FNM accelera sull’innovazione e adotta l’AI per lo smart procurement

L’azienda
Il Gruppo FNM è un operatore attivo nei servizi di mobilità sostenibile, nella gestione e sviluppo di infrastrutture autostradali e ferroviarie oltre che nei settori dell’energia rinnovabile e della logistica.
L’obiettivo che unisce tutte le sue attività è contribuire alla crescita e alla competitività delle aree metropolitane e regionali nelle quali è presente, migliorando la qualità della vita delle persone, delle città e delle imprese, creando connessioni che generano valore.
Sostenibilità economica, sociale e ambientale, sicurezza e innovazione sono i principi alla base della sua attività.
La capogruppo FNM S.p.A. è una società per azioni quotata in Borsa dal 1926. L’azionista di maggioranza è Regione Lombardia, che detiene il 57,57% del pacchetto azionario.

L’idea in breve
Per rendere più efficienti i processi di acquisto e liberare tempo per attività a maggior valore aggiunto, FNM ha avviato un progetto di smart procurement basato sull’intelligenza artificiale. In collaborazione con la PMI Circular, è stata sperimentata una soluzione che automatizza la creazione delle bozze dei documenti relativi alle procedure di affidamento. Un’iniziativa che segna un passo concreto verso la digitalizzazione dei processi e l’adozione responsabile dell’AI all’interno del Gruppo.

L’innovazione
Da oltre un anno FNM ha scelto di affrontare in modo concreto la sfida dell’intelligenza artificiale, non solo come adozione tecnologica, ma come leva per migliorare i processi e semplificare il lavoro quotidiano. In questo percorso, guidato dalla Direzione Innovazione, è nata l’esigenza della Direzione Acquisti di avviare un progetto di smart procurement, con l’obiettivo di digitalizzare e rendere più efficienti i flussi operativi, in particolare quelli ripetitivi e a basso valore aggiunto. Per comprendere la portata del progetto, si consideri che la Direzione Acquisti gestisce le attività di procurement per le società del Gruppo FNM e gestisce circa 900 richieste d’acquisto all’anno, che generano oltre 9.000 documenti. Automatizzare questi flussi significa liberare tempo e risorse da dedicare ad attività strategiche e di maggiore impatto. 

L’AI per lo smart procurement
Innanzitutto, il progetto è stato sviluppato grazie a un gruppo di lavoro multidisciplinare che ha coinvolto la Direzione Acquisti, in qualità di owner del fabbisogno di innovazione, la Direzione Innovazione per le attività di scouting e project management, la Funzione Compliance e il DPO per il trattamento dei dati personali. Questo approccio integrato ha permesso di cogliere pienamente le opportunità offerte dall’AI e di affrontare in modo consapevole e condiviso le sfide legate alle nuove tecnologie.
A seguito dello scouting condotto dal Team Innovazione e dal Team della Direzione Acquisti, è stata sperimentata una soluzione LegalTech & AI sviluppata in collaborazione con la PMI Circular. La tecnologia combina estrazione automatica dei dati, intelligenza artificiale generativa e document composition, consentendo di automatizzare in modo semplice la creazione dei documenti relativi alle procedure di affidamento. Una volta caricati i documenti di input e i template da compilare tramite un’interfaccia intuitiva, il sistema procede all’estrazione e all’arricchimento dei dati con un modello LLM avanzato e genera automaticamente file Word già formattati e pronti per la revisione da parte dei buyer. Un’attività che prima richiedeva diverse ore può ora essere completata in pochi minuti. Una parte rilevante della proof of concept sviluppata in collaborazione con Circular è stata dedicata al trattamento dei dati personali, vista la natura delle informazioni contenute all’interno dei documenti relativi alle procedure di affidamento. Il confronto costante all’interno del gruppo di lavoro multidisciplinare ha permesso di affinare le funzionalità della soluzione, adattandole alle esigenze specifiche della Direzione Acquisti e ai requisiti normativi.

Benefici
La sperimentazione condotta da FNM si basa sul principio dello "human in the loop": l’intelligenza artificiale automatizza le attività ripetitive, ma il controllo e la validazione restano sempre in capo ai buyer. La tecnologia non sostituisce le persone, le supporta nel lavoro quotidiano, liberando tempo da dedicare ad attività di valore strategico.
I risultati della proof of concept sono stati positivi: FNM ha innanzitutto acquisito un know-how solido sul funzionamento dell’IA, comprendendo come possa integrarsi con le attività quotidiane, quali opportunità offra in termini di efficienza operativa e quale impatto comporti sul trattamento dei dati. Questa iniziativa rappresenta il primo passo di un percorso più ampio: FNM continuerà a investire nella digitalizzazione e nello smart procurement, valutando l’estensione dell’uso dell’intelligenza artificiale anche ad altri ambiti dei processi di acquisto.