Cefla adotta una soluzione digitale per la qualifica dei fornitori e la gestione dei documenti

L’azienda
Fondata a Imola nel 1932, Cefla è un’azienda fortemente radicata nel territorio, che negli anni ha saputo innovare e ampliare la sua attività. Ha realizzato gli impianti tecnologici di grandi organizzazioni italiane, dal Teatro alla Scala di Milano al Museo degli Uffizi di Firenze. Ha curato la gestione di infrastrutture, linee produttive e impianti energetici di importanti clienti industriali. Cefla è un’industria multi-business con 4 Business Unit e stabilimenti produttivi in tutto il mondo. La Business Unit Engineering realizza e gestisce impianti tecnologici nel settore civile e industriale, ha una lunga esperienza nella produzione energetica ad alta efficienza e sostenibilità, con l’obiettivo di migliorare il benessere e il comfort dei luoghi in cui le persone vivono, lavorano e condividono momenti di svago. L’azienda ha 1860 dipendenti e un fatturato di 647 milioni di euro.

L’idea in breve
Le caratteristiche del business di Cefla, incentrato sullo sviluppo e sulla gestione di grandi progetti in ambito impiantistico, rendono il processo di qualifica dei fornitori un elemento chiave per la Business Unit Engineering. Per semplificarlo e velocizzarlo, l’azienda ha deciso di adottare la soluzione digitale Adiuto, una piattaforma sviluppata dalla software house Bluenext, personalizzata in base alle esigenze del cliente: una piattaforma che rende i fornitori protagonisti del processo di qualifica e facilita la gestione dei documenti, la semplicità digitale a servizio della complessità dei processi.

Una gestione smart e digital oriented
Il gruppo IT di Cefla ha recepito l’esigenza dell’Ufficio acquisti di semplificare e velocizzare il flusso di qualifica. Prima di digitalizzare il processo, il team ha mappato le modalità di gestione in atto: le comunicazioni tra i buyer e i fornitori avvenivano soprattutto tramite posta elettronica, con una forte dispersione di tempo e uno scambio importante di e-mail, documenti e dati. Si è deciso quindi di passare da una gestione manuale, più lenta e dispersiva, a una digitale tramite la creazione di un portale personalizzato. L’azienda ha voluto migliorare anche la gestione dei documenti, che spesso rimanevano nelle e-mail o stampati in formato cartaceo, adottando una soluzione paperless. Oggi, grazie al digitale, tutti i file sono inseriti in una piattaforma documentale, dove sono raccolti, ordinati e facilmente ricercabili.

Bluenext abilita la Trasformazione Digitale degli stakeholder
In un periodo di 6-8 mesi il processo di qualifica dei fornitori è stato ingegnerizzato attraverso la pubblicazione di nuovo portale dedicato, a garanzia degli standard qualitativi richiesti nella selezione dei fornitori. La soluzione è stata implementata insieme al partner Bluenext attraverso la piattaforma documentale Adiuto già utilizzata da Cefla per il passaggio al paradigma paperless. Il documentale Adiuto permette di valorizzare i contenuti e semplifica i processi. I moduli DMS (Sistema di Gestione Documentale) e BPM (Sistema di Gestione dei Processi) sono abbinati al portale CMS Web-Composer (Sistema di Gestione dei Contenuti) personalizzato per rendere i fornitori proattivi. È stato configurato un processo digitale di archiviazione, controllo e revisione di tutta la documentazione. Tramite il modulo CMS è stata assegnata al fornitore la responsabilità di inserire e fornire i dati richiesti all'interno di un'area riservata, dedicata e user-friendly, senza il coinvolgimento del personale Cefla fino al momento di validazione e approvazione dei documenti depositati.

Come funziona la piattaforma per la qualifica dei fornitori
L’Ufficio acquisti, tramite email, invita al processo di qualifica il fornitore, che in autonomia può fornire tutti i documenti richiesti. Terminata l’attività, il personale riceve una notifica e può approvare con un clic il fornitore o segnalare eventuali incorrettezze tramite la piattaforma, mantenendo tutte le attività tracciate all’interno del sistema. Il controllo può essere effettuato anche in mobilità da telefono o tablet. Grazie all’innovazione introdotta, Cefla dispone di una vendor list sempre aggiornata. Tutti i documenti sono raccolti in un sistema di catalogazione digitale ordinato in cui è facile cercare un file o consultare lo storico delle attività. La condivisione è automatica, in real time e controllata: i dati sono fruibili agli uffici preposti secondo le autorizzazioni stabilite. Uno scadenziario ricorda quando è il momento di aggiornare un documento. Tramite la piattaforma è inoltre possibile inviare comunicazioni automatiche a una lista di fornitori selezionati. Il sistema è sicuro, grazie ad accessi controllati e univocità del dato: i dati sono salvati all'interno del sistema centrale Adiuto e non replicati su altri sistemi. Ogni fornitore ha le proprie credenziali di accesso.

Benefici
Coinvolgere i fornitori come parte attiva del processo di qualifica ha permesso di rendere più efficiente il business e di trasformarlo in ottica digitale. Automatizzare attività ripetitive ha consentito ai dipendenti Cefla di recuperare tempo e risorse da destinare ad attività a più alto valore aggiunto. Rimangono in carico ai buyer e al responsabile dell’Ufficio acquisti solo l’avvio del processo e la validazione finale dei documenti. La digitalizzazione ha portato benefici a tutti gli stakeholder coinvolti. Lo scambio di dati tra Cefla e i suoi fornitori è stato semplificato e velocizzato. Il flusso informativo è centralizzato e paperless. Il portale ha permesso di creare un archivio documentale strutturato, omogeneo e facilmente accessibile e un database aggiornato con tutti i fornitori catalogati per tipologia e localizzazione, introducendo così grandi vantaggi in termini di continuità ed efficienza. Inoltre, il successo di questa innovazione è stato abilitante per poter proseguire con la digitalizzazione anche di un altro processo, il ciclo approvativo dei contratti con i fornitori. La piattaforma Adiuto di Bluenext ha rappresentato una soluzione unica per la realizzazione di progetti di Digital Transformation grazie alla sua scalabilità e alla facilità con la quale si riescono a gestire le diverse criticità dei processi aziendali.