Il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti automatizza il processo di verifica dei documenti

Il ministero
Il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti (MIT) è la struttura esecutiva dello Stato italiano responsabile di: programmazione, finanziamento, realizzazione e gestione delle reti infrastrutturali e delle opere pubbliche di competenza dello Stato; politiche urbane e dell’edilizia abitativa; attività relative a trasporti, viabilità e logistica sul territorio, che includono trasporto marittimo, aereo e terrestre.

L’idea in breve
Il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti ha avviato un progetto volto a trasformare e ottimizzare il processo di verifica dei documenti. Il sistema QR-CertCode, sviluppato dalla startup Tolemaica, consente di verificare la rispondenza e completezza di un documento o fascicolo documentale in formato analogico (stampato su carta) con il documento originale in formato digitale. 

Il progetto QR-CertCode
Il progetto QR-CertCode nasce per rispondere a un’esigenza che riguarda tutto il settore della Pubblica Amministrazione. Nel caso del MIT, la maggior parte dei documenti che vengono diffusi e utilizzati in operazioni che richiedono l’autorizzazione del Ministero passa attraverso il protocollo documentale. Si è pensato quindi di implementare uno strumento innovativo di verifica e applicarlo in diverse fattispecie operative. Il primo obiettivo è stato individuare quegli ambiti che potessero beneficiare di una certificazione dell’autenticità dei documenti. Nella prima fase, il servizio è stato reso disponibile per la documentazione relativa ai progetti esecutivi che devono essere depositati con modalità telematica secondo quanto prescritto dal Codice dei Contratti Pubblici, dove l’analogico gioca un ruolo importante vista la complessità di tutti i progetti definitivi ed esecutivi propri delle opere pubbliche. 

Come funziona
Nella fase di archiviazione digitale documentale è stato implementato un processo per cui si certifica l’associazione tra un QR code univoco generato automaticamente e il documento specifico, attraverso la tecnologia brevettata IAC (Instant Automatic Certification) di Tolemaica. Il documento in formato analogico ha un QR code certificato che consente di verificare la rispondenza e completezza del documento digitale corrispondente nell’archivio della Pubblica Amministrazione. 

Dalle Opere Pubbliche all’accesso agli atti
Uno dei primi ambiti di applicazione è stato l’Archivio Informatico delle Opere Pubbliche (AINOP), dove enti locali e nazionali depositano i progetti. Dopo il deposito, il Ministero rilascia una certificazione che può essere soggetta a controlli da parte di terzi, come Guardia di Finanza o Procura. Il QR Code facilita le operazioni, consentendo di verificare la totale genuinità dei documenti. 
Successivamente è stata valutata l’estensione dello strumento anche ad altre funzioni del Ministero, come l’accesso agli atti. In questi casi, l’autenticità e la conformità del documento vengono dichiarate da chi lo deposita come atto giudiziario, ma il Ministero offre un ulteriore valore aggiunto: la possibilità di verificare non solo l’origine del documento, ma anche la sua effettiva consistenza e la completa corrispondenza, evitando qualsiasi discrepanza. Lo stesso servizio può essere implementato anche per la verifica da remoto di licenze, autorizzazioni o contratti con tutti i loro allegati. Sono in corso studi su nuove applicazioni, come le certificazioni nel settore della pesca o la patente nautica. Durante il processo di emissione o rinnovo, si potrebbe applicare un QR Code per facilitare la verifica dei riferimenti di autorizzazione e la validità del documento stesso.

Benefici
Il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti con Tolemaica ha implementato una soluzione integrata che permette una verifica immediata e affidabile dei documenti in formato digitale e analogico, eliminando la necessità di ufficiali certificatori. L’introduzione dello strumento QR-CertCode ha consentito di automatizzare la verifica dei documenti di nuova emissione o già esistenti. In questo modo, si sta costruendo un database di autenticità per specifici tipi di documenti ministeriali. L’implementazione è graduale. I primi casi d’uso includono l’AINOP e l’accesso agli atti. Su AINOP ci sono già circa 50.000 documenti depositati che possono essere verificati. Lo strumento è completamente integrato nel protocollo documentale del ministero e con il sistema di autenticazione centrale basato sull’identità digitale (SPID, CIE e CNS). Il processo è più rapido e sicuro rispetto alle procedure manuali utilizzate finora. Sia il Ministero che soggetti terzi possono verificare in tempo reale l’autenticità dei documenti. L’introduzione di questo servizio, quindi, semplifica e velocizza i controlli. Rende possibile per chiunque la verifica di un documento senza la necessità di un funzionario dedicato.