Comune e Uffici Giudiziari. Soluzioni digitali per la gestione condivisa di procedure

Il progetto
A partire dal 2015, il Comune di Bologna ha avviato un progetto di digital transformation delle  procedure in essere con gli Uffici giudiziari e si è dotato di un’infrastruttura informatica che abilita i propri funzionari al dialogo con il Processo Telematico del Ministero della Giustizia per la gestione digitale e telematica di flussi documentali, visualizzazione e gestione di fascicoli, deposito di atti, pagamenti telematici.
La fornitura dell’infrastruttura informatica e gli sviluppi della componente applicativa a supporto è stata  garantita da una collaborazione fra Comune di Bologna e Net Service SpA, azienda bolognese specializzata nel settore.
Nasce così il progetto “Semplificazione dei flussi documentali fra uffici comunali e Uffici Giudiziari” che ha portato alla realizzazione di specifiche funzionalità digitali  e telematiche per:
•    Trattamento e Accertamento Sanitario Obbligatorio
Partito a seguito della sottoscrizione di un’apposita convenzione, che ha visto il coinvolgimento, oltre che del Tribunale, anche dell’Azienda Unità Sanitaria Locale di Bologna, questo applicativo consente oggi di gestire tutto il procedimento producendo e scambiando la documentazione in formato originale digitale, secondo standard elevati di protezione e sicurezza dei dati sanitari.
- Tutele, Curatele e Amministrazioni di Sostegno
- Recupero crediti e pignoramenti presso terzi

Sviluppi
Sono in corso analisi dei flussi di lavoro e sviluppi di applicativi per procedimenti gestiti da:
- Settore Anagrafe e Stato Civile - Aggiornamenti di Stato Civile (Comunicazioni)
- Polizia Municipale - Opposizioni a sanzioni amministrative (Notifiche e comunicazioni a valore legale)
È prevista l’apertura di uno Sportello comunale di Prossimità.
Il servizio garantirà la continuità delle funzioni finora svolte dallo Sportello per il Cittadino (consulenza orientativa specialistica fornita al cittadino/utente dall’Ordine degli Avvocati).
Il servizio svolgerà inoltre le seguenti funzioni:
- informazione di primo livello su logistica e funzioni degli Uffici Giudiziari;
- distribuzione e supporto alla redazione di modulistica specifica;
- supporto al deposito di istanze di avvio di amministrazioni di sostegno e altre procedure di volontaria giurisdizione.

Benefici
Questi percorsi hanno un impatto diretto sull’organizzazione dell’Ente nelle seguenti direzioni:
- Autonomia nella gestione dei rapporti con gli Uffici Giudiziari (Tribunale): conoscenza in tempo reale dello stato dei procedimenti dall'avvio, al dialogo con la cancelleria, fino alla chiusura
- Semplificazione procedurale
- Efficienza/Re-Ingegnerizzazione processi
- Riduzione costi relativi ai depositi di atti e alle spese di cancelleria
- Risparmi di tempo di lavoro degli operatori (costi ore/uomo)
- Risparmi di costi diretti (materiali di consumo)
- Innalzamento del livello di riservatezza nella gestione della privacy di dati/documenti
Gli incoraggianti risultati ottenuti hanno generato un ‘effetto domino’ su ulteriori uffici amministrativi, portando la digitalizzazione e l’efficientamento di gestione anche in settori non coinvolti dal progetto iniziale.