Easy INPS: il progetto che rende più chiara e trasparente la relazione tra INPS e le imprese

L’ente
Con oltre 125 anni di storia, oggi l’INPS è il principale ente di previdenza italiano, uno dei più grandi e complessi d’Europa. È nato nel 1898 con la fondazione della Cassa nazionale di previdenza per l’invalidità e per la vecchiaia degli operai, allo scopo di garantire i lavoratori, ed è diventato negli anni un pilastro del sistema nazionale del welfare. L’INPS assicura la maggior parte dei lavoratori autonomi e dei dipendenti del settore pubblico e privato in Italia, un totale di 26,2 milioni di persone e 1,8 milioni di imprese (dati 2022). Gestisce la liquidazione e il pagamento delle pensioni e delle indennità di natura previdenziale e assistenziale. Amministra la banca dati relativa al calcolo dell’ISE e dell’ISEE. Ha oltre 23mila dipendenti, 35 strutture centrali e 671 strutture territoriali.

L’idea in breve
Il progetto "Easy INPS" mira a migliorare la gestione e la consultazione delle Note di Rettifica, documenti che comunicano alle aziende e agli intermediari le differenze tra gli importi contributivi versati e quelli dovuti. L’obiettivo è rendere più trasparente il processo che genera tali note, attraverso la condivisione delle motivazioni che portano alla loro emissione. Attualmente, le note si basano su codifiche complesse e di difficile interpretazione. Il progetto intende fornire informazioni dettagliate per facilitare la comprensione e velocizzare la risoluzione delle anomalie.

I beneficiari del progetto
Il progetto si inserisce nell’ambito del Piano Strategico Digitale avviato dall’INPS per fornire strumenti innovativi sempre più aderenti alle esigenze dell’utenza e volti a supportare la collaborazione  tra i funzionari INPS e gli intermediari istituzionali. In questo contesto, l’Istituto ha deciso di migliorare le Note di Rettifica, con l’aggiunta di una nuova funzione che permette di identificare immediatamente le cause che ne hanno determinato l’emissione. I beneficiari del progetto sono gli utenti esterni (aziende, consulenti, intermediari) ed interni (personale INPS sul territorio) che si occupano della gestione contributiva di aziende private con dipendenti. Entrambe le categorie sono state coinvolte nell’analisi e nella definizione delle specifiche, attivando anche rapporti con le relative associazioni di categoria.

Contesto e obiettivi
Ogni azienda con dipendenti effettua versamenti contributivi, che l’INPS verifica. Se emergono discrepanze, vengono emesse Note di Rettifica. Si prevede che nel 2024 verranno generate circa 900.000 note, con un recupero stimato di 200 milioni di euro. La gestione di volumi così elevati comporta un sovraccarico per le strutture territoriali. In più, andando ad analizzare le varie criticità del processo, è stato rilevato che spesso le aziende non comprendevano appieno le ragioni delle rettifiche, poiché la cifra indicata non era “parlante”. L’iniziativa, quindi, alleggerisce il carico sulle sedi, accelera i recuperi, riduce i contenziosi e crea un clima di maggiore trasparenza. Grazie alla condivisione di dati e informazioni, utenti interni ed esterni possono comprendere meglio i percorsi decisionali dell’INPS. Il progetto migliora la qualità dell’interazione, ma anche l’efficienza e la produttività generale.

Sviluppo e metodologia
La Direzione Informatica dell’INPS ha collaborato con la Direzione Entrate per sviluppare il progetto, adottando un approccio agile. Dopo un processo di ascolto degli utenti interni ed esterni, sono state individuate le priorità di intervento e le funzionalità più richieste. Il risultato è un sistema che rende "parlanti" le cause delle rettifiche, facilitando la comprensione delle logiche sottese e rendendo più rapida l’istruttoria. La nuova funzionalità si integra all’interno delle applicazioni di “Gestione Contributiva” . L’uso di oggetti grafici semplifica ulteriormente l’interpretazione immediata ed efficace dei dati, migliorando l’esperienza utente.

Benefici
Il progetto fornisce valore ad utenti interni ed esterni attraverso la condivisione di dati e informazioni prodotti dall’Istituto. Crea un clima di trasparenza diffusa, aumenta la soddisfazione dell’utenza esterna, migliora la qualità dell’interazione con gli attori interessati e l’efficienza dell’azione amministrativa. Anche l’efficienza e la produttività interna vengono potenziate grazie a strumenti che ottimizzano i processi e semplificano le istruttorie, riducendo le interazioni necessarie per risolvere problemi e incomprensioni legati alle discrepanze nei calcoli contributivi. 
Il sistema è pienamente operativo da agosto 2023. I riscontri, oltre ai feedback positivi, includono una significativa riduzione degli interventi richiesti per ottenere chiarimenti. INPS sta già lavorando su ulteriori implementazioni, mirate a rendere ancora più dettagliate le informazioni contenute nelle Note e ad estendere la soluzione ad altri ambiti. Si tratta di una best practice che potrebbe trovare applicazione anche oltre il settore contributivo.