Migliorare la condivisione delle conoscenze e la standardizzazione dei processi bancari grazie ad una piattaforma di Knowledge Management: il caso Federazione Toscana BCC

L’azienda

La Federazione Toscana Banche di Credito Cooperativo costituisce l’organismo associativo delle Banche di Credito Cooperativo della regione e fornisce rappresentanza, assistenza, consulenza, formazione e servizi di auditing e compliance a 31 Banche di Credito Cooperativo. Le BCC – oltre 400 banche locali autonome in Italia - si sono strutturate in un network, che prende il nome di “Credito Cooperativo”, volto ad assicurare l’integrazione, le sinergie e le economie di scala tra e per le singole banche. La Federazione Toscana aderisce a Federcasse, l'organismo nazionale del Credito Cooperativo e fa parte della Confcooperative Toscana. La società non ha fini di lucro ed ispira la propria attività ai principi della mutualità e della solidarietà propri della tradizione del Credito Cooperativo.

L’applicazione

Con l’obiettivo di descrivere e formalizzare i processi bancari in maniera organica, standardizzata ed automatizzata, la Federazione Toscana Banche Credito Cooperativo ha adottato a partire dal 2008 uno strumento di Business Process Management (BPM) che consente di ottimizzare l’attività di mappatura dei processi aziendali e la condivisione delle analisi effettuate. Tale attività è particolarmente rilevante nel settore bancario perché sottoposta a frequenti revisioni a causa dell’evoluzione del contesto normativo e dell’impatto sull’intera organizzazione. La consistente documentazione relativa ai processi mappati viene così memorizzata in un repository centrale per tutte le Banche di Credito Cooperativo (BCC) utilizzando documenti in formato standard progettati per facilitarne la gestione. Le 31 BCC associate riadattano i processi standard - disponibili a sistema - in base al proprio modello organizzativo in una sezione del repository, che contiene i processi di loro pertinenza. L’attività di personalizzazione è facilitata da processi automatizzati che rilasciano in automatico la documentazione standard in buona parte già adeguata al disegno organizzativo di ogni singola banca;  le banche associate hanno, così, un framework di lavoro predefinito, che permette di intervenire solo su quelle attività che differiscono rispetto alla mappatura standard dei processi. Per migliorare la diffusione della conoscenza aziendale e l’efficienza nella gestione del cambiamento organizzativo, il BPM è stato integrato nel 2009 con un Knowledge Management System (KMS), denominato KADMA, al quale si accede attraverso il portale intranet, anch’esso personalizzato da ogni singola BCC. La caratteristica principale di questo sistema consiste nell’aver integrato la mappatura dei processi di lavoro con il documentale interno, consentendo a tutti i dipendenti delle banche di accedere in modo sicuro e veloce a tutta la documentazione riguardante una singola operazione o una singola attività.

I benefici

Il nuovo progetto ha permesso una riduzione del tempo dedicato alla mappatura e condivisione dei processi aziendali: i responsabili delle BCC territoriali non si devono più concentrare come in precedenza sul disegno dei processi, ma possono occuparsi dei contenuti intervenendo su documentazione in buona parte predefinita. La nuova modalità di distribuzione della documentazione, la personalizzazione ed il rilascio delle mappature a tutte le banche ha favorito una standardizzazione dei processi di lavoro. In tal modo è stato possibile formalizzare anche la condivisione delle conoscenze, in precedenza basata sull’esperienza dei colleghi più anziani relativa all’organizzazione, alle normative e alle metodologie di lavoro già in uso presso le BCC. Il repository personalizzato dalle singole BCC per i loro diversi sistemi organizzativi, arricchito dalla correlata documentazione, assicura un incremento dell’efficacia dei progetti interni di cambiamento organizzativo fornendo un valido supporto all'operatività dei dipendenti del Credito Cooperativo Toscano. La divulgazione e la condivisione della conoscenza dei processi e delle interrelazioni fra essi ha portato ad un’ottimizzazione del flusso informativo fra la Federazione Toscana e le 31 BCC, contribuendo a creare una cultura aziendale basata sui processi e sulle loro performance, nel rispetto di un contesto normativo in veloce evoluzione.