La stipula notarile è digitale

L’azienda
Notartel dal 1997 è società di proprietà del Consiglio Nazionale del Notariato e della Cassa Nazionale. Realizza e gestisce servizi informatici e telematici per i notai italiani. Collega tutti gli studi notarili italiani attraverso la Rete Unitaria del Notariato (R.U.N.), una piattaforma web riservata, creata dal Notariato a proprie spese che fornisce servizi rivolti al dialogo con la Pubblica Amministrazione e, quindi, indirettamente con i cittadini. La società è impegnata nella attuazione delle politiche definite dal Settore Informatico del Consiglio Nazionale in questo campo. Il modello operativo prevede di integrare i servizi interni allo studio, realizzati internamente o da terze parti, con quelli della P.A. e di privati verso un sistema informatico unico del Notariato. Dal 2002 gestisce l’emissione di Firma Digitale e smart card e il servizio di Posta Elettronica Certificata dei notai italiani per il Consiglio Nazionale del Notariato.
Dal 2013 è il Conservatore per conto del Consiglio Nazionale del Notariato degli atti informatici dei notai italiani. Dal 2016 è accreditata presso AgID nell’elenco dei Conservatori di documenti informatici.

L’idea in breve
iStrumentum è un software che accompagna nell’intero processo di preparazione, creazione, verifica e costruzione un atto informatico notarile e i suoi allegati, per la sottoscrizione dei quali le parti potranno utilizzare indifferentemente la firma digitale (per chi ne è dotato) e/o la firma grafometrica.
Come tale il software è stato progettato e realizzato in linea con quanto indicato dal Codice dell’amministrazione digitale e dalla legge notarile e le disposizioni dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali.
iStrumentum, una volta installato, si interfaccia con la Certification Authority di Servizio del Consiglio Nazionale e il sistema di Marcatura temporale. La sottoscrizione dell’atto informatico avviene grazie a un dispositivo grafometrico (tablet) da collegare al computer. La firma posta sul dispositivo viene immediatamente elaborata dal software e inserita nell’atto. Al termine del procedimento iStrumentum genera un unico file con estensione .ati comprensivo delle firme digitali o grafometriche dei sottoscrittori e delle firme digitali del notaio apposte ai vari documenti che costituiscono l’atto informatico.
Il file così prodotto è pronto per essere inviato al sistema di Conservazione a norma del Consiglio Nazionale del Notariato. iStrumentum riunisce e fascicola tutti gli elementi che formano un atto notarile in una struttura informatica standard e leggibile nel tempo.

iStrumentum e l’innovazione
L’atto pubblico informatico rende possibile, per le parti che vivono in luoghi diversi, di recarsi ognuna dal proprio notaio e stipulare l’atto consentendo lo scambio tra i due notai del documento formato digitalmente nel giro di pochi istanti. In questo senso è importante sottolineare che la presenza fisica del notaio è necessaria per legge.
Le varie firme digitali spesso necessitano di applicativi particolari per il loro utilizzo e non sempre quelle fornite dai vari certificatori sono compatibili l'una con l'altra. La firma digitale infatti è uno strumento ancora poco diffuso nella società civile e molti, pur essendone dotati, non sono incentivati a utilizzarla.
iStrumentum introduce così due importanti innovazioni: l’acquisizione digitale della firma autografa (o firma grafometrica) e la possibilità di stipulare una scrittura privata autenticata. La firma grafometrica è il processo di firma che prevede l'apposizione della firma autografa di un cliente su un apposito tablet, mediante il quale è possibile "allegare" al documento elettronico un insieme di dati biometrici che garantiscono la connessione univoca tra documento firmato e firmatario.
La firma grafometrica avvicinerà al documento informatico tutti coloro che sono sprovvisti di firma digitale e l’autentica consentirà a più notai di ricevere firme di una stessa scrittura privata.
La dematerializzazione contribuisce alla semplificazione nella gestione dei rapporti con la PA e con i cittadini; con una gestione più semplice rispetto a quella della carta; con benefici in termini temporali per quanto riguarda la preparazione, la fase di stipula e l'esecuzione degli adempimenti. Un salto di qualità in termini di trasparenza.

Come si è arrivati alla soluzione prescelta e come funziona
Il tutto è avvenuto dopo aver studiato le norme giuridiche legate all’adozione delle firme elettroniche, applicandole alle soluzioni tecnologiche in grado di garantirne il rispetto come previsto dal nostro ordinamento.

Lo scenario in cui viene previsto l’utilizzo di iStrumentum è quello della sottoscrizione di atti informatici e di scritture private autenticate.
Il notaio installa il software per la costruzione, la gestione, la verifica e la visualizzazione dell’atto informatico sul proprio PC. Ha anche a disposizione un dispositivo (tablet) grafometrico per l’acquisizione delle firme dei sottoscrittori e un lettore smartcard.
I driver del lettore smartcard interfacciano il dispositivo crittografico di tipo smartcard al fine di poter apporre la firma digitale del notaio. Tramite collegamento internet e accesso su canali sicuri al sistema di marcatura temporale e al sistema di Conservazione a Norma del notariato, il notaio conclude la creazione dell’atto informatico in sicurezza.
Complessivamente IStrumentum è stato sviluppato nel corso di 18 mesi di lavoro con la partnership tecnologica di Aruba PEC S.p.A., società del Gruppo Aruba.

Benefici
iStrumentum non ha alcun costo per l’utilizzatore finale. Solo in riferimento alla diffusione dei contratti di compravendita, è stato stimato un beneficio unitario ottenibile grazie alla dematerializzazione dei contratti di alcune decine di Euro a contratto, che permettono di evidenziare un risparmio annuo potenziale nell'ordine dei 3 miliardi di Euro.
La firma grafometrica ha avvicinato al documento informatico tutti coloro che sono sprovvisti di firma digitale e l’autentica consentirà a più notai di ricevere firme di una stessa scrittura privata.
-    La dematerializzazione semplifica la gestione dei rapporti con la PA e con i cittadini:
-    con una gestione più semplice rispetto a quella della carta;
-    con benefici in termini temporali per quanto riguarda la preparazione, la fase di stipula e l'esecuzione degli adempimenti;
-    con un salto di qualità in termini di trasparenza che può venire da un accesso a tutte le informazioni presenti in un atto informatico con le stesse effettive garanzie al cittadino dell'intervento notarile.