COMUNE DI BELLIZZI – ITER - PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTORE DOCUMENTALE

L'ENTE

Bellizzi è un comune di circa 13.000 abitanti situato nella provincia di Salerno. Nel 2004 ha iniziato il processo di sviluppo di una soluzione finalizzata alla gestione documentale e alla gestione dei procedimenti,  denominata ITER, disponibile per il riuso ai soggetti pubblici per i quali la legge consente di procedere all’acquisizione di sistemi informativi con detta modalità.

LA SOLUZIONE A RIUSO

L’Amministrazione ha sviluppato internamente, grazie alle capacità del team dei Sistemi Informativi un software, ITER, che si costituisce di diversi elementi: Protocollo Informatico, Gestione Delibere, Determine e Ordinanze, Albo Pretorio online, WorkFlow documentale, iter amministrativi.

Il sistema gestisce l’interezza dei flussi documentali interni, supporta la gestione flessibile delle politiche di assegnazione dei documenti, grazie all’utilizzo di scrivanie virtuali, e la condivisione delle informazioni all’interno dell’Amministrazione. Si caratterizza per l’interoperabilità con altri sistemi di protocollo operanti all’esterno dell’Amministrazione ed è integrato con la PEC.

Il software è stato realizzato utilizzando RAD STUDIO XEn della Embarcadero Technologies, il tool INTRAWEB della Atozed (Computer) Software Ltd,  TMS IntraWeb Component Pack Pro della TMSSOFTWARE, EDocEgine VCL e PDFTookit della GNOSTICE. Il database utilizzato è MS-SQL  Server XXXX della Microsoft  oppure MySQL Open Source.

L’Hardware richiesto è un server con le normali caratteristiche di base (almeno 4GB di RAM, HD da almeno 500GB, Sistema operativo Windows Server XXXX  con IIS (Internet Information Services) oppure il Web Server APACHE).

Il software si compone di diversi moduli integrati. Il modulo AMMINISTRATORE definisce l’ambiente in cui andranno ad operare gli utenti  e consente, in particolare, di definire la struttura della AOO e delle UO, le utenze (userid e password), assegnare  i privilegi (visione totale, annullamento protocollo, ecc..), ecc.

Il modulo PROTOCOLLO gestisce il protocollo informatico dell’ente. Consente di protocollare in entrata, uscita o internamente il documento e di allegare lo stesso tramite l’acquisizione via file (prodotto direttamente in Word, Excel, Adobe o similari oppure da scanner). Il documento, una volta acquisito, è disponibile immediatamente al/i destinatario/i e può essere inserito in un fascicolo (affare) oppure può servire per creare un nuovo fascicolo.

Il modulo FASCICOLI consente la gestione dei procedimenti amministrativi e dei relativi iter. Ogni fascicolo, appartenente ad una specifica categoria di procedimenti, è assegnato ad una UO specifica con l’individuazione del responsabile del procedimento.

L’esigenza di una soluzione che si adattasse ai cambiamenti organizzativi dell’ente e fosse quindi molto flessibile, e l’opportunità di introdurre un sistema che avesse costi inferiori ai gestori documentali offerti dal mercato dei fornitori alla PA, hanno spinto l’amministrazione a sviluppare internamente la soluzione. L’implementazione di ITER consente la graduale dematerializzazione dei procedimenti, in quanto l’ente attiva processi di scansione massiva, dematerializza infatti tutte le istanze cartacee che vengono presentate dagli utenti. L’utilizzo di ITER ha comportato importanti benefici in termini di risparmi di costi relativi alla ridotta necessità di ricorrere alla stampa e alla postalizzazione. Migliora inoltre, consentendo risparmi di tempo, la gestione interna dell’ente che in ogni momento conosce lo stato di avanzamento delle pratiche e le risorse impegnate sulle attività. Ad esempio, dall’introduzione si sono riscontrati abbattimenti in termini di consumo della carta, nell’ordine del 30%, e dei toner e delle cartucce, in quanto si è provveduto alla eliminazione delle stampanti da scrivania e a introdurre delle stampanti/scanner di piano. Anche il fax è stato centralizzato e reso possibile l’invio dei fax dalle postazioni abilitate.

Il software è in continuo sviluppo: ad oggi sono in corso interventi di manutenzione evolutiva volti a consentire l’interfacciamento con portali pubblici così da abilitare la ricezione di istanze on line e consentire ai cittadini di conoscere lo stato di avanzamento delle pratiche. Il rilascio di questa funzionalità è previsto per febbraio 2014.

LA DIFFUSIONE SUL TERRITORIO

Ad oggi la soluzione, adatta al riuso da parte di amministrazioni di piccole dimensioni, viene utilizzata dal solo comune di Bellizzi, nonostante la disponibilità a fornire supporto organizzativo e tecnologico a eventuali enti richiedenti.