Catalogo web aggiornato con facilità, vendita e assistenza clienti a portata di click: rivoluzione Infinity al Gruppo Lupi

L'IDEA IN BREVE

Il Gruppo Lupi, attivo da decenni nel campo della vendita, installazione e manutenzione di impianti antincendio oltre che di prodotti per l'antinfortunistica, aveva la necessità di potenziare ed ottimizzare il proprio sistema informativo, composto da software eterogenei non adatti ai piani di sviluppo commerciale e alle crescenti esigenze di condivisione delle informazioni. Si è scelto la soluzione Infinity Zucchetti, una suite web che offre la possibilità di gestire tramite un’unica banca dati, fruibile dal browser di un pc o di un tablet, tutti i processi aziendali, favorendo la collaborazione e semplificando i flussi di lavoro.

L'ESIGENZA

La storia dell'azienda affonda le sue radici negli anni Settanta. Da allora la crescita dell'impresa e l'allargamento dei settori di business, divenuto sempre più complesso anche con la fondazione di nuove società all'interno del Gruppo, sono fattori che hanno spinto il management a installare diversi sistemi informatici che nel tempo si sono sovrapposti uno all'altro, ognuno destinato a risolvere singole problematiche di un settore dell'attività aziendale. Il sistema era composto da un gestionale su piattaforma AS400, privo di CRM e con strumenti di collaboration, fra cui CMS (Content Management System) e DMS (Document Management System), non integrati tra loro.

Questo ha causato difficoltà nel far dialogare i diversi software per la gestione delle manutenzioni, della contabilità, degli agenti e di una parte commerciale sempre più sviluppata.

LA SOLUZIONE

La soluzione è stata identificata nell'unificazione sotto un unico “ombrello” tutte le funzioni prima divise fra diversi software. Per raggiungere questo obiettivo il Gruppo Lupi si è rivolto nel 2014 alla partner tecnologica con cui già collaborava da qualche anno, Pc System srl di Bientina (Pisa). Con loro si decide di abbandonare il vecchio AS400, una scelta di solidità e affidabilità fatta nei primi anni 2000, che oggi si rivela troppo rigida per le nuove esigenze.

Pc System ha consigliato l'installazione di Infinity Zucchetti, soluzione per la completa gestione documentale accessibile via web, che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.

La scelta è sembrata ottimale al Gruppo Lupi per due fondamentali ragioni. La prima: permette di accedere a una banca dati comune e unica per tutta l'azienda, eliminando i compartimenti stagni dell'informazione e velocizzando la ricerca di dati da parte del personale. La seconda: il programma si basa su un'applicazione web, ed è dunque accessibile da qualunque postazione, anche per gli agenti che girano l'Italia e per i dipendenti delle sedi distaccate di Porto S. Stefano e di Poggibonsi.

IL CAMBIAMENTO

Implementata a partire dal settembre 2013, l'installazione di Infinity prosegue tuttora: dal 1 gennaio 2015 è stata trasferita in esso tutta la contabilità, e dal 1 gennaio 2016 toccherà alla gestione delle manutenzioni.

Le migliorie si notano subito sul lato dell'aggiornamento del sito web. Il catalogo ora viene aggiornato direttamente con un click dagli impiegati del settore marketing, che possono inoltre aggiungere gallerie fotografiche, togliere o mettere un articolo, sempre tramite Infinity. L'aggiornamento del sito era prima affidato ad un fornitore esterno, con relativi costi in termini economici ma anche di tempo e di efficienza, mentre ora questa attività è più fluida ed è stata internalizzata. Cambia anche l'approccio dei responsabili del commerciale e delle vendite: le trattative non sono più basate su e-mail e sulla memoria dei venditori, ma rimangono tracciate nelle procedure del gestionale. Non meno importanti le ricadute sulla gestione della qualità, dove cambia l'approccio: di fronte al reclamo di un cliente, l'operatore dell'azienda è attrezzato a rispondere, dal momento che può verificare in tempo reale lo storico dei contatti intercorsi fra quest'ultimo e l'azienda.

L'AZIENDA

L'azienda nasce nel 1978 per opera di Rodolfo Lupi, turnista della Piaggio che, dopo il lavoro in fabbrica, commerciava estintori. Nel 1989 è stata rilevata dalla famiglia Gronchi, attuale titolare, poi negli anni Novanta, anche tramite una fusione con un'azienda del settore dell'antinfortunistica, cresce trasformandosi in un Gruppo, oggi composto dalle società controllate Lupi Estintori, Sphera, Neos e Solari. Nel 1996 l'azienda ha ottenuto la certificazione Iso 9001. Di recente il campo di attività storicamente legato alla vendita e all'installazione di impianti antincendio e relativi presidi e all'antinfortunistica, si è allargato al settore navale, grazie alla conquista di alcune commesse per l'antincendio nelle navi da diporto e da crociera. La società Lupi Estintori oggi ha 28 addetti e un fatturato 2014 di 5 milioni 586 mila euro.