REGIONE PIEMONTE – ACTA ARCHIVIO E PROTOCOLLO INFORMATICO

DESCRIZIONE DELL’ENTE
Compete alla Direzione Innovazione, Ricerca, Università e Sviluppo energetico sostenibile l'assistenza tecnica alla Giunta Regionale per la definizione degli obiettivi e dei programmi da attuare, nonché l'attività di coordinamento ed indirizzo ai Settori in materia di innovazione nell'ambito delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione ed il raccordo con il CSI Piemonte e le altre società partecipate, in coerenza con gli indirizzi nazionali e comunitari in tema di agenda digitale.

DESCRIZIONE DELLA SOLUZIONE
ACTA (Archivio e Protocollo informatico) si colloca nell’ambito delle soluzioni di gestione documentale per l’archiviazione, conservazione e protocollazione dei documenti, secondo le normative di riferimento e il modello funzionale dello standard Moreq2, elaborato dall’Unione Europea. ACTA è stato sviluppato per costituire l’archivio ufficiale dell’ente: raccoglie i documenti in un’organizzazione logica e gerarchica precostituita (schema di classificazione), individuata sulla base dell’analisi di competenze e attività dell’Amministrazione. ACTA si posiziona logicamente quale elemento trasversale al sistema informativo dell’Ente, mettendo a disposizione di tutte le procedure informatiche i propri servizi e agevolando gli utenti nel rapido reperimento dei documenti, sulla base del profilo d’accesso. La soluzione è parte del progetto DoQui (www.doqui.it), il sistema per la gestione dei flussi documentali della pubblica amministrazione composto da diversi strumenti informatici per organizzare, archiviare, conservare e condividere documenti in un’ottica di completa dematerializzazione. DoQui propone una soluzione, conforme al CAD, open source, flessibile e orientata al riuso delle componenti per assicurare la fruibilità del sistema, anche in filiere documentali diverse da quella di origine.
ACTA offre un unico archivio logico per la gestione della documentazione dell’Ente, digitale e cartacea, protocollata e non, indipendentemente dal sistema/settore di produzione. ACTA definisce regole d’accesso e modelli organizzativi validi per tutte le filiere documentali che confluiscono sull’archivio sia con modalità manuale che automatizzata. Consente inoltre l’archiviazione e conservazione dei contenuti coerente con la vista di processi e procedimenti amministrativi (es. fascicoli, dossier, ecc.), indipendenti dal singolo ufficio e/o sistema informativo locale. I moduli del sistema ACTA consentono di ottimizzare le procedure dell’ente, assicurare la tracciabilità delle azioni eseguite nel flusso documentale, incrementare la reperibilità dei documenti, garantire sicurezza e riservatezza delle informazioni, favorire l’eco-sostenibilità grazie all’abbattimento dei consumi di carta, consentire una significativa riduzione degli spazi e dei costi dedicati agli archivi cartacei.
DoQui è stato promosso da Regione Piemonte, Città di Torino, Provincia di Torino, con il supporto di Università e Politecnico di Torino. CSI-Piemonte governa realizzazione e mantenimento delle componenti software; inoltre, come maintainer di software ed evoluzioni, il CSI mette a disposizione dei soggetti tecnici, individuati dalle Amministrazioni aderenti alla community, servizi di supporto e assistenza per assicurare l’aggiornamento del software con il rilascio di nuove versioni e lo svolgimento delle operazioni volte a eliminare anomalie o a interventi evolutivi.
Progetto avviato nel 2008 con la costituzione di un team inter-ente (Regione Piemonte, Città di Torino, Provincia di Torino, Politecnico e Università di Torino) e multi-disciplinare (archivio, organizzazione, IT) per la definizione dei requisiti funzionali. Il completamento dello sviluppo tecnico dei moduli è avvenuto nel 2010. Le risorse coinvolte sono state 21 tra analisti funzionali, progettisti senior, sviluppatori java, addetti ai servizi di assistenza e supporto per le fasi di pre- e post-avvio.

DIFFUSIONE SUL TERRITORIO
Gli utilizzatori dell’intera piattaforma di gestione documentale DoQui, o di alcuni dei suoi moduli, sono ad oggi: Regione Piemonte, Città di Torino, Provincia di Torino, Consiglio Regionale del Piemonte, Consiglio Regionale dell’Abruzzo, Consiglio Regionale Emilia Romagna,  Regione Val d’Aosta, Regione Puglia, Provincia di Alessandria, Provincia di Novara, Comune di Pinerolo (TO), Comune di Borgo San Dalmazzo (CN), ARPA Piemonte, Agenzia Interregionale Fiume Po (AIPO), Amministrazione della Repubblica di San Marino, Consorzio Industriale Sulmona (AQ), Iren Energia SpA. Alcuni ne fruiscono in modalità cloud, altri con istanze dedicate. Gli utenti attivi dei principali enti piemontesi sono 3800 (4500 entro fine 2013) con prospettive di diffusione indirizzate alla dematerializzazione completa di nuove filiere documentali, quali il ciclo passivo degli ordini e la fatturazione elettronica, oltre a quelle già integrate (ad es. cedolini, ordinativi, certificati energetici, pratiche edilizie).