Migliorare l’efficienza dell’Avvocatura dello Stato attraverso un innovativo sistema di gestione documentale: il caso Avvocatura dello Stato di Bari

L’azienda

L'Avvocatura dello Stato è un organo tecnico statale istituito formalmente nel 1876 che si occupa delle questioni legali delle amministrazioni statali quali Ministeri, Enti pubblici, scuole, università, ecc. L’organizzazione dell’Avvocatura è su base territoriale: l’Avvocatura generale dello Stato ha sede a Roma mentre le 25 Avvocature distrettuali risiedono presso le Corti d’Appello locali. In Puglia sono presenti due Avvocature distrettuali a Lecce ed a Bari. L’Avvocatura distrettuale di Stato di Bari conta attualmente 11 avvocati e 28 impiegati amministrativi ministeriali, per un totale di 39 dipendenti.

L’applicazione

A partire dal 2004, con l’obiettivo di ridurre i costi relativi all’archiviazione degli atti, l’Avvocatura dello Stato di Bari ha intrapreso un progetto sperimentale per la dematerializzazione e l’archiviazione digitale dei propri documenti. I sistemi informativi dell’Avvocatura di Bari gestiscono oltre al protocollo informatico di primo livello predisposto dall’Avvocatura generale per la protocollazione degli atti, anche le informazioni relative alla vita dei fascicoli quali, ad esempio, l’autorità giudiziaria, il nome del giudice, le udienze e le scadenze. La prima fase del progetto ha previsto l’integrazione del sistema informatico di protocollazione con un repository digitale che contiene le immagini degli atti, dei documenti e degli allegati inviati e ricevuti dall’Avvocatura di Bari. La documentazione viene quindi scannerizzata quotidianamente e trasformata in file formato PDF. Attualmente sono archiviati oltre 380.000 documenti, molti dei quali possono superare le cento pagine, e la banca dati si alimenta con circa 60.000 documenti nuovi ogni anno. Il nuovo sistema viene gestito autonomamente dall’Avvocatura dello Stato di Bari, pur essendo integrato con i sistemi informativi dell’Avvocatura generale dello Stato. Per ogni fascicolo è così possibile visualizzare a sistema tutte le informazioni contenute sia nella banca dati centrale sia nella banca dati locale dell’Avvocatura di Bari, ottenendo in questo modo l’esatta replica digitale dei fascicoli cartacei.

La fase successiva del progetto prevede l’adozione di moduli software a supporto della collaborazione tra il personale addetto. Tale sistema gestisce le diverse attività legate a ciascun fascicolo digitale permettendo a ciascun avvocato, ad esempio, di segnalare le scadenze amministrative assegnandole direttamente al personale dell’Avvocatura. Ad esempio, gli avvocati possono segnalare le scadenze per il ritiro delle copie delle sentenze al personale addetto, che ritrova tale compito a sistema tra le attività da svolgere durante la settimana. L’Avvocatura dello Stato di Bari prevede di estendere ulteriormente l’utilizzo dei nuovi sistemi attraverso l’integrazione con un sistema di posta elettronica per la comunicazione tra le Avvocature ed il Ministero, che attualmente sono in comunicazione tra loro solo attraverso il fax ed il tradizionale servizio postale.

I benefici

Grazie al nuovo sistema, ciascun avvocato può reperire in modo rapido i fascicoli di interesse, visualizzando a video le informazioni, senza dover richiedere di volta in volta in archivio i volumi in formato cartaceo. È così diminuito in modo consistente il tempo di risposta da parte degli avvocati, con un conseguente aumento della produttività dell’Avvocatura e della qualità del lavoro dei dipendenti. Il nuovo sistema, oltre all’immediata accessibilità e reperibilità degli atti, ha consentito la drastica riduzione della movimentazione dei fascicoli e la diminuzione dell’impatto sui processi interni dell’Avvocatura di attività a basso valore aggiunto quali, ad esempio, la ricerca dei volumi cartacei e l’attività di fotocopiatura, cui è associata anche la diminuzione dei costi sostenuti per l’utilizzo di carta. Inoltre, è stato possibile riqualificare parte del personale dedicato agli archivi che ora può essere dedicato ad attività a maggior valore aggiunto. Analogamente, i moduli per la gestione del workflow hanno assicurato un miglioramento dell’attività svolta dall’Avvocatura, con un recupero di efficienza per il personale amministrativo stimato in circa il 25%. Infine, la gestione digitale dei processi lavorativi consente la tracciabilità delle attività svolte da tutti i dipendenti dell’Avvocatura, contribuendo a migliorare il controllo sui processi interni e la pianificazione del lavoro.