Digitalizzazione delle risorse umane

L’azienda

Tenaris Dalmine – sede operativa in Italia - è il primo produttore italiano di tubi di acciaio senza saldatura per l’industria energetica, automobilistica e meccanica, con una capacità produttiva annua di 950.000 tonnellate di prodotti finiti, oltre 2000 dipendenti e sei stabilimenti in Italia. L’azienda, grazie a una rete globale integrata di unità produttive e laboratori di ricerca e sviluppo soddisfa la necessità dei suoi clienti con prodotti ad alte prestazioni in ambienti operativi sempre più complessi.

L’idea

Tenaris Dalmine ha lanciato dal 2015 un portale on line per semplificare la gestione delle richieste di documentazione riguardante l’amministrazione del personale. Il progetto è nato dalla necessità di automatizzare e rendere più rapidi alcuni processi di competenza dell’ufficio risorse umane, migliorando contemporaneamente i servizi interni a disposizione dei dipendenti.

La progettazione del portale, iniziata nel Marzo 2015, si è conclusa in Luglio quando il portale on-line è entrato in funzione.

La domanda

Le esigenze prese in considerazione erano molteplici, come prima cosa si volevano ridurre in maniera significativa i documenti cartacei prodotti dall’ufficio risorse umane e dai dipendenti. Si voleva, inoltre, che tutti i dipendenti potessero guardare o scaricarsi i loro documenti anche da casa su un qualsiasi device a loro disposizione. In questo modo si sono ridotte le operazioni di front-office dello sportello ‘risorse umane’. L'idea è quella, una volta completato il passaggio al digitale, di chiuderlo o di tenerlo aperto solo su specifica richiesta.

Chiaramente tutte le funzioni svolte sono implementate garantendo gradi differenti di riservatezza in base alla società, stabilimenti, qualifiche, ruoli, nel pieno rispetto delle disposizioni di legge.

Come è stato realizzato

Per la realizzazione del progetto Tenaris Dalmine ha scelto la piattaforma ARXivar, sviluppata da Able Tech, azienda specializzata in soluzioni di Information & Process Management.

Il punto di partenza è stata l’archiviazione di tutti i documenti in modo da popolare i fascicoli dei dipendenti: sono stati inseriti cud, buste paghe, cedolini, mense, trasferte e documentazione dematerializzata identificativa del dipendente (carta d’identità, patente, CF, stato di famiglia, etc).

Oggi i dipendenti possono accedere, tramite matricola e password, da pc o da mobile, alla documentazione del proprio fascicolo e eseguire le richieste più comuni per le quali prima erano obbligati a recarsi presso lo sportello fisico (comunicazione bonus 80 euro, detrazioni imposta, cambio appoggio bancario, etc.). La gestione dei documenti è regolato da criteri di riservatezza che tengono conto della qualifica del dipendente e del relativo stabilimento di competenza.

Ove le richieste comportino risposte scritte da parte dell’azienda, il dipendente riceverà le stesse firmate digitalmente via mail.

L'operatività del portale è accompagnata da feedback e report mensili che ne evidenziano l’andamento e i dettagli degli accessi.

I vantaggi

• Soddisfazione dei dipendenti e degli impiegati dell’ufficio risorse umane: l’uso della piattaforma ha favorito il personale, che può visionare o scaricare i propri documenti ovunque si trovi, anche fuori dall’orario lavorativo. La soddisfazione è dimostrata dal fatto che solo 1,5% dei dipendenti rinuncia a utilizzare il servizio. Parallelamente, il progetto ha apportato evidenti benefici all’ufficio stesso, che, in questo modo, ha quasi azzerato i tempi di gestione delle richieste;

•Uniformità e controllo delle procedure (sistema di barcode integrato). Una delle difficoltà maggiori è stata quella di omogeneizzare le procedure: nel tempo si erano infatti radicate metodologie diverse a seconda degli uffici di riferimento (dirigenti – quadri – operai). Altro vantaggio in termini di tempo per l'ufficio è determinato dal fatto che il sistema digitale indirizza le pratiche verso il responsabile corretto evitando gli intoppi derivanti dai ‘rimbalzi’ di pratiche tra un ufficio e l'altro;   

•Modulistica sempre aggiornata;

•Eliminazione dell’invio di buste paga, allegati e CUD a mezzo posta (riduzione costi fissi);

•Maggior sicurezza dei dati.

Gli sviluppi

La volontà dell'azienda è quella di allargare la piattaforma a nuovi settori delle risorse umane, in modo da riuscire a coinvolgere altri lavoratori e svolgere altre pratiche. Un ulteriore passo sarà l'inserimento della firma digitale da parte dei lavoratori, upgrade tecnologico che snellirà ulteriormente alcuni passaggi burocratici.