Garantire la continuità dell’attività commerciale attraverso un’architettura IT innovativa: il caso Farmacie Comunali Riunite

L’azienda 

Le Farmacie Comunali Riunite (in seguito “FCR”) sono un'Azienda Speciale Poli-Servizi del Comune di Reggio Emilia che dal 1903 gestisce le 24 farmacie comunali della provincia e, tramite 2 magazzini di proprietà, la distribuzione all'ingrosso di specialità medicinali e prodotti parafarmaceutici.

L’azienda speciale FCR commercializza i propri prodotti su tutto il territorio italiano attraverso i due siti di commercio elettronico: www.FuturFarma.it per la vendita B2B di farmaci e presidi sanitari direttamente ad ospedali, case di cura, case di riposo, poliambulatori e strutture diverse, www.Saninforma.it per la vendita B2C di prodotti parafarmaceutici al consumatore finale. Una diversa Sezione Aziendale si occupa del Servizio di Documentazione Scientifica; essa gestisce: il sito www.Informazionisuifarmaci.it , l’omonima rivista “Informazioni sui Farmaci”, di cui FCR è editore. Entrambe le “pubblicazioni” sono ritenute un punto di riferimento a livello nazionale per l’informazione indipendente sui Farmaci. Per ultimo, FCR, cura la gestione amministrativa ed organizzativa dei Servizi Sociali del Comune di Reggio Emilia garantendo: servizi socio assistenziali alla popolazione anziana e disabile adulta, servizi socio educativi a bambini e adolescente, servizi di accoglienza per minori e famiglie. Il fatturato aziendale supera i 160 milioni di euro con un numero di dipendenti di circa 250 unità. 

L’architettura IT 

FCR opera in un settore in cui è fondamentale garantire alti livelli di servizio alle farmacie clienti. Infatti, la maggior parte delle richieste d’ordine da parte delle farmacie clienti è concentrata in due fasce orarie, la mattina dalle 12 alle 13 ed il pomeriggio dalle 17 alle 18. In un intervallo di un’ora pervengono oltre 15.000 ordini, che l’area Logistica di FCR deve predisporre e consegnare in poche ore. Allo scopo di automatizzare il più possibile le procedure di ricezione degli ordini, diminuendo il carico di lavoro sul call center commerciale, l’azienda si è dotata di un sito di eCommerce attraverso il quale vengono ricevuti circa l’80% degli ordini. Conseguentemente, una interruzione minima nell’erogazione dei servizi IT di eCommerce o di magazzino avrebbe ripercussioni dannose  sull’attività commerciale e sulla fidelizzazione dei clienti.

Con l’obiettivo di disporre di un’infrastruttura IT che supporti maggiormente i processi operativi, garantendo al contempo un elevato livello di disponibilità dei servizi IT, le Farmacie Comunali Riunite hanno recentemente sostituito il precedente software gestionale sviluppato internamente con un sistema ERP di basato su piattaforma IBM System i. Il nuovo sistema gestionale presiede le attività di ricezione degli ordini dal sito di eCommerce e dal call center, oltre alla predisposizione delle spedizioni in magazzino. L’alta affidabilità dei sistemi informativi è stata garantita attraverso la realizzazione di un’infrastruttura ridondante, grazie alla collaborazione con DeXer, partner IBM. Al primo server IBM iSeries che eroga i servizi del sistema gestionale, ne è stato affiancato un secondo  in cluster. In tal modo, il funzionamento delle macchine è continuamente monitorato, e nel caso in cui uno dei due host smettesse di funzionare l’altra macchina è in grado di subentrare garantendo un servizio continuativo. Per la gestione dei processi di back-up di dati e applicazioni sui due nuovi server, FCR utilizza l’applicativo iTera Vision che sovrintende la replica asincrona “a caldo” tra i due server dei dati assicurando il successo delle operazioni. In tal modo è mantenuta costantemente sul server secondario una copia dei dati e delle applicazioni: in caso di problema imprevisto o per la manutenzione periodica è possibile trasferire gli utenti sul sistema di backup senza interrompere le attività operative.

I benefici

Le Farmacie Comunali Riunite grazie alla nuova infrastruttura IT hanno la possibilità di garantire la continuità delle proprie attività, concentrate in fasce orarie critiche, evitando blocchi imprevisti dei servizi IT e minimizzando l’impatto sugli utenti delle attività di manutenzione programmata e straordinaria. Infatti, l backup dei dati viene ora completato a intervalli regolare in soli 20 minuti senza la necessità di spegnere i server, migliorando conseguentemente il livello di servizio fornito agli utenti.