STEF Italia ottimizza la gestione dei progetti condivisi in azienda con monday.com

L’azienda
STEF Italia è una società del Gruppo STEF, specialista europeo nel trasporto e nella logistica agroalimentare a temperatura controllata. Fondata in Francia nel 1920, STEF è oggi la prima rete europea nella distribuzione di prodotti a temperatura controllata per il settore food and beverage. L’azienda garantisce l’intera catena del freddo, assicurando che tutte le caratteristiche qualitative e di sicurezza siano preservate in ogni fase. Con oltre 1.400 dipendenti, STEF Italia movimenta ogni anno 2,5 milioni di tonnellate di merce per oltre 4.000 clienti e circa 150.000 punti di consegna su tutto il territorio nazionale. STEF Italia persegue il proprio percorso di crescita in linea con il piano strategico del Gruppo basato su 5 pilastri: People Care, Consumer Care, Customer Care, Planet Care, Innovation; investendo anche per rendere la propria struttura sempre più moderna, efficiente e innovativa. Il Gruppo conta oltre 22.000 collaboratori e un fatturato di circa 4,4 miliardi di euro. Nel 2023, STEF Italia ha registrato un fatturato di 564 milioni.

L’idea in breve
STEF Italia ha migliorato la gestione dei progetti condivisi adottando monday.com, una piattaforma di project management implementata in collaborazione con Impresoft Engage. Grazie a questa soluzione, l’azienda ha automatizzato processi e facilitato la collaborazione tra dipartimenti diversi.

Il percorso di STEF Italia con Impresoft Engage
L’iniziativa nasce dall’esigenza di STEF Italia di trovare uno strumento efficace per la gestione di progetti condivisi complessi. La situazione iniziale era quella tipica di molte aziende: i progetti venivano gestiti tramite fogli di Excel, spesso non aggiornati e non standardizzati. Dopo un’analisi di mercato approfondita, confrontando costi, potenzialità e facilità d’uso, STEF ha scelto di adottare monday.com, un software di collaborazione e project management, accessibile sia da browser che su applicazioni mobile per iOS e Android. Per l’avvio dell’integrazione, STEF Italia si è rivolta a Impresoft Engage, oggi Platinum Partner italiano della piattaforma. La soluzione offre numerosi vantaggi: le funzioni di base possono essere apprese velocemente, le operazioni ripetitive sono automatizzate, tutte le risorse coinvolte sono sempre allineate ad ogni aggiornamento dell’attività. Inoltre, l’interfaccia grafica intuitiva facilita l’integrazione dello strumento nella quotidianità lavorativa. Dopo aver individuato le necessità specifiche di STEF, Impresoft Engage ha configurato la piattaforma in modo che potesse rispondere alle esigenze dell’azienda e ha intrapreso un percorso orientato a rendere STEF sempre più autonoma nello sviluppo del tool e nella gestione delle sue integrazioni. Impresoft ha anche offerto formazione personalizzata ai dipendenti STEF in base alle loro esigenze, con sessioni avanzate per coloro che gestiscono la piattaforma e corsi di base per tutti gli utenti. 

Le caratteristiche della piattaforma
Le persone coinvolte in un progetto possono ora condividere le informazioni su monday.com, monitorando in tempo reale ogni stato di avanzamento. Il sistema funziona come un task manager: distribuisce carichi di lavoro, ricorda le scadenze, notifica a tutti gli aggiornamenti da parte di ogni membro del gruppo di lavoro. La piattaforma adottata garantisce una collaborazione efficiente tra risorse di diversi dipartimenti e funzioni coinvolte da attività di sviluppo comuni e facilita l’integrazione dei diversi piani di lavoro. Per ogni utente i task quotidiani sono più ordinati e completi, grazie alla possibilità di inserire materiali e documenti direttamente su monday.com e di avere così una condivisione immediata delle informazioni con gli altri membri del proprio team. Le notifiche sono automatizzate: il sistema segnala automaticamente scadenze imminenti e aggiornamenti sul completamento delle attività. La piattaforma permette di generare report e di predisporre dashboard dettagliate in tempo reale, con dati sempre aggiornati. Tramite monday.com, vengono gestite anche le segnalazioni che arrivano al dipartimento innovazione da altri dipartimenti aziendali, con un workflow digitale, e le varie operazioni relative alla flotta di automezzi di STEF Italia, dalla pianificazione delle attività di recruiting fino alla messa in piedi del servizio.

Benefici
Monday.com permette di avere un unico canale di comunicazione per gestire in modo semplice processi lunghi e complessi, coinvolgere tanti colleghi di dipartimenti diversi, mettendoli a contatto diretto tra loro, con aggiornamenti in tempo reale e il monitoraggio costante delle varie attività. In meno di tre anni, il numero di utenti attivi registrati è aumentato da 25 a 190, con oltre 350 utilizzatori coinvolti nei progetti. Il feedback è stato positivo, con particolare apprezzamento per la flessibilità e la facilità d’uso della piattaforma. Attualmente, oltre dieci direzioni utilizzano lo stesso strumento per gestire task, to-do list, portfolio di progetti e report automatici, sfruttando al massimo le funzionalità di automazione di monday.com. La soluzione si presta a evoluzioni e ulteriori sviluppi, e Impresoft Engage continua a lavorare con STEF per identificare nuove potenzialità.