Un sistema di monitoraggio dei parametri di funzionamento dell’infrastruttura IT per gestire in outsourcing la manutenzione dei sistemi informativi: il caso Coswell

L’azienda

Coswell, è specializzata nella produzione e commercializzazione di prodotti per la cura e il benessere della persona venduti nel mercato del Largo Consumo in Farmacia (attraverso la divisione Euritalia), in Profumeria, quest’ultima servita attraverso la divisione Eurocosmesi. Coswell possiede anche l'Hotel Cristallo di Cortina d'Ampezzo e il Transvital Swiss Beauty Center, situato presso il prestigioso hotel. Grazie a circa 80 dipendenti l’azienda della provincia di Bologna ha raggiunto un fatturato 2010 di oltre 80 milioni di euro.

L’applicazione

Con l’obiettivo di riorganizzare processi e procedure di manutenzione dei sistemi informativi, diminuendo i costi e il carico di lavoro legato ad attività di gestione dell’infrastruttura IT, Coswell ha adottato il servizio Workflow Infrastructure Service (WIS) grazie alla collaborazione con Var Group, business partner IBM. Il nuovo servizio è attivo dal 2010 ed è basato su piattaforma IBM che consente il monitoraggio automatico, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, del funzionamento dell’infrastruttura IT sia per le componenti hardware sia per quelle applicative. Attraverso il nuovo servizio Coswell, esternalizza la gestione dei componenti tecnologici e si avvale del network Var Group di professionisti nell’erogazione di servizi di manutenzione dei sistemi informativi. Attualmente l’infrastruttura IT virtuale di Coswell è ospitata in due sale CED e si compone di 10 server fisici, cui corrispondono 15 server virtuali e oltre 30 servizi applicativi. Nella sala CED principale è presente anche una Storage Area Network (SAN) per utilizzare in modo efficiente e sicuro la memoria di massa. Il primo passo del progetto di adozione del nuovo servizio WIS ha previsto l’analisi del parco applicativo aziendale per l’individuazione dei Business Critical System, sistemi il cui corretto funzionamento è essenziale per supportare i processi aziendali. Il parco hardware è stato suddiviso in server produttivi, di test e di sviluppo e, successivamente, sono state definite policy di monitoraggio differenziate per ciascuna tipologia di sistema. Grazie all’adozione della nuova piattaforma, è possibile attraverso un cruscotto monitorare visivamente i parametri di funzionamento dei sistemi informativi aziendali. Il portale Web di WIS permette la visualizzazione di tali parametri ed eroga i servizi di Help Desk relativi all’invio delle richieste di assistenza degli utenti. In caso di guasti o malfunzionamenti un sistema di alert via email e sms segnala l’evento al personale tecnico del partner tecnologico. L’avviso è indirizzato al personale responsabile in base alle competenze possedute, alla tipologia di guasto e al livello di importanza della segnalazione. Ad esempio, in caso di malfunzionamento di un server, al momento della ricezione della segnalazione, un addetto specializzato si può prontamente collegare ai sistemi informativi di Coswell attraverso il portale WIS, per individuare tempestivamente il guasto, con la possibilità, eventualmente, di intervenire in remoto.

I benefici

Il nuovo servizio facilita il monitoraggio continuo dei sistemi informativi, diminuendo l’impatto delle attività di manutenzione sull’attività della Funzione IT di Coswell. In precedenza, il controllo necessitava della presenza di un addetto in azienda che controllava in funzionamento dei sistemi informativi anche nei periodi di chiusura dell’azienda. Ora, il nuovo sistema controlla automaticamente i parametri di funzionamento dell’infrastruttura IT e il personale tecnico del partner tecnologico interviene solo in caso di necessità, con una diminuzione per l’azienda dei costi di manodopera legati alla manutenzione dei sistemi informativi. In tal modo, Coswell ha attivato un circolo virtuoso relativo che consente da un lato il controllo della spesa informatica, dall’altro l’accesso a economie di scala nella gestione dei sistemi informativi, grazie al rapporto con un fornitori esterni specializzati. Parallelamente, è migliorata la disponibilità dei servizi IT e sono più semplici l’introduzione e il monitoraggio di nuove applicazioni, grazie all’accesso alle competenze di un network di professionisti pronto a intervenire tempestivamente in caso di necessità.