Il sistema EBR (Electronic Batch Record) permette di controllare in real time il processo produttivo con un incremento dell’efficienza e una riduzione degli errori: il caso HPI

L'AZIENDA
HPI nasce nel 1995 come azienda specializzata nella produzione per conto terzi di integratori alimentari e cosmetici, curandone contemporaneamente la formulazione, la produzione il confezionamento e l’eventuale spedizione ai vari distributori. Attraverso il suo laboratorio interno, HPI è in grado di sviluppare nuove formulazioni, procedendo alle necessarie notifiche presso il Ministero della Salute e consegnando al cliente il prodotto finito: tutti i processi che compongono la filiera, dalla scelta delle materie prime al packaging, sono sottoposti ad approfonditi controlli di qualità, applicando le norme di buona fabbricazione in tutte le fasi del ciclo produttivo. HPI è associata a FederSalus (Federazione Nazionale Aziende Prodotti Salutistici), a UNIPRO (Associazione Italiana delle Imprese Cosmetiche). L’azienda ha fatturato nel 2012 circa 16,4 milioni di euro con 50 dipendenti.
 
L'APPLICAZIONE
Nei moderni processi produttivi, in particolare se sviluppati su ciclo continuo, il tracciamento dell’efficienza e l’individuazione tempestiva delle problematiche di linea sono un tassello fondamentale per permettere all’azienda di ottenere un livello di servizio elevato ed un controllo dei costi effettivo. I vecchi sistemi di controllo, basati sulla centralizzazione della responsabilità in capo a figure specifiche, non garantiscono più un risultato soddisfacente; la delega della stessa, mediante la partecipazione attiva dell’operatore di linea nel controllo, diventa oggi punto nodale per il raggiungimento di nuovi standard qualitativi. L’ottenimento di questo risultato vede come requisito la presenza di un sistema informativo che renda possibile il collettamento e l’analisi real time delle informazioni dal campo in modo semplice, diretto e veloce. Il Batch Record, in conformità con le Current Good Manufacturing Practice (CGMP), è il documento che fornisce la garanzia che ogni singola fase ed operazione del processo produttivo di ogni lotto sia stata eseguita correttamente; lo sviluppo dello stesso sul sistema informatico SAP è stato il cuore dell’implementazione realizzata da HT per HPI. Prima dell’introduzione del sistema gestionale SAP, HPI realizzava questo processo mediante un Batch Record cartaceo: la rilevazione sul campo dei dati era realizzata manualmente e nessuna forma di controllo dei dati era possibile se non a posteriori. L’introduzione del batch record elettronico, portato agli operatori di produzione mediante l’installazione di pannelli touch screen a bordo macchina collegati direttamente con l’ERP ha permesso di avere in tempo reale una solida base dati per un’analisi immediata che permette di valutare le informazioni con la possibilità di agire tempestivamente. L’implementazione della soluzione, grazie all’ estrema flessibilità ottenuta nell’interfaccia uomo-macchina, ha anche permesso, in aggiunta alle funzionalità base di registrazione e controllo, di introdurre funzioni mirate allo scambio diretto di informazioni verso l’operatore (ad esempio, l’avviso in caso di una modifica della ricetta produttiva) e di tracciamento della performance di linea (analisi OEE). La gestione della validazione e della tracciabilità del dato, in linea con le norme vigenti, è stata garantita mediante la presenza di firme digitali di controllo degli operatori. Ora è possibile l’autenticazione da parte degli utenti tramite la lettura del codice a barre del cartellino. Anche le  funzioni critiche come il dispensing ossia la tracciatura dei lotti e delle quantità utilizzate in pesatura sono visibili su terminali touch screen; grazie a tali funzioni ad esempio è possibile automatizzare i processi di scarico relativi agli ordini con conseguente drastica riduzione dei tempi gestionali di reparto. Punto nodale della soluzione è l’implementazione diretta sull’ERP SAP: nessuna interfaccia o sistema esterno è presente. Le transazioni e la presa dati avvengono direttamente all’interno dell’ambiente SAP di produzione. Particolare attenzione è stata data allo studio dell’interfaccia utente affinché l’operatore possa essere efficiente ed efficace nelle operazioni al terminale SAP. La scelta, che garantisce molteplici vantaggi e flessibilità, è stata l’utilizzo di pagine web-dynpro accessibili mediante browser Web.
 
I BENEFICI
Grazie al Batch Record elettronico integrato nel sistema di gestione dell’ azienda è possibile un monitoraggio dell’intero ciclo di produzione con un controllo puntuale dei dati: ora i dati reali e certificati consentono di analizzare il processo produttivo in termini di costi e tempi, evidenziando criticità da risolvere. Grazie all’attuale sistema integrato è possibile una maggior condivisione delle informazioni da parte degli operatori che si sentono maggiormente coinvolti e responsabilizzati per un miglioramento delle procedure di lavoro.
In precedenza il Bach Record era cartaceo. Ora l’utilizzo di quello elettronico ha permesso una riduzione della documentazione cartacea e delle operazioni di compilazione manuale, favorendo l’eliminazione di disguidi ed errate letture di dati. Grazie al nuovo software di gestione è possibile tracciare lo stato di avanzamento degli ordini con un Incremento del livello di soddisfazione dei clienti.