Monitorare il livello di servizio reso ai clienti e ridurre i costi di gestione grazie ad un sistema informatico di gestione delle Risorse Umane: il caso MARKAS S.r.l.

L’azienda

Markas Service fondata nel 1985 in Alto Adige è un’azienda specialista nella progettazione ed erogazione di servizi di Facility Management: dai servizi di pulizia ed igiene per strutture ospedaliere e socio-assistenziali alla gestione di cucine e grandi cucine per strutture pubbliche quali ospedali, case di riposo, scuole, università; dai servizi nell’ambito dell’economia domestica per strutture sanitarie pubbliche e private all’erogazione di servizi integrati in strutture socio-assistenziali. Markas Service opera in tutta Italia nelle principali regioni italiane. Grazie al lavoro di oltre 4500 dipendenti distribuiti tra la sede di Bolzano e le filiali italiane di Cuneo, Padova, Trezzo (MI), Pescantina (VR), Bari e quelle estere in Austria, Romania e Polonia, Markas Service ha raggiunto nel 2009 un fatturato di 117 milioni di euro.

L’applicazione

Con lo scopo di migliorare la qualità del lavoro dei propri dipendenti, incrementando al contempo il monitoraggio delle performance dei servizi resi ai clienti, Markas Service ha intrapreso a partire da giugno 2008 un progetto in collaborazione con Zucchetti relativo all’Area Risorse Umane per la gestione del personale. Poiché l’azienda ha diverse sedi dislocate sul territorio nazionale e un consistente numero di dipendenti che operano presso i clienti, Markas ha introdotto il terminale tascabile Gong MDC assegnato a ciascun dipendente per il rilevamento delle presenze e l’identificazione delle attività lavorative svolte. In questo modo, il personale distaccato presso i clienti è in grado di registrare autonomamente l’orario di inizio e di fine della sua prestazione lavorativa e le relative mansioni svolte attraverso la scansione di un Tag RFid con il proprio terminale MDC. In tal modo, in base al dettaglio delle informazioni raccolte Markas è in grado di quantificare con precisione le ore di lavoro svolte dal singolo dipendente verificandone nello specifico il tipo di attività e il tempo impiegato. Markas utilizza inoltre una un soluzione per garantire la sicurezza sul posto di lavoro ai dipendenti. L’azienda veneta ha mappato processi ed attività aziendali, inquadrando al loro interno le varie figure professionali presenti e gli strumenti di sicurezza necessari per ciascuna figura professionale: ogni oggetto utile per lo svolgimento delle differenti mansioni è stato munito di tag RFId. In tal modo, al momento di oltrepassare i varchi elettronici di accesso per raggiungere il posto di lavoro, ogni dipendente viene controllato e non può oltrepassare il varco se non è equipaggiato a norma.

Per una migliore e più immediata comunicazione tra la Direzione Risorse Umane e i dipendenti, Markas ha realizzato il portale ERM (Employee Relationship Management) che consente ai dipendenti muniti di PC di inserire i propri giustificativi (mancate timbrature, permessi, malattie) e le ferie direttamente tramite Web e di controllarne lo stato di approvazione. Per i dipendenti che per l’attività svolta non sono soliti all’uso del PC, l’azienda Altoatesina ha adottato un apposito terminale touchscreen sul luogo di lavoro. HR Totem (questo il nome del terminale touchscreen realizzato da Zucchetti) oltre al rilevamento delle presenze consente di inserire i giustificativi per le ferie e di visionare i documenti amministrativi (cedolino e CUD).

I benefici

La rilevazione delle presenze in tempo reale e il tipo di attività svolta con il dettaglio delle ore lavorate dal singolo operatore garantisce a Markas, non solo la raccolta di un dato importante al fine del calcolo della retribuzione, ma un monitoraggio costante delle attività svolte a garanzia di un controllo ed di una valutazione della qualità dei servizi resi ai clienti. Il portale ERM insieme ai rilevatori portatili e quelli touchscreen a parete oltre alla registrazione delle presenze, hanno contribuito in automatico a velocizzare la circolazione del flusso informativo tra l’ufficio personale e tutti gli utenti dell’azienda. I diversi applicativi sono integrati ad unico database. Grazie ad una gestione del personale e dei processi aziendali efficiente, completa e automatica Markas ha potuto monitorare il lavoro dei propri addetti a tutela di una maggior qualità dei servizi offerti ai propri clienti con un risparmio del 35% dei costi relativi alla gestione del personale. La mappatura delle diverse figure aziendali nelle varie aree con relative attività svolte ed equipaggiamento richiesto a norma di legge ha consentito a Markas di tutelare maggiormente la sicurezza del proprio personale.