Unareti, al via il Progetto Digiworks per standardizzare e digitalizzare i processi e lo scambio documentale

L’azienda

Unareti – Gruppo A2A - è la società unica per i servizi a rete che gestisce in modo integrato e capillare la distribuzione di energia elettrica e gas.

La società, con oltre 1.500 dipendenti, svolge la propria attività in circa 200 comuni italiani, dislocati in sette Regioni con più di 23.000 km di rete, e serve oltre 2.400.000 utenti.

L’obiettivo di Unareti, attraverso la professionalizzazione e la valorizzazione delle competenze, è di conseguire un utilizzo più flessibile delle risorse, ottenendo sinergie gestionali sul modello multiservizio con minori costi e migliori servizi.

Unareti, grazie all’integrazione tra business prima separati, sarà in grado di accelerare lo sviluppo tecnologico e di sfruttare al meglio l’evoluzione delle tecnologie applicabili alle smart grid, per garantire ai cittadini e ai territori in cui opera servizi sempre più efficienti e di qualità.

L’idea in breve

Con l’intento di standardizzare e digitalizzare i processi aziendali, è stato dato il via al progetto “Digiworks”, per implementare un portale di gestione lavori, per la gestione dei processi e lo scambio dei documenti anche e soprattutto con gli attori esterni durante l’intero ciclo di vita del cantiere, dal buono d’ordine al collaudo finale.

La complessità e la durata dei lavori di cantiere richiedono il coinvolgimento di numerosi soggetti, interni a Unareti ed esterni, tra i quali in altri tempi avveniva un costante scambio di documenti,

necessari per qualsiasi attività di cantiere, per ottenere le autorizzazioni, per certificare l’avanzamento dei lavori. E oltre ai documenti la comunicazione avveniva via telefono e mail per completare la pratica.

Con questo portale, accessibile da pc e da mobile, gli operatori coinvolti nel processo inseriscono i dati di loro competenza relativi a un cantiere o a una lavorazione: l’output è un documento digitale che viene instradato verso l’operatore a valle nel processo, che potrà utilizzarlo, integrarlo, dare un’autorizzazione, firmarlo, produrne un altro, e così di seguito sino al termine dei lavori.

La persona che deve prendere visione del documento digitale appena creato è avvertito attraverso un alert o una notifica più o meno urgente. Se il flusso si ferma è possibile identificare dove si è arrestato e procedere con un sollecito.

Un sistema integrato

Il portale è stato sviluppato con la piattaforma ARXivar dal Gruppo Lutech, fornitore vincitore del bando di Unareti, ed è in grado di interfacciarsi con i sistemi legacy aziendali (Maximo, Documentum, Sap, STR) necessari ad alimentare i dati in input; gli stessi sistemi potranno poi essere riallineati con quanto avviene nei processi gestiti sul sito. Il portale è in grado di essere utilizzato anche dagli enti esterni all’azienda che operano come fornitori o in appalto; questo è stato possibile dopo un attento lavoro di standardizzazione dei flussi documentali necessari ad accompagnare un’attività. Lavoro di standardizzazione che ha coinvolto operatori interni ed esterni all’azienda, che producevano, gestivano o avevano accesso a una mole consistente di documentazione.

Il portale offre funzionalità di gestione documentale, gestione dei processi e reportistica in tutte le fasi di un lavoro: dalla progettazione all’esecuzione del lavoro, fino all’effettiva contabilizzazione e anche il processo di collaudo dei materiali. Tali funzionalità sono fruibili anche da un’app dedicata.

I fattori di successo

La realizzazione del portale, a cura dei Sistemi Informativi del Gruppo A2A, è un progetto avviato dal basso, cioè dagli utilizzatori coinvolti nel flusso documentale cartaceo. Gli operatori sono stati attivati nella fase di analisi, nel codesign e nell’ottimizzazione dei processi, nella standardizzazione dei diversi passaggi. Questa metodologia di lavoro ha velocizzato molto il lavoro.

L’analisi, lo sviluppo della soluzione e la fase pilota sono durati circa 9 mesi e i gruppi si incontravano solo da remoto, essendo in smart working.

Anche la fase di formazione e di change management sono state seguite con molta attenzione.

In questa fase, che vede la fase di utilizzo e diffusione del portale ormai in corso, Unareti dispone di uno strumento efficace anche per supportare lo smart working, perché lavoratrici e lavoratori che “usavano la carta”, cioè oltre 800 persone, possono collegarsi al portale e avere accesso ai documenti di competenza con grande facilità.

I benefici

Anche in questa fase, ancora di transizione, sono evidenti i benefici apportati da questo strumento di lavoro. I 200.000 documenti prodotti annualmente solo in formato digitale rappresentano una riduzione di costi e un minore impatto sull’ambiente.

Inoltre, poiché la realizzazione del portale ha richiesto una standardizzazione dei processi, c’è un significativo risparmio di tempo e una maggiore efficienza diffusa.

Il sistema di notifiche e alert agevola la gestione dei documenti in attesa di una firma digitale o di una autorizzazione.