Contrassegno elettronico e firma digitale all’Università Federico II di Napoli

L'ENTE

L'Università degli Studi di Napoli Federico II è la principale istituzione accademica della città di Napoli, la più grande del sud Italia ed una delle più importanti in tutto il territorio nazionale.
La fondazione dell'Università si data dalla generalis lictera dell'Imperatore Federico II di Svevia, inviata da Siracusa il 5 giugno 1224. L'Imperatore, che era anche re di Sicilia, designò come sede dello studium generale del Regno la città campana, che aveva già una tradizione di studi. E’ la più antica università, tra quelle ancora esistenti, a essere stata fondata da un provvedimento sovrano.
L’ateneo conta circa 85.000 iscritti; un corpo docente composto da 2500 persone suddivise in docenti, assistenti e ricercatori; 3000 sono invece le persone che compongono il personale tecnico amministrativo. L’università è composta da oltre 100 strutture suddivise nei 26 dipartimenti, 2 orti botanici e numerosi centri di ricerca.
Il Centro Servizi Informativi di Ateneo, in particolare, eroga  servizi e fornisce le infrastrutture informatiche e telematiche a supporto delle attività amministrative, didattiche e di ricerca dell'Ateneo; garantisce la gestione delle tecnologie informatiche, quale punto di raccordo trasversale alla pluralità di strutture afferenti all’Università.

IL PROGETTO

Il consistente numero di persone che ruota, ogni giorno, intorno all’ateneo fa sì che si generi un ingente  numero di documenti, pratiche e verbali. Si conta che ogni anno l’Università di Napoli eroghi 150.000 documenti protocollati. Nasce da qui l’esigenza di sviluppare soluzioni tecnologiche e innovative per la digitalizzazione e la gestione dei numerosi atti amministrativi.

L’Università ha, infatti, sviluppato una soluzione per effettuare, in modalità automatizzata, copie e copie conformi elettroniche di documenti amministrativi sottoscritti con firma digitale e registrati nel sistema di Gestione documentale e Protocollo informatico dell’Ateneo. Tale soluzione è stata referenziata tra gli esempi di casi d’uso allegati alla Circolare n.62/2013 dell’Agenzia per l’Italia Digitale recante le “Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente.

L’applicazione è stata realizzata per venire incontro alle esigenze degli utenti (studenti, docenti, collaboratori), destinatari della trasmissione elettronica via email o PEC dei documenti amministrativi firmati digitalmente o fruitori da un’interfaccia Web di tali documenti, anche con l’obiettivo di aiutare il superamento del digital divide riguardo a quelle categorie di soggetti spesso non in possesso di know-how, di prodotti e soluzioni per la lettura e la gestione del formato dei documenti informatici sottoscritti con firma digitale.

La funzionalità di “copia conforme automatizzata”, consentita solo ai funzionari abilitati mediante autorizzazione scritta e preventiva del Direttore Generale, permette di produrre – a partire da un atto amministrativo firmato digitalmente e opportunamente registrato all’archivio informatico dell’Ateneo – un documento formato pdf e contenente:

-          un timbro con segnatura archivistica del documento in chiaro e timbro crittografico

-          il  contrassegno “di copia conforme informatizzata” in cui sono indicati: il ruolo (Capo Ufficio, Dirigente, Segretario amministrativo, etc.), il nominativo del funzionario che ha effettuato l’operazione di produzione della copia conforme, il numero di pagine del documento originario, nonché il riferimento alla postazione di lavoro utilizzata per effettuare la copia e la data in cui è stata effettuata l’operazione di copia.

Il pdf generato a seguito del processo sopra delineato è dunque una rappresentazione del documento originale firmato digitalmente che è registrato e custodito dal sistema di Gestione documentale e Protocollo Informatico. Il destinatario della copia potrà verificarne l’autenticità mediante l’utilizzo di un software open source per la lettura e la decodifica del contrassegno messo gratuitamente a disposizione dall’Università.

L’originale del documento resterà archiviato e conservato nel sistema documentale dell’Ateneo e sarà, a partire dal numero di protocollo, sempre reperibile per consentire eventuali successivi controlli ed accessi da parte degli interessati.

I BENEFICI

In coerenza con i dettami dell’Agenzia per l’Italia Digitale del Governo, l’Ateneo campano ha promosso e sviluppato soluzioni tecnologiche strategiche per la digitalizzazione e la gestione di documenti e atti di ogni grado e tipologia.

Il Centro Servizi Informativi di Ateneo ha messo a punto un  insieme di progetti di innovazione digitale che, nel loro complesso, si propongono di modernizzare, rendere più efficiente e trasparente l’amministrazione, migliorare la qualità dei servizi erogati agli utenti e diminuirne i costi di gestione sostenuti dell’ente e dalla collettività. In quest’ottica di gestione intelligente, il Centro ha svolto tutte le attività in ottica di riuso, sviluppando soluzioni fruibili anche da altri Enti con le medesime esigenze di digitalizzazione e risparmio. In particolare, l’Università di Perugià sta già utilizzando il protocollo informatico sviluppato dalla Federico II e  la Regione Toscana sta avviando le procedure per inglobare questo sistema nel proprio gestionale.