PROVINCIA DI BRESCIA – CRUSCOTTO DELLE PERFORMANCE

L’ENTE
La Provincia di Brescia, da anni promotrice di iniziative di eGovernment, è stata l’Ente capofila del progetto nazionale Elistat, che ha previsto la progettazione, lo sviluppo e la messa in rete di un sistema integrato di indicatori statistici relativo a tutte le funzioni e i servizi di competenza delle Province, per una misurazione costante e pubblica delle loro prestazioni, dei relativi costi e benefici indotti su tutto il territorio nazionale. Nell’ambito di questo progetto è stato sviluppato il cruscotto delle performance.

LA SOLUZIONE A RIUSO
Il cruscotto delle performance è un software fruibile via web che consente agli Enti aderenti, da un lato di esporre sul proprio sito internet le sezioni tematiche del piano delle performance relative a strategie annuali e pluriennali dell’ente, servizi erogati ai cittadini, stato di salute dell’ente e contesto socio-economico del territorio di riferimento; dall’altro lato consente di produrre i documenti relativi al Piano delle Performance e alla Relazione sulla Performance, da approvare poi con idoneo atto amministrativo. La Provincia, come Ente capofila di Elistat, si è impegnata nel coordinare le esigenze di un numero elevato di Enti differenti, riuscendo a identificare indicatori di performance che al contempo fossero standardizzabili alle esigenze ai diversi livelli e rispondenti alla normativa in materia. Il cruscotto delle Performance rappresenta oggi un caso di successo dell’applicazione di ICT in ambito organizzativo e manageriale all’interno di una Amministrazione, riuscendo nel superamento delle difficoltà e resistenze collegate al lavorare secondo una logica di prestazione e di processo. Con particolare riguardo ai servizi erogati e allo stato di salute, il software consente di alimentare i dati in modo guidato, facendo riferimento al sistema di mappatura dei servizi, degli stati di salute e degli indicatori di performance definito nell’ambito del progetto Elistat. Ciò permette di alimentare il proprio piano delle performance e renderlo visibile in modalità semplice ed immediata. Inoltre, essendo il servizio collegato a un unico repository di riferimento dei dati, consente ì di ottenere intrinsecamente gli indicatori di benchmarking. Da un punto di vista funzionale, il sistema permette:
•    Predisposizione Piano delle Performance;
•    Importazione dati;
•    Predisposizione Relazione delle Performance;
•    Pubblicazione del Piano delle Performance su pagine web navigabili dalla collettività.
I risparmi conseguibili grazie all’utilizzo della soluzione, in termini di efficienza interna nella gestione dei processi e dei servizi, sono legati principalmente a una drastica riduzione dell’effort necessario per l’elaborazione del Piano e della Relazione delle Performance, a partire dalla fase di raccolta dati, popolamento delle tabelle, formattazione del documento fino alla fase finale di pubblicazione sul portale dell’Ente. In una Provincia di media grandezza (500.000 abitanti) il tempo Uomo prima dell’Adozione della soluzione è stimabile in 2 persone per 30 giorni lavorativi, mentre dopo l’adozione della soluzione è stimabile in 1 persona per 20 giorni lavorativi; i risparmi possono essere quantificati in circa 6.000 €/anno. Con riferimento all’efficacia esterna, grazie a questo strumento la collettività ha la possibilità di conoscere le performance dell’Ente mediante consultazione di pagine web navigabili con logiche semplici e conosciute. I dati visualizzati potranno essere aggiornati con la frequenza scelta dall’Ente stesso. La soluzione rappresenta inoltre uno strumento immediato e sintetico nelle mani dei decisori per valutare le prestazioni raggiunte dall’Ente e individuare eventuali azioni correttive del percorso intrapreso.
Per come è stato progettato, l’applicativo incentiva infine la centralizzazione dell’attività di elaborazione del Piano, delegando ai singoli settori dell’Ente sono la fase di selezione degli indicatori da monitorare e di raccolta dati semplificando così notevolmente l’operatività del processo.

LA DIFFUSIONE SUL TERRITORIO
Il sistema è attualmente adottato da otto Enti, e intorno a esso si sta sviluppando una community con l’obiettivo di sostenere in modo associato gli oneri di manutenzione e aggiornamento nel tempo del sistema, e di sviluppare nuove funzionalità. Il software si basa su una piattaforma open source che non richiede una specifica licenza per il riusante; tutte le Amministrazioni sono potenzialmente idonee al riuso della soluzione, dai piccoli Comuni sino agli Enti di livello superiore. Per facilitare il processo di riuso la Provincia mette a disposizione del riusante la manualistica con procedure di installazione, configurazione e manuale utente. Attualmente è in corso di sviluppo da parte della Provincia un nuovo modulo funzionale di back office, finalizzato a supportare la gestione del processo di valutazione della performance individuale dell’Ente. Tale modulo, complementare e integrato al cruscotto delle performance attualmente in uso, sarà rilasciato e reso disponibile agli Enti aderenti alla community entro la fine del 2013.