Il Fornitore e la Grande Distribuzione: l’EDI per lo scambio di piccoli e medi volumi documentali: il caso ZaroCarni S.p.A.

L’azienda

ZaroCarni è un’azienda del settore alimentare, specializzata nella macellazione, nella lavorazione e nella commercializzazione di carni fresche e congelate. Fondata nel 1980 e con sede a Lonate Pozzolo, in provincia di Varese, ZaroCarni impiega 40 dipendenti e si rivolge a clienti nazionali, che comprendono i principali marchi della Grande Distribuzione Organizzata e diversi punti vendita retail sul territorio (macellerie).

L’applicazione

La richiesta da parte di uno dei maggiori clienti della GDO di far uso di un sistema automatizzato per l’interscambio elettronico dei documenti con il sistema informativo di ZaroCarni ha indotto l’azienda ad avvalersi della collaborazione del provider Edicom per la fornitura del servizio adatto ad implementare la tecnologia EDI.

In particolare, l’implementazione del progetto ha riguardato la dematerializzazione dell’emissione delle fatture e della ricezione degli ordini, seguendo un iter caratterizzato inizialmente da una soluzione manuale basata su Web (in grado di gestire il monitoring delle comunicazioni EDI/EURITMO, convertendo in PDF gli ordini ricevuti e permettendo la creazione semiautomatica delle fatture attraverso schermate di data entry), per poi evolvere, dati i crescenti volumi di documenti da gestire, verso una soluzione automatica ed integrata con il Sistema Informatico Interno all’azienda.

Considerato il volume contenuto delle “transazioni” (messaggi scambiati nel formato EDI) ZaroCarni ha scelto di ricorrere solo parzialmente all’outsourcing dei servizi di gestione documentale, delegando ad Edicom la parte di mappatura e scambio dati nel formato Standard richiesto dal cliente, lasciando all’interno della propria azienda il monitoraggio dei flussi documentali e la conservazione delle fatture.

L’impatto del sistema di trasmissione sui processi produttivi dell’azienda ha riguardato soprattutto l’Area Contabile, che ha ridotto significativamente i tempi necessari all’emissione delle fatture relative agli ordini evasi, ha aumentato la quantità di documenti che è in grado di produrre e ha eliminato i costi prima necessari per la stampa, l’imbustamento e la spedizione via posta dei documenti.

I benefici

Il sistema d’interscambio dei documenti in formato EDI fornito da Edicom ha permesso a ZaroCarni di raggiungere un più elevato livello di precisione nella compilazione delle fatture, a fronte di una sensibile riduzione dei tempi e delle risorse necessari alla loro emissione e invio presso il cliente, che a sua volta beneficia di un sistema di trasmissione più efficiente per ricevere e gestire le fatture, riducendo inoltre i tempi necessari all’esecuzione dei pagamenti.

Un’analoga ottimizzazione è ravvisabile anche nella gestione degli ordini, per i quali sono diminuiti consistentemente il Lead Time di consegna e gli errori. La modalità di condivisione dei documenti esclusivamente elettronica, infine, ha eliminato l’utilizzo della carta e i relativi costi e ha liberato il personale addetto alle mansioni di produzione e controllo dell’emissione delle fatture, aprendo la strada alla ricollocazione di tale personale ad attività a maggior valore aggiunto.