Automatizzazione gestione fatture agenti da portale: il caso Barry Callebaut Italia Spa

L’azienda

Barry Callebaut Italia è la filiale italiana della multinazionale franco-belga che produce e commercializza prodotti derivati dal cacao dai semilavorati (massa di cacao, burro di cacao, etc.) ai prodotti finiti (tavolette di cioccolato, creme per pasticceria, etc.). Fondata nel 1998 e con sede ad Assago, in provincia di Milano, l’azienda, eccetto alcune specifiche linee di prodotti distribuite in maniera diretta con diversi marchi proprietari (Cacao Barry, Callebaut, Sicao, Van Houten, Bensdorp, Carma e Chocovic) si rivolge al mercato B2B dei grossisti, della grande distribuzione, dei cash&carry, dei bar/pasticcerie/gelaterie ed al segmento horeca. Con un fatturato annuo di circa 35 milioni di euro, Barry Callebaut Italia impiega 43 dipendenti, distribuisce i suoi prodotti con una forza vendita complessiva di circa 250 agenti ed è uno dei brand più noti sia nel mercato “gourmet” sia nel mercato “industriale”.

L’applicazione

La necessità di razionalizzare la gestione della contabilità riferita alle quattro diverse “famiglie” di agenti cui Barry Callebaut affida la vendita dei suoi prodotti sul territorio nazionale è alla base del progetto sviluppato in collaborazione con Nicma, business partner IBM, per integrare il sistema informativo con un portale che coinvolge attivamente la forza vendita nei processi aziendali riducendo i tempi di attesa.

Prima dell’attivazione del portale, infatti, la compilazione delle fatture provvigionali avveniva, da parte degli agenti, in maniera manuale, con l’inoltro delle stesse all’ufficio amministrativo di Barry Callebaut via fax o e-mail. Tuttavia, l’aumento del numero dei clienti dell’azienda e l’impiego di nuovi agenti di vendita ha accresciuto la quantità e la complessità delle fatture provvigionali da emettere, rendendo indispensabile il ricorso ad una gestione automatizzata di questo tipo di documenti. Nel dettaglio, il portale, accessibile via Internet, permette all’agente, inserendo in un apposito spazio le proprie credenziali (username e password), di accedere ad una sezione amministrativa dedicata, per confermare e numerare le fatture fac-simili pubblicate dall’amministrazione insieme al tabulato dettagliato delle vendite effettuate. Approvata dall’azienda la fattura provvigionale viene registrata automaticamente in contabilità e resa disponibile per il pagamento. Un'altra funzionalità a disposizione degli agenti nel portale è la registrazione degli incassi ricevuti dai clienti, versati all’azienda con distinta postale, che aggiorna in tempo reale la posizione amministrativa del cliente. Il vantaggio di questa funzione. per l’azienda e per la rete vendita, è lo sblocco immediato degli ordini per i clienti fuori fido o con scaduto.

Il portale, inoltre, ha una sezione Business Intelligence che fornisce all’agente report dettagliati sull’attività di vendita svolta nel tempo, con informazioni precise relative alle categorie di clienti serviti, alle aree geografiche coperte, al tipo di prodotti commercializzati e al valore di provvigioni cui ha diritto; in questo modo, per l’agente è più semplice disporre di dati sulle performance ottenute.

Per ultimo, ma non meno importante, la sezione di raccolta ordini, relativa tracciabilità, obiettivo, essere più efficienti verso i clienti.

I benefici

L’integrazione del portale con il sistema informativo di Barry Callebaut Italia per la gestione dell’amministrazione automatica dei pagamenti dovuti agli agenti, ha portato alla semplificazione e alla velocizzazione delle procedure di emissione e di liquidazione delle fatture provvigionali, con ridotti tempi di attesa per la ricezione dell’importo. I prospetti sull’andamento delle performance dei singoli agenti forniti dalla sezione di Business Intelligence nel portale, inoltre, danno a ciascuno di loro importanti informazioni per valutare il proprio rendimento in azienda. Per il Management di Barry Callebaut, invece, la completa tracciabilità dell’ordine e il suo monitoraggio lungo la supply chain hanno razionalizzato i processi produttivi, grazie alla possibilità di eliminare inefficienze che hanno portato alla conseguente riduzione dei tempi necessari all’evasione delle commesse ricevute.