Il software di gestione del laboratorio di analisi si “espande” e diventa un gestionale a 360°. Il caso Archa

L'IDEA IN BREVE

ARCHA (Analisi e ricerche in chimica applicata) effettua da oltre 20 anni analisi in campo chimico e microbiologico ed è accreditata da ACCREDIA a garanzia della competenza tecnica e dell'idoneità professionale degli operatori. La necessità di un nuovo sistema automatico di gestione del laboratorio di analisi ha messo l’azienda di fronte a una grande opportunità: realizzare un gestionale capace di tenere sotto controllo tutti i processi aziendali. Dal laboratorio alla gestione delle agende, dalla formazione del personale alla richiesta di ferie, dalle commesse alle consulenze: oggi tutto passa per eLABora Net.

L'ESIGENZA

La situazione di partenza in ARCHA era piuttosto frammentata. «Prima dell’introduzione del nuovo sistema – spiega il titolare Antonio Cecchi – utilizzavamo un gestionale in Visual Basic sviluppato da noi per il laboratorio, un gestionale amministrativo standard per l’amministrazione e una serie di piccoli applicativi in Acces per la gestione del magazzino reagenti». Parte così una articolata fase di progettazione – iniziata nel settembre 2012 – per l’introduzione di un unico sistema in grado di dialogare con tutte le aree aziendali. Il sistema, implementato dal dicembre 2012, è entrato a pieno regime nel gennaio 2014.

LA SOLUZIONE

Laboratori ARCHA (di seguito ARCHA) ha così sviluppato, in partnership con una azienda informatica, un sistema gestionale che segue l’attività aziendale ben oltre il “solo” laboratorio di analisi. Il sistema, denominato eLABora Net; non è un classico LIMS (Laboratory Information Management System) per la gestione dei campioni e prove ma gestisce tutte le attività aziendali, dal badge di ingresso degli addetti, alla formazione, dai documenti alle certificazioni, dai campioni agli strumenti, dalle commesse ai progetti di ricerca, dalla qualità all’ambiente e sicurezza, dai magazzini reagenti e consumabili ai reattivi di riferimento, fino anche alla telefonia VOIP che è stata integrata nel gestionale. Gestisce inoltre tutte le attività comunicative e di marketing. Sviluppato su tecnologie web based permette l’uso da parte di ogni utente con qualsiasi dispositivo e da qualsiasi parte del mondo. Anche i clienti possono accedere alla banca dati personale attraverso user dedicati.

«Oggi non possiamo più fare a meno di questo sistema. Dall’agenda personale alla formazione del personale alla richiesta ferie e permessi, alla gestione del laboratorio, delle commesse, delle consulenze, fino al rapporto con i clienti: tutto è gestito attraverso un unico sistema, tutto è sotto controllo», spiega il titolare.

Un sistema innovativo e unico nel suo genere, nel settore dei laboratori di analisi, che ha consentito una razionalizzazione di tutti i processi e una maggiore produttività che ha portato il fatturato 2013 ad un incremento di oltre il 25 %.

eLABora Net, dopo lo sviluppo, collaudo e successo ottenuto in ARCHA, viene proposto sul mercato per far condividere le funzionalità e le performance a più laboratori di analisi.

IL CAMBIAMENTO

Con l’introduzione di eLABora Net la vita in azienda è cambiata in meglio, con un sensibile incremento di efficienza: tutte le fasi di lavoro sono tracciate e gestite dal sistema che, lavorando su cloud, è disponibile ovunque. Un cruscotto aggiornato in tempo reale, inoltre, offre le indicazioni delle performance e degli eventuali ritardi.

Anche i clienti hanno percepito il cambiamento: «Il sistema – spiega Cecchi – è aperto alla clientela che può accedere con user id e password e può controllare lo stato dei campioni in analisi, e tutti i documenti connessi alla propria commessa: dai preventivi alle trattative, dalle fatture ai verbali di riunione: questo significa che il cliente non deve più telefonarci per conoscere lo stato di una pratica, ma può controllarlo comodamente dal proprio pc».

Ancora, eLABora Net ha permesso una ottimizzazione delle risorse umane: «Fino a un anno fa si pensava di dover rafforzare il personale della segreteria e dell’amministrazione per consentire l’adempimento degli aspetti amministrativi e burocratici: oggi ci siamo accorti che si trattava semplicemente di un problema organizzativo e che non c’è alcun bisogno di nuove risorse».

L'AZIENDA

ARCHA (Analisi e ricerche in chimica applicata) effettua da oltre 20 anni analisi in campo chimico e microbiologico ed è accreditata da ACCREDIA a garanzia della competenza tecnica e dell'idoneità professionale degli operatori. ARCHA è inoltre unlaboratorio di ricerca riconosciuto "altamente qualificato" dal Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca per svolgere attività di ricerca e innovazione tecnologica in campo industriale e ambientale. La struttura di ARCHA è organizzata non solo per condurre ricerche conto terzi, ma anche per aiutare le aziende a presentare ed ottenere finanziamenti tramite bandi regionali, nazionali ed europei.