Digitalizzare il processo di protocollazione grazie ad un sistema di dematerializzazione e gestione documentale: il caso Segretariato Generale della Difesa

L'azienda

Il Segretariato Generale della Difesa - Direzione Nazionale degli Armamenti (DNA)conta circa 18.000 addetti tra militari e civili, e gestisce l'attuazione delle direttive impartite dal Ministro in materia di alta amministrazione, il funzionamento dell'area tecnico-amministrativa della Difesa, la promozione e il coordinamento della ricerca tecnologica collegata ai materiali d'armamento, l'approvvigionamento dei mezzi, materiali e sistemi d'arma per le Forze Armate e il supporto all'industria italiana per la difesa. Il Segretariato è stato creato nel 1965 ed è regolato circa la dipendenza, i compiti e le responsabilità dell'organizzazione dalla Legge 25/1997 sulla Riforma dei Vertici: il Segretario Generale risponde direttamente al Ministro della Difesa per le competenze amministrative e al Capo di Stato Maggiore della Difesa per quelle tecnico-operative, ed ha alle proprie dipendenze le 9 Direzioni Generali del Ministero.

L'applicazione

Il Segretariato Generale della Difesa - Direzione Nazionale degli Armamenti (DNA) - ha intrapreso in collaborazione con Sogeit un progetto per la dematerializzazione e la gestione dei propri documenti. In particolare, il Segretariato Generale della Difesa ha integrato nel proprio sistema di protocollo informatico a norma di legge, il software di gestione documentale Poseidon. Con il nuovo sistema è possibile gestire digitalmente in modalità interamente digitale tutte le fasi di protocollazione, inserimento, ricerca, fascicolazione e archiviazione dei documenti. In precedenza, il consistente flusso documentale del Segretariato Generale veniva gestito attraverso articolati processi - standard nella Pubblica Amministrazione - che prevedevano fasi manuali di smistamento della corrispondenza, seguita dalla protocollazione manuale e dal recapito agli uffici di destinazione. Ora il nuovo sistema di protocollo e gestione documentale, realizzato con tecnologia Web ed integrato con un applicativo di trattamento delle immagini, permette la ricezione on line della documentazione su due caselle di posta elettronica, una per la posta ordinaria e l’altra per la corrispondenza certificata, utilizzate dagli addetti al protocollo. In tal modo, gli atti, in formato digitale, vengono protocollati e assegnati in automatico agli utenti. Inoltre, i documenti cartacei che ancora pervengono al Segretariato, vengono digitalizzati attraverso l’utilizzo di scanner con elevate prestazioni e automaticamente convertiti in formato PDF. I documenti acquisiti vengono firmati digitalmente, indicizzati, numerati e catalogati per l’archiviazione digitale. Il nuovo sistema di scansione, grazie ad un sofisticato motore di Data Capture OCR, riconosce il testo e il contenuto dei documenti, provvedendo in modo semi-automatico alla loro corretta catalogazione. Tutti i documenti elettronici firmati protocollati e smistati in automatico. sono anche muniti di marca temporale e, quindi, già predisposti per la conservazione sostitutiva a norma di legge.  In parallelo, il nuovo sistema documentale consente al Segretariato Generale della Difesa la gestione on line dei procedimenti amministrativi per la codificazione NATO dei materiali. Attraverso l’apposita sezione del portale della Difesa, www.difesa.it, ciascuna azienda fornitrice, previa registrazione, è in grado di redigere autonomamente, attraverso una procedura guidata, la documentazione necessaria all’Organo di Codificazione Nazionale per il rilascio del Numero Unico di Codificazione NATO. In tal modo l’intero iter amministrativo viene automatizzato garantendo, nel contempo, la totale trasparenza delle procedure.

I benefici

Grazie al nuovo sistema di gestione e dematerializzazione dei documenti, il Segretariato Generale della Difesa ora ha la possibilità di gestire i documenti in entrata e in uscita in automatico ottimizzando in termini di efficienza l’intero processo, dalla protocollazione all’archiviazione. La dematerializzazione e l’archiviazione digitale dei documenti ha permesso la sostanziale riduzione del volume degli  archivi cartacei consentendo un notevole risparmio in termini di materiali di consumo utilizzati e significativi recuperi degli spazi. La massiccia introduzione di queste nuove procedure automatizzate ha, inoltre, consentito il recupero e l’allocazione ad altre attività con maggiore valore aggiunto, del personale in precedenza ad esse dedicato. La graduale estensione, già in corso di attuazione, di tali procedure all’intera Area Tecnico Amministrativa e allo Stato Maggiore della Difesa, consentirà di massimizzare i benefici attesi dagli investimenti effettuati.