Firenze Fiera: tutti i vantaggi della digitalizzazione

L’azienda
Firenze Fiera S.p.A. è la società che gestisce il quartiere fieristico-congressuale fiorentino.
Situata nel cuore della città, leader tra i poli della Toscana con oltre 100.000 metri quadri di superficie (di cui 65.000 coperti). Ne fanno parte la Fortezza da Basso, capolavoro di architettura rinascimentale del 1500, con una superficie totale di metri quadri 80.000 di cui  55.000 metri quadri coperti, il Palazzo dei Congressi, ospitato nella ottocentesca Villa Vittoria , con una capacità congressuale di circa 1500 posti e un auditorium per 1000 ospiti,  e il Palazzo degli Affari, moderna struttura polifunzionale di oltre 4.000 metri quadri con una capacità complessiva di 1.300 persone.
La privilegiata collocazione e il fascino dei suoi spazi, in cui l’architettura storica dialoga perfettamente con la contemporaneità, sono i fattori che ne fanno un unicum nel panorama fieristico-congressuale mondiale.
La società vanta annualmente un portfolio di importanti manifestazioni fieristiche (alcune delle quali leader nel business della moda maschile e dell’artigianato d’eccellenza), prestigiosi convegni e congressi nazionali ed internazionali, specie nel settore medico-scientifico e informatico-tecnologico.
Firenze Fiera ha in organico  37 dipendenti e sviluppa un fatturato di circa 15 milioni di Euro.

L’idea in breve
L’azienda era in cerca di un sistema di gestione documentale che fosse dotato di un potente motore di workflow per riorganizzare in chiave digitale la logica delle procedure di moltissime aree aziendali (amministrazione, vendite, acquisti, sicurezza) e processi.


L’esigenza
La dematerializzazione di alcune pratiche burocratiche nasce da una generale necessità di modernizzare i flussi, ma anche da più precise esigenze specifiche:
- la mole di documentazione cartacea prodotta e da gestire ha un importante impatto in termini di tempi e costi;
- la necessità di unificare e gestire in maniera più razionale informazioni frammentate, gestite e disperse tra database, uffici e applicazioni differenti;
- la mancanza di procedure e logiche di approvazione standardizzate e applicate rigorosamente.

L’obiettivo è ottimizzare processi e procedure, strumenti e applicazioni, riducendo le inefficienze e velocizzando i flussi.

Cosa è stato realizzato
ARXivar, piattaforma di Information & Process Management, è diventato il motore dei processi amministrativi-contabili delle commesse di Firenze Fiera, consentendo attività di controllo trasversali all’intero processo.
ARXivar è infatti una piattaforma che permette di concentrare in un unico punto tutte le informazioni di un'azienda o di un reparto per poterle gestire in sicurezza in modo facile. Integra in un’unica piattaforma le funzioni di archiviazione, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.
Il modellatore grafico permette di disegnare e rendere funzionante in breve tempo la gestione dei workflow aziendali senza scrivere programmi personalizzati.
L’impianto è stato concretizzato in circa un anno anche se i miglioramenti, che sono incrementali, aumentano con l’utilizzo dello strumento.

I campi di applicazione
È una piattaforma adattabile a qualunque settore aziendale, facilmente integrabile con i sistemi già presenti in azienda e facilmente scalabile su più funzionalità. Firenze Fiera  l’ha adottato per la gestione digitale di: approvazione ordine e fatture di acquisto, approvazione contratti di vendita, distribuzione e monitoraggio documenti sottoposti a protocollo, gestione invio/ricezione email, pec e relative ricevute, ecc.
La piattaforma è stata integrata ai gestionali e sistemi in uso, per migliorare tempi e qualità dei flussi operativi e procedurali.
Firenze Fiera sta inoltre estendendo il progetto di digitalizzazione ad alcune significative procedure come ad esempio quelle relative alla gestione della normativa 231.


I risultati
Concretamente l’adozione di questa piattaforma ha:
 
- ridotto  notevole dei tempi di ricerca dei documenti cartacei;
- razionalizzato le procedure interne e ottimizzato i tempi di ogni attività;
- tracciato gli step approvativi;
- migliorato il processo di centralizzazione/condivisione delle informazioni aziendali;
- monitorato la situazione delle pratiche in lavorazione e la durata delle attività;
- ridotti i casi di proliferazione dei documenti che venivano archiviati più volte, in repository         diversi;
- permesso di accedere alle informazioni profilandole in base ai livelli di riservatezza e  accessibilità.