Un ERP per gestire l’allocazione delle Risorse Umane su progetti internazionali di assistenza socio-sanitaria: il caso INMP

L’azienda

L’Istituto Nazionale per la promozione della salute delle popolazioni Migranti ed il contrasto delle malattie della Povertà (INMP) è una istituzione sperimentale prevista dall’art. 9 bis  del decreto legge 502/92, dipendente direttamente dal Ministero della Sanità, che si occupa delle problematiche legate alla migrazione, alla salute delle categorie povere, alla formazione, alla cooperazione e all’assistenza sanitaria. L’INMP è stato istituito attraverso un decreto del Ministero della Salute per il triennio 2008/2010. L’INMP, unitamente alle Regioni Puglia, Lazio e Sicilia, e grazie al lavoro sinergico di un totale di circa 150 collaboratori, svolge attività clinica, scientifica e di formazione in diversi paesi del mondo quali Etiopia, Cuba, India, Kenya, Perù e Malta. I progetti di cooperazione internazionale in campo sanitario e sociale vengono realizzati attraverso finanziamenti alla sperimentazione ed, in parallelo, finanziamenti tramite il Ministero degli Interni, il Ministero degli Esteri e quello della Sanità.

L’applicazione

L’intento di migliorare la gestione delle proprie Risorse Umane, fondamentali per lo svolgimento della propria attività formativa, sanitaria e di ricerca in Italia e nel mondo, ha spinto l’INMP ad intraprendere un progetto per l’implementazione del sistema gestionale SAP (SAP ERP) grazie alla collaborazione di Technis Blu, Partner SAP. Il progetto è iniziato nel 2009 ed ha previsto l’installazione degli specifici moduli integrati che consentono a sistema la realizzazione dei bilanci fiscali e civilistici, la gestione della contabilità, la rendicontazione dei progetti ai soggetti finanziatori, la gestione dei pagamenti e dello scadenziario fiscale. La contabilità dei collaboratori dell’INMP è particolarmente complessa per il numero delle persone assunte con differenti contratti, sia a tempo determinato che nelle diverse forme di collaborazione. Inoltre, lo stipendio di ciascun collaboratore è influenzato da diversi parametri, che tengono conto delle mansioni coperte all’interno dell’organizzazione e delle attività svolte su ciascun progetto in Italia ed all’estero. Grazie al nuovo sistema gestionale è quindi possibile tenere traccia della posizione contrattuale dei collaboratori, allocando i costi del personale ai diversi progetti in corso in modo rispondente alla realtà, tenendo conto di tali aspetti nella contabilità generale dell’Istituto. In particolare è possibile gestire in modo rapido e preciso le chiusure contabili, rispettando le scadenze ed i requisiti di legge in materia di reportistica, tenendo conto dell’organizzazione aziendale e delle politiche di gestione del personale. In parallelo, il nuovo ERP supporta  la gestione dei numerosi progetti grazie a strumenti specifici di allocazione delle risorse, di gestione degli approvvigionamenti ed a strumenti per la preparazione della reportistica.

I benefici

L’introduzione del nuovo ERP integrato ha permesso alla funzione Amministrazione e Contabilità di gestire in modo centralizzato i finanziamenti ed i pagamenti, con la possibilità di accedere in modo tempestivo ad informazioni contabili sempre aggiornate, senza perdita di tempo per la ricerca della documentazione. Infatti, l’impiego di procedure automatizzate e personalizzate ha incrementato l’efficienza del personale amministrativo, che ora impiega meno tempo per attività a basso valore aggiunto. Infatti, prima dell’introduzione del sistema gestionale SAP, le attività di pianificazione relative alle Risorse Umane venivano svolte manualmente o con l’ausilio di complessi fogli di calcolo, con un consistente dispendio di risorse. Ora i dati dei dipendenti vengono gestiti dal nuovo ERP in modo centralizzato. Le informazioni vengono inserite a sistema una sola volta e vengono processate ai fini contabili, di controllo di gestione e di pianificazione delle attività da svolgere.