Comune di Firenze, il sistema di Gestione Informatica Procedure (GIP) della Direzione Servizi Tecnici è modulare, flessibile e condiviso

L’ente
Il Comune di Firenze sta sviluppando da diversi anni numerose iniziative volte alla semplificazione e alla digitalizzazione delle informazioni e delle procedure che coinvolgono i propri uffici. Questi processi innovativi hanno rinnovato il dialogo con la città, con i cittadini, i turisti, i city users, le imprese e i commercianti. Le innovazioni che riguardano la gestione interna delle Direzioni e degli uffici comunali sono meno visibili, ma egualmente importanti.
È il caso del progetto GIP - Il sistema per la Gestione Informatica delle Procedure (GIP) della Direzione Servizi Tecnici del Comune di Firenze. La Direzione si occupa di manutenzione degli immobili e degli impianti tecnici di competenza comunale, dai palazzi storici agli impianti elettrici e meccanici, dalle scuole agli impianti sportivi, dalle chiese ai conventi. La Direzione si occupa anche della costruzione di nuovi servizi (es. un asilo nido, scuole) curando la fase di progettazione, di direzione lavori e collaudo.
La Direzione è formata da 220 persone e gli immobili di competenza su cui interviene sono circa 1.200 (quelli di particolare rilievo sono 870), con più di 40.000 interventi e oltre 1.000 procedure all’anno distribuite tra Bilancio Ordinario e Straordinario.

L’idea in breve
Il GIP è una piattaforma strutturata in funzione di alcuni moduli applicativi tra loro interconnessi.
In sintesi, la piattaforma mette in relazione il modulo applicativo per il Deposito e Archivio Tecnico degli Immobili (DATI), il modulo per la gestione delle fasi tecniche e amministrative delle documentazioni procedurali necessarie per la concretizzazione di un’opera pubblica, dalla progettazione al collaudo (PROCEDURE) e il modulo gestionale per gli incarichi amministrativi (GREENBOOK). A questi si aggiunge il modulo GARE e CONTRATTI, con un applicativo per l’estrazione delle ditte da invitare alle gare (GIE).
Ultimo modulo è quello denominato AMICOFI, sviluppato per supportare i tecnici dell’Amministrazione Comunale nella programmazione, gestione e monitoraggio delle numerose manutenzioni ordinarie programmate necessarie per le varie tipologie di impianti gestiti.

Smart working
Il GIP con tutte le sue applicazioni risulta essere uno strumento molto flessibile e molto efficace per accompagnare tutte le fasi di lavoro all’interno della Direzione Servizi Tecnici del Comune di Firenze, dalla conservazione e gestione dei dati su un singolo immobile, alla organizzazione del flusso della documentazione tecnica e amministrativa e conservazione dei documenti, dalla attribuzione degli incarichi di lavoro alla organizzazione delle gare per appaltare all’esterno i lavori.
AMICOFI accompagna invece i tecnici che operano anche all’esterno, programmando gli interventi, fornendo tutte le informazioni necessarie, consentendo l’accesso alla documentazione relativa al singolo “oggetto” in manutenzione, via web e con un normale smartphone.
AMICOFI si basa su tre componenti, ovvero un’interfaccia intranet nativamente integrata con il GIP, un portale web sempre aggiornato per la gestione delle manutenzioni, una estensione mobile della piattaforma AMICOFI, per i tecnici che operano sul campo, sia per la schedulazione, sia per la creazione dei rapporti di lavoro dopo l’esecuzione di interventi di manutenzione.  Costituendo un registro elettronico delle manutenzioni che si integra con il fascicolo del fabbricato presente su DATI.
La piattaforma GIP è inoltre in grado di fornire, attraverso il sistema per la gestione dei contenuti basato su WordPress, un set completo di modelli di documento, relativi alle diverse fasi procedurali. In questo modo si è arrivati a una omogeneizzazione nella redazione di atti, documenti ed elaborati, sia contabili che tecnici, perché le bozze documentali vengono generate già precompilate, grazie al recupero di tutte le relative informazioni inserite nella piattaforma nelle varie fasi delle procedure.

Le tecnologie  
Il sistema impiega principalmente prodotti Open Source: CentOS è il sistema operativo impiegato sulle macchine server virtuali; i moduli applicativi sono stati sviluppati in Perl per la precisione tramite il framework open source Catalyst, mentre per la parte relativa a Word Press è stato utilizzato in linguaggio PHP. Catalyst è stato scelto data la sua estrema adattabilità, si tratta di un’architettura che dispone di una ricca scelta di plugin e che ha consentito una notevole semplificazione del controllo di flusso e della mappatura delle URL. Tutti gli applicativi si interfacciano su un relational database management system (RDBMS) MySQL.

Benefici
Il sistema per la Gestione Informatica delle Procedure (GIP) della Direzione Servizi Tecnici del Comune di Firenze è uno strumento integrato e implementabile, che ha reso più efficiente la gestione delle informazioni e più veloci i processi di passaggio delle informazioni stesse.
Porta quindi in generale a un forte risparmio di tempo e a un miglioramento dell’organizzazione del lavoro nelle varie procedure di Appalto che annualmente la Direzione deve redigere.
Alcuni moduli del GIP sono già condivisi con altre Direzioni del Comune, e potenzialmente potrebbero esserlo anche con altre amministrazioni pubbliche interessate a risparmiare tempo e costi, migliorando le performance dei propri uffici.