“Gestione eventi del Chianti”, una piattaforma per la gestione e organizzazione degli eventi

L’ente
L’area del Chianti è formata dai Comuni di Barberino Val d’Elsa, Castellina in Chianti, Greve in Chianti, Impruneta, Radda in Chianti, San Casciano Val di Pesa, Tavarnelle Val di Pesa e Gaiole. il Chianti è un terreno di colli medio alti che si estende per quasi venti chilometri e il suo punto più elevato è il Monte San Michele. Il territorio è bagnato da cinque fiumi che ne movimentano la configurazione con le loro vallate: Pesa, Greve, Ombrone, Staggia e Arbia.

Il nome "Chianti" è sinonimo nel mondo del suo prestigioso vino, ma nei comuni compresi nell’area le attività culturali e sociali sono molto numerose, senza trascurare l’attrattività del territorio per l’arte, la storia, l’architettura, la natura e il paesaggio. Il calendario degli eventi e delle manifestazioni è molto denso.

L’idea in breve

L’organizzazione e la gestione di eventi da parte delle Amministrazioni Comunali è un processo complesso al quale concorrono più attività ed uffici, appartenenti anche ad Enti distinti.
Oltre agli eventi di diretta organizzazione, le Amministrazioni Comunali sono infatti destinatarie di numerose proposte di iniziative da parte di associazioni, privati e Terzo settore, che prevedono  istanze di varia natura (patrocinio, contributo, sostegno non economico, richieste di spazi, pubblicizzazione, strumenti e attrezzature).
Il software “Gestione eventi del Chianti” – ideato dal Comune di Tavarnelle Val di Pesa – risponde alle esigenze di rendere più rapido ed efficace il “workflow” di organizzazione e gestione eventi, semplificare le procedure, evitare sovrapposizioni tra date, organizzare e coordinare al meglio le attività proposte e promuovere le iniziative in modo integrato su un programma a servizio di più Enti, integrabile con altri sistemi.

Le caratteristiche del sistema
Il software consente la condivisione di informazioni tra uffici e Enti attraverso una gestione digitale e semplificata del workflow dell’evento (presentazione – valutazione – esito – pubblicazione) e la creazione di un archivio storico degli eventi svolti.
Un’altra funzionalità è la rappresentazione di un’offerta culturale e turistica inserita in un sistema territoriale comprendente più Comuni: gli eventi, dopo l’approvazione, vengono pubblicati su calendario unico georeferenziato, accessibile a cittadini e turisti, integrabile con una rete più ampia di distribuzione e pubblicazione degli eventi.
Altre funzioni in corso di implementazione sono:
- la condivisione dell’evento sui social network
- l’incremento delle capacità di mappatura e condivisione degli eventi, anche attraverso la proposta di percorsi tematici
- l’integrazione dei contenuti del sistema con altre realtà informative
- l’informazione in tempo reale agli operatori del sistema turistico.

Il sistema prevede la gestione completa del ciclo degli eventi, attraverso un’interfaccia web utilizzabile da utenze molto differenziate. La componente software avrà un’interfaccia che faciliti in linea generale l’integrazione verso sistemi terzi e garantirà un flusso bidirezionale.
Il software è predisposto affinché, nel tempo (integrandolo con più Enti), si possa formare una rete di distribuzione e pubblicazione degli eventi e dei servizi.
Tutto il software e la documentazione realizzati per il software hanno licenza di tipo “open source”.

Inoltre, Linea Comune – società toscana di servizi a partecipazione pubblica – sta lavorando per l’integrazione con Spid, il sistema nazionale pubblico di identità digitale.

I destinatari

La piattaforma è in uso per:

- operatori degli Enti, che ricevono le richieste dall’esterno e gestiscono gli eventi dell’Amministrazione

- operatori di Uffici Turistici e di strutture ricettive, che possono visualizzare il calendario eventi e fornire informazioni a cittadini e turisti

- amministratori e politici, che possono visualizzare e controllare le informazioni sugli eventi elaborate dal backoffice

- associazioni e pro loco, che possono presentare le richiesta all’amministrazione

- cittadini e turisti, che hanno la possibilità di consultare gli eventi sul territorio

I benefici

Il sistema rende visibile il calendario degli eventi nell’area del Chianti, facilitando l’organizzazione e la richiesta di permessi per gli stessi eventi, ma soprattutto contribuisce a valorizzare l’identità del territorio: sviluppando forme di collaborazione tra Amministrazioni, operatori turistici e culturali e associazioni; e a qualificando l’offerta del territorio verso target diversificati, che possono “costruirsi” il proprio viaggio sulla base dei propri interessi.

Uno degli effetti indotti dal software “Gestione eventi del Chianti” è la pianificazione temporale delle iniziative, per evitare sovrapposizioni, ridondanza di proposte in alcune date e scarsità di offerta in altre date: questo è ancora più importante in un’area turisticamente attrattiva dodici mesi all’anno.

Il software proprietario sviluppato dal Comune di Tavarnelle Val di Pesa può essere messo a disposizione in modalità riuso ad altre Amministrazioni interessate all’utilizzo, con particolare riguardo agli altri Comuni del Chianti Fiorentino e Senese.

Inoltre, il sistema è in grado di rispondere agli adempimenti informativi di Città Metropolitana e Regione.