La gestione on line dei concorsi per abbattere i tempi e i costi del personale e il numero dei ricorsi: il caso Ministero della Difesa

L’azienda

Al Ministero della Difesa sono attribuite le funzioni e i compiti spettanti allo Stato in materia di difesa e sicurezza militare dello Stato, politica militare e partecipazione a missioni a supporto della pace, partecipazione a organismi internazionali di settore, pianificazione generale e operativa delle Forze armate e interforze, pianificazione relativa all'area industriale di interesse della Difesa.

Il Ministero della difesa esercita in particolare le funzioni e i compiti concernenti le seguenti aree:

AREA TECNICO OPERATIVA:

difesa e sicurezza dello Stato, del territorio nazionale e delle vie di comunicazione marittime e aree, pianificazione generale operativa delle Forze armate e Interforze con i conseguenti programmi tecnico finanziari; partecipazione a missioni anche multinazionali per interventi a supporto della pace; partecipazione agli organismi internazionali ed europei competenti in materia di difesa e sicurezza militare o le cui deliberazioni comportino effetti sulla difesa nazionale e attuazione delle decisioni da questi adottate; rapporti con le autorità militari degli altri Stati; informativa al Parlamento sull'evoluzione del quadro strategico e degli impegni operativi; classificazione, organizzazione e funzionamento degli enti dell'area operativa; interventi di tutela ambientale, concorso nelle attività di protezione civile su disposizione del Governo, concorso alla salvaguardia delle libere istituzioni e il bene della collettività nazionale nei casi di pubbliche calamità;

AREA TECNICO AMMINISTRATIVA E TECNICO INDUSTRIALE:

politica degli armamenti e relativi programmi di cooperazione internazionale; conseguimento degli obiettivi di efficienza fissati per lo strumento militare; bilancio e affari finanziari; ispezioni amministrative; affari giuridici, economici, contenzioso, disciplinari e sociali del personale militare e civile; armamenti terrestri, navali e aeronautici; telecomunicazioni, informatica e tecnologie avanzate; lavori e demanio; commissariato e servizi generali; leva e reclutamento; sanità militare; attività di ricerca e sviluppo, approvvigionamento dei materiali e dei sistemi d'arma; programmi di studio nel settore delle nuove tecnologie per lo sviluppo dei programmi d'armamento; pianificazione dell'area industriale pubblica e privata; classificazione, organizzazione e funzionamento degli enti dell'area tecnico industriale.

L’applicazione

Con l’obiettivo di migliorare la gestione della documentazione cartacea relativa ai concorsi del Ministero della Difesa, lo Stato Maggiore della Difesa, in collaborazione con le Forze Armate, ha scelto di adottare Adobe LiveCycle Enterprise Suite, una soluzione integrata che consente di organizzare ed uniformare il flusso dei documenti con una particolare attenzione alle policy, ai livelli di accesso e di condivisione delle informazioni. La suite è stata integrata con il portale del Ministero per la gestione online della modulistica relativa all’arruolamento del personale militare e civile. In precedenza, la procedura di partecipazione ai concorsi prevedeva l’invio in formato cartaceo della domanda di partecipazione e della documentazione allegata. Ogni anno si tengono circa 20 concorsi per l’arruolamento del personale civile e militare, cui corrispondono circa 100 mila candidature, di cui 20 mila ricevute online, ciascuna composta da molti documenti. L’informatizzazione del processo di acquisizione delle candidature ha previsto, in un primo momento, l’attivazione all’interno del portale del Ministero di un’area per la gestione online della modulistica relativa ai concorsi per l’Accademia Aeronautica e per il personale di truppa. Entro il 2011 tutti i concorsi per l’arruolamento verranno gestiti online, pur mantenendo l’invio cartaceo della documentazione previsto per obbligo di legge. Grazie ad un’accurata riprogettazione con la nuova soluzione, lo schema dei moduli digitali contiene campi per le risposte multiple già precompilati. Il sistema, inoltre, è in grado di verificare le informazioni inserite, segnalando eventuali mancanze, errori di compilazione o di coerenza nei dati inseriti. Inoltre, per facilitare la compilazione dei documenti richiesti, il sistema prevede la possibilità per l’utente di effettuare il download sul proprio computer del modulo, per effettuare quando desiderato la validazione e l’immissione corretta nei sistemi informativi del Ministero.

I benefici

Adobe LiveCycle Enterprise Suite - il motore che gestisce il front office dei concorsi del dicastero - ha consentito una riduzione dei costi del personale dedicato alle attività di gestione delle candidature, attualmente pari a circa 300 dipendenti. Ora, le 100.000 domande di partecipazione ai concorsi che arrivano ogni anno al dicastero vengono gestite in modo più rapido, grazie all’automazione di molte attività prima svolte manualmente ed alla riduzione degli errori di digitazione. Il Ministero della Difesa ha la possibilità di effettuare un controllo sulle domande pervenute presso le diverse sedi, confrontando in automatico i dati presenti a sistema con quelli della copia cartacea. La consistente riduzione di errori nella compilazione dei moduli ha assicurato un minor numero di ricorsi dovuti al rifiuto delle domande, in precedenza causati dall’invio di domande di partecipazione inesatte. Il Ministero della Difesa intende proseguire nell’informatizzazione dei processi interni integrando gli applicativi di gestione dei concorsi con il sistema gestionale utilizzato dall’Ufficio del Personale del Ministero, allo scopo di acquisire automaticamente le informazioni relative ai vincitori dei concorsi. Inoltre è prevista l’adozione di procedure di firma digitale attraverso la Carta Multiservizi della Difesa, allo scopo di validare le domande di partecipazione inviate online dai candidati militari che partecipano a concorsi interni.