Estra, una Intranet per sostenere il cambiamento organizzativo

L’azienda/l’ente
Estra è un'azienda nata in Toscana e cresciuta nelle Marche, dall'unione di utility locali a totale partecipazione pubblica che operano fin dal 1975. Con il marchio Estra, l’azienda è cresciuta rapidamente attraverso acquisizioni e aggregazioni fino a diventare oggi uno dei primi dieci gruppi industriali per vendita di gas e luce, distribuzione gas e gpl, efficientamento energetico e rinnovabili, connettività in fibra e attività nel ciclo ambientale.
Attualmente l’azienda ha circa 850 dipendenti e 900.000 clienti, nel centro e nel sud Italia. Nonostante l’espansione territoriale, Estra resta molto vicina alle diverse comunità territoriali e ai Comuni dove opera, nonché ai propri clienti, con i suoi 97 store e sportelli. La crescita dell’azienda si appoggia su un processo di innovazione che si basa su digitalizzazione, sostenibilità, valorizzazione delle risorse umane attraverso un approccio human centric.

L’idea in breve
La valorizzazione delle risorse umane ha avuto inizio con percorsi di formazione rivolti ai dirigenti, per cambiare il modello organizzativo dal modello funzionale a un modello a matrice bilanciata.
In sintesi, in una struttura a matrice, i membri di un gruppo di lavoro riferiscono anche ai project manager. I progetti spesso richiedono infatti la collaborazione di più reparti, ad esempio IT, marketing o finanza, e quindi una soluzione efficiente può prevedere un manager per ciascun progetto. Un ruolo fondamentale è dunque quello del project management: in Estra è stato intrapreso un percorso per arrivare alla certificazione ISIPM, dell'Istituto Italiano di Project Management. 
Dopo la formazione e la certificazione, il passo successivo è stato lo sviluppo di una Intranet accessibile da mobile, per dotare tutti i dipendenti di un vero e proprio digital workplace.  

Intranet per il cambiamento organizzativo
L’intranet di Estra ha una funzione informativa, di comunicazione, di collaborazione. Attraverso il cellulare un dipendente Estra accede all’area di suo interesse, e con una chat che richiama quella di WhatsApp può avere una informazione o una notizia, commentarla e leggere i commenti.
Nello stesso modo, molto semplice e intuitivo, quando si accede al proprio ambiente di lavoro si possono avere informazioni sullo stato di un progetto in corso, i tempi, i costi, le altre persone coinvolte, la documentazione. Se una persona inserisce una nota, o chiede una informazione o un suggerimento, l’intero gruppo di lavoro riceve una notifica, e chi vuole può rispondere e collaborare. 
Anche i fornitori possono avere accesso ad alcune aree di loro interesse, ad esempio per integrare le informazioni rivolte alle persone che stanno seguendo uno specifico progetto.
Nell’area di lavoro è possibile infatti seguire l’intero processo, il flusso di lavoro dall’approvazione al termine delle attività, e condividere tutte le informazioni rilevanti.

Benefici
Il processo di sviluppo della Intranet è ancora in corso, ma la valutazione è senz’altro positiva. Per alcune funzioni, come ad esempio le note spese, la prenotazione di spazi o di mezzi, all’inizio è stata lamentata una certa rigidità, perché molte abitudini anche informali sono state modificate. In breve però il cambiamento è stato apprezzato, perché consente minori perdite di tempo. A tendere l’Intranet andrà a sostituire l’utilizzo delle mail, e già ora sono stati eliminati documento cartacei, le note, gli appunti, lo scambio di messaggi su carta.
Con il cambiamento generazionale in azienda, questo strumento è più adeguato ai comportamenti e alle abitudini dei giovani e anche per questo la Intranet si è rivelata molto funzionale a sostenere i cambiamenti organizzativi.