Nutkao: il nuovo workflow ottimizza il processo di personalizzazione dei prodotti

L'azienda

L’azienda è nel settore alimentare dal 1982 con la produzione di crema spalmabile a base di cacao e nocciole, per la quale è leader mondiale nel settore private label. Ha inoltre un ruolo rilevante nel mercato italiano dei semilavorati per l’industria dolciaria (cioccolato liquido, cioccolato in gocce, creme in cisterne e in secchi). Il fatturato è cresciuto da 69 a 120 milioni di euro dal 2010 al 2015 e il 2016 segna già un +7% sul 2015.

I dipendenti della sede Italiana sono attualmente poco più di 200. L’azienda ha inaugurato nel 2015 un nuovo stabilimento produttivo negli Stati Uniti (North Carolina).

L’idea in breve

Il core business dell’azienda è principalmente orientato alla produzione conto terzi, non direttamente legato al marchio ‘Nutkao’ propriamente detto. Uno dei punti di forza dell’azienda è la capacità di personalizzare i prodotti secondo le necessità del cliente, dalla ricetta al packaging. Il processo di creazione e modifica dei prodotti finiti genera da sempre notevoli complessità organizzative, coinvolge tutte le funzioni aziendali e richiede massima precisione e velocità per assicurare tempi di riposta rapidi con livelli qualitativi adeguati.
In anni di forte crescita Nutkao ha deciso di adottare un gestore di workflow per garantire una raccolta strutturata delle informazioni (distinte base, conti economici, dati nutrizionali ed etichette) e una comunicazione costante verso i reparti di confezionamento e raffinazione sulla corretta scheda di prodotto.
Inoltre, il gestore di workflow permette ai commerciali, tramite ipad, di richiedere campioni di prova, verificandone in tempo reale la disponibilità.

L’esigenza di personalizzare i prodotti e di digitalizzare i processi

L’azienda lavora principalmente per tutta la grande distribuzione del mondo e produce cioccolati per l’industria, settore nel quale la personalizzazione è un punto di forza. Negli ultimi anni, in particolare grazie alla forte spinta commerciale dei prodotti bio, con burro di cacao, olio di girasole, UTZ e RSPO, si è assistito ad un aumento importante delle richieste di nuovi articoli e o variazioni degli esistenti. Una variazione anche minima può richiedere prove di laboratorio, campionature, creazione e revisione del packaging, valutazioni economiche. Il processo prima era gestito attraverso un intenso scambio di email tra gli interessati e la distribuzione delle schede prodotto in formato cartaceo nei reparti: era efficiente solo grazie all’impegno delle persone e al numero limitato di richieste. Ma l’aumento delle richieste e dei carichi di lavoro, ha portato l’azienda alla decisione di strutturare il processo e di informatizzarlo per tracciare le modifiche e consentire a tutti di avere lo stato di avanzamento dei processi in tempo reale.

Il nuovo workflow

A partire dal 2014, l’area IT dell’azienda si è occupata di selezionare un software che permettesse di modellare il processo nel modo più flessibile possibile, valutandolo sia dal punto di vista tecnologico, ma anche della capacità del partner di rispondere velocemente alle richieste. Il partner prescelto è stato IBIMEC (www.ibimec.it) che realizza direttamente l’IBPM.

Chi utilizza l’applicazione ha la possibilità di richiedere un nuovo prodotto finito, una variazione o una campionatura, la direzione industriale ha poi il compito di definire con pochi click quali ruoli aziendali dovranno essere coinvolti in funzione del tipo di richiesta. Eseguita questa operazione, il processo prende forma e richiede agli attori l’inserimento di informazioni e/o l’esecuzione di attività extra sistema, guidando la richiesta in modo dinamico. Una volta concluso il processo, i dati vengono pubblicati in modo ufficiale sull’ERP e le schede prodotto diventano consultabili, sempre attraverso l’applicazione, sugli ipad presenti sulle linee produttive.

Benefici ottenuti

Tutte le attività vengono tracciate, è quindi possibile verificare ogni modifica e creazione di nuovi codici, permettendo a tutti di verificare lo stato di avanzamento della richiesta.

Attraverso l’adozione di un motore di workflow l’azienda ha l’opportunità di vedere istantaneamente le inefficienze del processo e di rimodellarlo in funzione del mutare delle condizioni operative.

Prima di adottare lo strumento, l’azienda gestiva 180 richieste di nuovi prodotti e modifiche all’anno e circa 600 campionature, ora i numeri parlano di 630 richieste di nuovi prodotti o modifiche e 1500 campionature annue. In sostanza, senza lo strumento e la revisione costante del processo, non sarebbero stati in grado di gestire questa mole di richieste.