Rubix digitalizza il processo DDT-to-PO con Typelens per una gestione della logistica sempre più efficiente

L’azienda
Rubix SpA è l’azienda leader in Italia nella distribuzione di forniture industriali, ricambi e servizi di manutenzione, riparazione e revisione (MRO). È parte del Gruppo Rubix, il più grande distributore europeo del settore, con un fatturato di oltre 3 miliardi di euro e una presenza in 24 Paesi.
Grazie ad un’offerta ampia e integrata, il Team Rubix affianca le realtà manifatturiere di ogni dimensione con prodotti, servizi e soluzioni per migliorare l’efficienza e garantire la continuità operativa dei loro stabilimenti.
In Italia, Rubix mette a disposizione oltre 4 milioni di referenze, suddivise in 13 macro-categorie che includono: cuscinetti, tecnica lineare, tecnica dei fluidi, componenti per trasmissione del moto, prodotti per trasmissione di potenza, DPI, macchine aria compressa, attrezzature per l’industria, utensili, materiale elettrico, guarnizioni, plastic & conveyor, e oleodinamica.
Con un fatturato di oltre 270 milioni di euro e circa 700 dipendenti, Rubix S.p.A. è presente sul territorio italiano con una rete capillare di filiali commerciali e Centri di Eccellenza specializzati in lavorazioni su misura e servizi tecnici. In questo network, il Centro Distributivo di Brignano Gera d’Adda (BG), con una superficie di 13.000 m², rappresenta un punto di riferimento strategico per la distribuzione e il servizio ai clienti sul territorio con più di 70.000 articoli in stock.

L’idea in breve
Per ottimizzare la logistica di ingresso, Rubix ha adottato Typelens, un agente di intelligenza artificiale sviluppato dalla startup bergamasca Mastranet che permette di automatizzare la lettura, la riconciliazione e la registrazione dei documenti di spedizione dei fornitori direttamente nei sistemi gestionali dell’azienda.

L’innovazione
Con migliaia di Documenti di Trasporto (DDT) ricevuti ogni giorno dai fornitori e un portafoglio prodotti in continua espansione, la riconciliazione manuale tra DDT e ordini d’acquisto (PO) rappresentava un collo di bottiglia operativo per la logistica d’ingresso. Rubix ha scelto di adottare l’intelligenza artificiale per gestire la complessità, ottimizzare la fase di inbound, ridurre i tempi e prevenire difformità che potessero ripercuotersi sui clienti finali. Così è nata la collaborazione con Mastranet. La soluzione è stata sviluppata e introdotta con un approccio graduale per favorire l’assimilazione della tecnologia e un percorso di change management.  

Come funziona
Typelens agisce come un assistente virtuale specializzato che acquisisce automaticamente i DDT da email o PDF, estraendo con precisione i dati fondamentali quali codici fornitore, riferimenti articolo, quantità e numeri di ordine di acquisto. L’algoritmo effettua il match puntuale riga per riga tra il documento di spedizione e l’ordine d’acquisto a sistema. Anziché richiedere la lettura manuale di ogni singola riga, l’agente segnala agli operatori solo le eccezioni e le anomalie reali, come consegne parziali, articoli errati o quantità non conformi. Questo consente al team di concentrarsi sulla risoluzione dei casi critici, garantendo allo stesso tempo un controllo puntuale e costante.

Benefici
L’adozione di Typelens ha garantito un netto incremento di velocità e fluidità nell’intera catena logistica d’ingresso, snellendo il passaggio dalla ricezione documentale alla validazione fisica. L’azienda ha registrato una riduzione del data entry manuale di circa il 45% e una riduzione dei tempi da diversi minuti a pochi secondi. L’eliminazione dei compiti ripetitivi riduce la percentuale di errore umano sul magazzino e sulla fatturazione passiva, assicurando una tracciabilità totale e trasparente per ciascuna riga di prodotto. Uno dei benefici più importanti del progetto risiede nell’evoluzione del lavoro del personale, che passa dalla digitazione passiva dei dati alla supervisione tattica dei processi, elevando gli standard di servizio e rafforzando la capacità aziendale di rispettare il proprio impegno di efficienza e qualità nei confronti dei clienti. La riuscita dell’iniziativa ha spinto Rubix a estendere la collaborazione con Mastranet per applicare gli agenti di AI anche ad altre fasi strategiche della supply chain, come le conferme d’ordine d’acquisto e la chiusura del ciclo passivo di fatturazione.