fatturato di circa 450 mila Euro, affiancando all’attività commerciale anche la prestazione di servizi tecnici a terzi.

L’applicazione

La gestione del magazzino di Artelectra è particolarmente complessa a causa dell’elevato numero di articoli stoccati e delle loro varianti di prodotto. Allo scopo di ottimizzare la gestione dei processi logistici,  Artelectra ha intrapreso in collaborazione con Delta phi SIGLA / SIRAC, partner Microsoft, un progetto per l’adozione del nuovo sistema gestionale SIGLA ULTIMATE che ha permesso di automatizzare i processi contabili, logistici, di acquisto e di vendita. Artelectra ha migliorato il livello di integrazione logistica con clienti e fornitori, poiché il nuovo sistema gestionale supporta il protocollo di comunicazione EDI per lo scambio di informazioni tra i sistemi informativi delle aziende della filiera del settore elettrico ed elettronico. Il nuovo canale di comunicazione digitale consente di scambiare via Web con clienti e fornitori i documenti che accompagnano il flusso delle merci (ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto e fatture). I dati trasmessi vengono protetti sfruttando protocolli aggiornati di sicurezza informatica, garantendo alle controparti la riservatezza delle informazioni. La codifica dei prodotti è basata sugli standard in uso nel settore elettrotecnico a favorisce la collaborazione di filiera tra Artelectra e i partner commerciali, incrementando la velocità nella distribuzione delle informazioni. In tal modo, l’azienda di Monselice può contare su una codifica dei materiali univoca e condivisa per rintracciare i prodotti a magazzino, individuando con maggior esattezza le giacenze, per formulare richieste di acquisto in rapporto alle effettive scorte possedute ed al lead time di approvvigionamento.

In precedenza, ad ogni spedizione ricevuta o effettuata corrispondeva l’inserimento manuale dei dati nei sistemi informativi di Artelectra, con conseguenti possibili errori di inserimento e scarso allineamento dei dati a sistema con le effettive giacenze. Ora, grazie allo scambio di informazioni via EDI, il sistema gestionale aggiorna automaticamente e tempestivamente le giacenze in base agli ordini ricevuti dai clienti o effettuati ai fornitori. Il Management di Artelectra può esaminare la merce disponibile, impegnata, in corso d’ordine oppure mancante, visualizzando automaticamente la lista degli articoli sottoscorta. Il nuovo sistema, inoltre, integra al proprio interno i listini prezzi dei fornitori, allo scopo sia di effettuare automaticamente gli ordini attraverso il canale EDI, sia di calcolare correttamente il valore delle scorte a magazzino.

I benefici

Con lo scopo di incrementare l’efficienza dei processi logistici, il cui costo incide sulle performance economico-finanziarie di Artelectra, è stato possibile portare a termine una reale integrazione di filiera. Grazie al flusso di comunicazione EDI relativo alle anagrafiche articoli, al ciclo dell’ordine, all’invio della merce e alle richieste di spedizione, i sistemi informativi sono costantemente aggiornati ed allineati, conseguendo un alto livello di automazione nella gestione dell’ordine con l’eliminazione di interventi manuali per l’aggiornamento delle giacenze di magazzino. La tempestività di comunicazione con i fornitori ha permesso di ridurre i tempi di evasione degli ordini di vendita, il tempo di gestione delle richieste di reso ed il numero di spedizioni errate, con un impatto positivo sul livello di servizio al cliente. Parallelamente, l’automazione delle politiche di riordino ha permesso di ottimizzare la gestione delle scorte, individuando i corretti livelli minimi di giacenza per ciascun articolo a magazzino.