La bolla digitale arriva prima della merce: vantaggio doppio, per Unieuro e per il punto vendita

L'IDEA IN BREVE

Unieuro, la catena di elettronica di consumo ed elettrodomestici, digitalizza i documenti di trasporto. Il DDT infatti non viaggia più in formato cartaceo insieme alla merce spedita dal magazzino, ma viene recapitato in formato elettronico e arriva ancora prima della merce stessa. Mentre la merce viene consegnata dai corrieri assieme al CMR (Convention des Marchandises par Route o Lettera di Vettura Internazionale), i DDT digitali vengono archiviati nel programma Arxivar che invia al responsabile del punto vendita un link, con un click si può scaricare, in formato pdf, tutta la documentazione relativa all'invio.

L'ESIGENZA

L'idea di attivare un nuovo sistema digitalizzato per le spedizioni nasce dal bisogno di semplificare le attività di logistica outbound e dalla ricerca di una maggiore efficienza e di un risparmio di tempo nella fase di spedizione. La digitalizzazione permette di svincolare le due fasi, da un lato l'invio fisico del prodotto e dall'altro l'invio del documento di trasporto (la vecchia “bolla di accompagnamento”). La prima fase può partire senza dover attendere la seconda.

Una soluzione a questo problema riveste una particolare importanza per un'azienda delle dimensioni di Unieuro, che conta su centinaia di punti vendita sul territorio nazionale, per rifornire i quali si movimentano diversi migliaia di prodotti. La gestione dei DDT in termini di numeri e costi è uno dei processi onerosi e impegnativi per l’azienda.

LA SOLUZIONE

In collaborazione con il partner Talea Consulting, azienda di Faenza che opera nell'ambito dell'Enterprise Information Management (EIM), Unieuro ha installato il software ARXivar, che gestisce tramite workflow i documenti, archiviando i DDT di vendita, i DDT di acquisto, le bolle doganali, le fatture dei clienti, dei fornitori ed intragruppo.

Dalla fine del 2014, tutti i documenti sono consultabili non solo dall’applicativo documentale, ma anche dagli altri strumenti utilizzati in azienda (primo tra tutti l’ERP).

Il DDT non “viaggia” più in formato cartaceo, ma viene recapitato in formato elettronico presso i vari punti di distribuzione, ancora prima della consegna della merce. Dopo la preparazione, la merce viene consegnata ai corrieri insieme al/ai CMR, il quale riassume gli oggetti del trasporto.

I DDT digitali e i relativi CMR creati vengono archiviati automaticamente in Arxivar che crea una “condivisione” contenente tutti i DDT presenti in un CRM e il documento riepilogativo, un unico file. Cliccando sul link per l’accesso alla condivisione, l’utente del punto vendita è indirizzato sul portale di Arxivar/Unieuro dal quale può consultare il riepilogo dei DDT ed effettuare il download, con un solo click.

IL CAMBIAMENTO

Nel primo semestre sono stati gestiti circa 100.000 CMR e 400.000 DDT. Il beneficio è stato immediato su tre fronti.

Il primo: la velocizzazione della spedizione della merce. Con il precedente sistema cartaceo bastava un inconveniente di poco conto come la rottura di una stampante o l'esaurimento di un toner di inchiostro per inceppare il processo di stampa delle bolle.

Il secondo: la fine della stampa dei DDT ha comportato la riduzione dei costi di stampa, con migliaia e migliaia di pagine stampate in meno al giorno.

Il terzo fronte di benefici è l'aumento della customer satisfaction, perché il cliente riceve il DDT ancora prima dell'arrivo della merce, mentre dall'altro lato Unieuro può tracciare in tempo reale quale punto vendita ha effettivamente consultato i documenti.

Una criticità si è rilevata nella fase di avvio, quando Unieuro ha dovuto superare le difficoltà relative alla non facile identificazione degli indirizzi email dei magazzini dei più piccoli negozi raggiunti. Si è reso necessario un lavoro di sensibilizzazione sollecitando ogni punto vendita a dotare il reparto magazzino di un indirizzo elettronico dove ricevere la “bolla digitale”.

L'AZIENDA

Unieuro è una delle più grandi catene che operano in Italia per la vendita di elettronica di consumo e di elettrodomestici. Grazie alla recente unione con il marchio Marcopolo Expert, conta infatti 180 punti vendita diretti e oltre 200 negozi affiliati, per un totale di oltre 400 punti vendita su tutto il territorio nazionale. Con questi numeri Unieuro ambisce a diventare il punto di riferimento per tutti gli acquisti di elettronica e di articoli per la casa. Fondata nel 1967 ad Alba, in Piemonte, l'azienda si è espansa notevolmente fra gli anni Ottanta e Novanta. Oggi la sede legale è a Forlì e la piattaforma logistica è ubicata a Piacenza. Il fatturato annuo è di 1 miliardo 600 milioni e il numero di addetti circa 4mila.