COMUNE DI PADOVA – p@DOC – la suite per la gestione documentale e dei procedimenti

L’ENTE
Il Comune di Padova, capoluogo della provincia omonima in Veneto, ha 212.174 abitanti ed è il terzo comune della regione per popolazione e il più densamente popolato. Nel 2010 ha attivato un processo di sviluppo software teso a sostituire l'ambiente Zope preesistente. La nuova soluzione è finalizzata alla gestione documentale e alla gestione dei procedimenti,  ed è disponibile per il riuso ai soggetti pubblici per i quali la legge consente di procedere all’acquisizione di sistemi informativi con detta modalità.

LA SOLUZIONE A RIUSO
L’Amministrazione ha sviluppato e cede in riuso una suite di programmi denominata p@DOC, completamente web e predisposta per essere utilizzata in un contesto multi-ente e multi-area organizzativa omogenea. Si tratta di un sistema modulare costituito da diversi elementi (Gestione Risorse e Organizzazione; Gestione Flussi Digitali su scrivania virtuale; Gestione Registro Protocollo; Gestione Spedizioni; Gestione Archivio; Gestione Procedimenti Amministrativi e Provvedimenti; Albo On Line) nativamente integrati tra loro. Il sistema si propone di gestire l’interezza dei flussi documentali sia interni sia rivolti verso l’esterno dell’Ente. Le caratteristiche principali della soluzione sono: accesso tramite interfaccia web mediante browser commerciali; gestione di criteri di autenticazione e autorizzazione degli utenti; presenza di tutte le funzioni necessarie per la tenuta di un sistema di gestione informatica dei documenti; supporto alla gestione flessibile delle politiche di assegnazione di documenti; supporto allo scambio di documenti in formato elettronico firmati elettronicamente fra i vari uffici; fruizione e condivisione delle informazioni all’interno dell’Amministrazione; interoperabilità con altri sistemi di protocollo operanti all’esterno dell’Amministrazione, secondo gli standard ex CNIPA; interoperabilità SCP Regione Toscana; integrazione con la PEC; elaborazioni statistiche ai fini del Controllo di gestione. Il Comune di Padova e gli enti riusatori hanno verificato come, grazie all’introduzione di p@DOC sia possibile ottenere notevoli risparmi sia in termini di costi che di tempo-uomo. L’utilizzo del sistema riduce la necessità di ricorrere alla stampa, consente di conservare, per ogni documento, un’unica copia, in formato elettronico. L’integrazione in p@DOC di sistemi digitali di comunicazione rende in molti casi inutile la postalizzazione e i conseguenti costi. Grazie a p@DOC, in ogni momento è possibile conoscere lo stato di avanzamento delle pratiche. p@DOC è un software in continuo sviluppo, la cui realizzazione ha richiesto negli anni un impegno continuo. La continua evoluzione normativa e il mutare, con il passare del tempo e l’evolversi delle tecnologie, delle esigenze dell’Ente, rende la suite applicativa p@DOC un insieme in continuo sviluppo, miglioramento ed ampliamento. Il prodotto è dotato di porte applicative che consente di interagire con altri sistemi informativi dell’amministrazione al fine di ottenere una registrazione di protocollo direttamente dal programma terzo o di comunicare con portali pubblici che interagiscono direttamente con il cittadino per protocollare l’istanza on line e trasmettere alla scrivania virtuale della UOR interessata la pratica.

LA DIFFUSIONE SUL TERRITORIO
p@DOC, ad oggi è stato chiesto in riuso e viene utilizzato da 40 enti pubblici di diversa tipologia e grandezza: comuni di dimensioni differenti, unioni di comuni, province, questure, autorità di bacino, conservatori, la Croce Rossa Italiana, sono alcuni esempi di come questa soluzione sia facilmente adattabile ai più diversi contesti. Al fine di mantenere e migliorare nel tempo p@DOC, è stata costituita una comunità di Riuso con gli Enti riusanti attuali e potenziali. Il suo scopo è individuare una linea di sviluppo unitaria e coerente di p@DOC al fine di garantire il suo costante miglioramento ed aggiornamento e la fruizione nel tempo delle evoluzioni future. Obiettivo è garantirne la crescita condivisa e concertata per scongiurare il proliferare di edizioni differenziate del software, difficilmente manutenibili nel lungo periodo. Inoltre, considerata l’importanza della digitalizzazione dei procedimenti nel processo di introduzione di un gestore documentale, la comunità si prefigge di condividere tra gli Enti aderenti i più validi modelli organizzativi e gestionali utilizzati e sviluppati. La comunità è infine in grado di fornire vari servizi ai soggetti aderenti (o di indicare appropriati fornitori), come ad esempio manutenzioni, formazione, supporto agli utenti, assistenza tecnica, sviluppo di estensioni specializzate.