Migliorare la gestione degli acquisti, delle vendite e del magazzino attraverso un sistema gestionale integrato: il caso Gea

L’azienda

Gea è un’azienda della provincia di Brindisi nata nel 1973 per iniziativa di Leonardo Gemma. A partire dal 1992 Gea viene gestita dai due figli, gli attuali titolari, Adolfo ed Emiliano Gemma, ed opera nel settore del commercio di arredo bagno, di materiali per l'edilizia, di impiantistica termoidraulica e di climatizzazione civile ed industriale. Nel corso degli anni, l’azienda è diventata un punto di riferimento a livello locale per privati, professionisti ed imprese grazie al lavoro sinergico di 25 dipendenti e ad uno showroom di circa 750 mq a Francavilla Fontana in provincia di Brindisi.

L’applicazione

Per supportare la crescita conseguita negli ultimi anni sia in termini di personale che di fatturato, Gea ha intrapreso a partire dal 2009 un progetto in collaborazione con Aive, business partner IBM, per l’adozione di un nuovo sistema gestionale con lo scopo di migliorare l’integrazione ed il controllo sui processi aziendali. L’azienda della provincia di Brindisi ha quindi adottato la suite Michelangelo, un sistema gestionale in grado di far fronte alle esigenze del settore del commercio di materiale idrotermosanitario, senza dover procedere con l’implementazione di soluzioni sviluppate ad hoc. A partire dal novembre 2009, Gea ha iniziato il processo di migrazione dei dati aziendali verso il nuovo sistema, concentrandosi in un primo momento sul ciclo attivo e sul ciclo passivo. Nel gennaio 2010, è stata completata la migrazione dei dati amministrativi, di contabilità e di gestione dei crediti commerciali. In tal modo, l’azienda ha potuto disporre, fin dal’accensione del nuovo sistema gestionale, di un data warehouse contenente dati storici relativi all’attività dei tre anni precedenti. Grazie al  nuovo sistema gestionale, ora l’azienda gestisce i listini e le promozioni di vendita con la possibilità di predisporre campagne promozionali differenziate per categoria di prodotto e per cliente. Inoltre, il nuovo sistema gestionale raggruppa in una scheda tutte le informazioni su ciascun cliente come, ad esempio, gli ordini effettuati in passato, gli ordini non ancora evasi, l’entità dei crediti commerciali e le scadenze contrattuali legate ad essi. Tali informazioni possono venire visualizzate con diversi livelli di dettaglio, ciascuna legata alle scadenze di riferimento. La gestione degli ordini e delle vendite è, in tal modo, integrata con informazioni di carattere amministrativo e contabile legate all’affidabilità dei clienti. Ciascun venditore è così in grado di gestire la propria clientela tenendo conto delle performance dell’area commerciale e delle performance economico-finanziarie legate al merito creditizio di ciascun cliente. Infine, l’adozione del modulo della gestione delle scorte consente all’azienda di integrare la gestione del magazzino con i processi commerciali, migliorando le politiche di riordino dei materiali, ora determinate dalla relazione tra la giacenza effettivamente presente in magazzino con gli ordini effettuati dai clienti ed il calcolo dei fabbisogni basato su dati statistici affidabili. Inoltre, in occasione della imminente  ristrutturazione del proprio magazzino, Gea adotterà i moduli per la gestione delle scorte in radiofrequenza.

I benefici

Alla base del successo dell’implementazione vi è la scelta di un sistema gestionale che integra al suo interno le procedure specifiche per il settore del commercio di materiale idrotermosanitario. Grazie al nuovo sistema gestionale è migliorato il controllo delle performance dell’azienda, sia commerciali che logistiche ed economico-finanziarie. Per quanto riguarda l’area commerciale, vengono ora ottimizzate le campagne promozionali, con l’obiettivo di massimizzarne la redditività. Inoltre, è ora possibile monitorare puntualmente l’affidabilità creditizia di ciascun cliente, intraprendendo eventuali azioni mirate al contenimento dei tempi di pagamento. L’introduzione dei moduli a supporto della gestione del magazzino ha portato ad una pianificazione dei riordini più attenta all’effettiva domanda da parte dei clienti e rispettosa dei tempi di consegna concordati, aiutando Gea a selezionare in modo accurato i propri fornitori.