Il digitale al servizio della raccolta di sangue: un software per gestire la community dei donatori

L’IDEA IN BREVE

L’associazione ha progettato BloodManager, un programma che permette di gestire sia gli scritti, con i relativi dati sanitari e le informazioni relative alle donazioni di sangue, che la documentazione e la redazione dei bilanci di ogni singola rete periferica (l’associazione ha 212 sedi sparse nel Friuli-Venezia Giulia). I vantaggi sono notevoli, specialmente nei casi di emergenza: il nuovo sistema permette di gestire dati sanitari aggiornati di tutti i donatori e quindi di contattare subito le persone adatte in caso di necessità di sangue.

L’ESIGENZA

I fattori principali erano tre: la necessità di dematerializzare i documenti, con dati sanitari e sensibili, degli associati per garantire la privacy; l’esigenza di mettere online tutti i dati per renderli accessibili alle sedi periferiche ed evitare invio continuo di carta con relativi costi di spedizione; la necessità di verificare al meglio le attività economico-finanziare delle sedi periferiche.

LA SOLUZIONE

Il gestionale è stato progettato dalla società ed è stato realizzato da una giovane software house. Il collegamento al programma viene tramite il web. È garantita compatibilità per tutti i browser e l’accesso da ogni dispositivio. Le funzionalità del gestionale sono cinque: “Donatore” (che comprende gestione anagrafica, dei dati sanitari, delle donazioni presso gli ospedali, assegnazione automatica delle benemerenze e la stampa delle tessere di riconoscimento), “Donazione” (un grafico che presenta le donazioni e le iscrizioni dal 1960, permettendo di visualizzare dettagli sulla donazione per ciascuno iscritto, per ciascuna sede o gruppo di sedi), “Convocazione” (via mail e sms, il donatore viene avvisato se ci sono necessità di sangue; il messaggio inviene inviato in base a un calcolo automatico della disponibilità del donatore secondo le normative vigenti in materia di donazione periodica di emocomponenti), “Bilancio” (un sistema di bilancio online per la trasparenza delle sedi periferiche, che prevede l’obbligo di allegare scontrini e fatture per le spese sostenute), “Documenti” (gestione documentale del protocollo e possibilità di condivisione dei documenti tra utenti o gruppi) e “Messaggi” (possibilità di inviare messaggi di testo tra utenti del gestionale). Il sistema è inoltre progettato per ricevere aggiornamenti giornalieri dal Sistema sanitario regionale del Friuli-Venezia Giulia. Il programma ha vari livello di accesso ed è stato sviluppato con tecnologia Drupal e Sql Server.

IL CAMBIAMENTO

Il rapporto con i donatori è radicalmente cambiato. Adesso possono modificare direttamente le loro schede anagrafiche, aggiornare i dati sanitari, indicare se hanno donato sangue all’estero o in altre sedi. Può inoltre contattare direttamente gli uffici amministrativi dell’associazione, contattare o scrivere un medico: in questa maniera può sapere se è in grado di donare e dare o meno la propria disponibilità in caso di emergenze. Si tratta di un programma molto facile da usare, una necessità per un’associazione che ha sedi periferiche gestite da persone che vanno dai 20 agli 80 anni. Il sistema ha poi avuto un ruolo decisivo nel  far diventare l’Afds una delle prime associazioni che ha ottenuto il Certificato di qualità ISO 9001:2008 per la donazione del sangue.

Il gestionale è entrato in vigore il 1° gennaio 2014 e ha permesso una riduzione di spese di circa 15 per cento su carta e del 25 per cento sui costi di spedizione, per un risparmio stimato in circa 40 mila euro. La stima è di abbattere, entro la fine dell’anno, le spedizioni del 40 per cento e la carta del 25 per cento. Il gestionale è stato studiato per funzionare a livello internazionale: è in corso per esempio una partnership con realtà slovene e croate. L’associazione possiede quindi una risorsa che è facilmente configurabile anche da altre organizzazioni che ne facciano richieste, e che è modulabile in base alle esigenze delle singole realtà.

L’AZIENDA

L’Associazione friulana donatori di sangue (Afds) rappresenta, con i suoi 55 mila iscritti, un punto di riferimento sia a livello regionale che a livello nazionale. Tra i propri obiettivi c’è quello di promuovere di una “coscienza trasfusionale”, in modo che ogni cittadino senta il dovere umano e sociale di donare il proprio sangue e/o le sue componenti: almeno una volta l’anno; gratuitamente; anonimamente e volontariamente. Oltre alla sede centrale di Udine sono presenti 221 sedi periferiche nel Friuli-Venezia Giulia. L’Afds è socio fondatore della Fidas.