Ridurre i costi dei processi amministrativi grazie a una piattaforma di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva: il caso CSI

L'azienda

CSI (Certification of Safety Institute) è un centro di certificazione e analisi comportamentale fondato agli inizi degli anni ’60 che opera a livello italiano ed europeo nel settore delle certificazioni di prodotti e dei sistemi di qualità aziendale. Grazie alla collaborazione di 82 dipendenti - per la maggior parte ingegneri, fisici e microbiologi - CSI ha sviluppato competenze distintive nei settori dei trasporti, dell’automotive, delle costruzioni, dei veicoli isotermici e della sicurezza alimentare. Ferrari, Maserati, Fiat, Giugiaro, Dalmine, Breda, Tubosider, Saint-Gobain, Artsana, Peg Perego, Poltrona Frau, Barilla, Alessi, Whirlpool, Carrefour e Auchan sono alcuni dei clienti di CSI leader nei propri settori di riferimento. CSI è accreditato Accredia, l'ente nazionale di accreditamento che attesta la competenza, l'indipendenza e l'eccellenza di personale, impianti e attrezzature. L’azienda è parte del Gruppo IMQ - il più importante ente di certificazione italiano e tra i principali in Europa - e ha raggiunto nel 2010 un fatturato di 17 milioni di Euro, il 10% dei quali derivanti da progetti internazionali.

L'applicazione

Il portafoglio clienti di CSI comprende oltre 16.000 imprese clienti e ha rapporti continuativi con circa 8.000 di esse. La trasmissione delle fatture attive e della documentazione relativa al ciclo passivo avviene attraverso l’invio postale, generando un consistente volume documentale cartaceo da controllare, spedire e archiviare. Allo scopo di standardizzare ed automatizzare la gestione dei rapporti amministrativi con le imprese della filiera, CSI ha attuato la riprogettazione dei cicli attivo e passivo. Il progetto prevede l’adozione della nuova piattaforma Web “EASY FATTURA” di Intesa Sanpaolo per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva della documentazione amministrativa e fiscale. In primo luogo, CSI ha portato a termine la mappatura dei processi interni individuando le attività che potranno essere supportate dalla nuova soluzione e quantificando i benefici ottenibili.

Attualmente, il ciclo attivo occupa due addetti dell’Area Amministrativa per circa 36 giorni all’anno nelle attività di stampa delle fatture attive su carta intestata, di preparazione delle buste affrancate e di postalizzazione. Le fatture attive, le fatture passive e i libri contabili vengono stampati, registrati, se necessario fotocopiati e conservati in archivi fisici dedicati negli uffici dell’azienda.

Una volta completata la fase di test, il sistema gestionale di CSI genererà automaticamente i file PDF vettoriali delle fatture attive, che verranno inviate in un archivio ZIP attraverso il portale Web . A garanzia della correttezza dei dati trasmessi, il Responsabile Amministrativo di CSI appone a ciascun documento da archiviare la firma digitale del legale rappresentante attraverso l’utilizzo di una apposita chiavetta USB fornita da Intesa Sanpaolo. La Banca, a sua volta, si occuperà dell’invio delle fatture ai clienti. Il progetto prevede una fase transitoria, in cui la Banca stamperà le fatture attive e provvederà alla postalizzazione. Parallelamente, CSI concorderà con i clienti l’invio via eMail della documentazione con l’obiettivo di ridurre progressivamente il ricorso alla postalizzazione. Le fatture generate dal provider di servizi bancari vengono conservate a norma in formato PDF e rese disponibili a CSI sul portale Web della Banca.

Il nuovo portale Web supporta anche la conservazione sostitutiva a norma della documentazione amministrativa e fiscale. Per i libri contabili, il sistema gestionale di CSI genera un file PDF vettoriale che, opportunamente certificato attraverso firma digitale, viene trasmesso alla Banca per l’archiviazione digitale. Per le fatture passive, verrà utilizzato un terminale PC dotato di scanner, che acquisirà la documentazione, i file generati saranno rinominati affinché siano riconducibili  alle relative registrazioni contabili. Come per le fatture attive, gli archivi ZIP inviati alla Banca sono anch’essi a disposizione di CSI via Web.

I benefici

Il nuovo sistema consentirà a CSI di ridurre notevolmente il tempo dedicato al processo di invio delle fatture, liberando risorse da destinare ad attività a maggior valore aggiunto per l’azienda. L’azienda, inoltre, conseguirà significativi benefici tangibili legati alla riduzione dei costi dei processi amministrativi. In particolare, l’invio telematico delle fatture porterà al risparmio di circa 8.000 Euro all’anno di spese postali, cui si aggiungono i risparmi legati all’acquisto di carta intestata. La conservazione sostitutiva delle fatture attive, delle fatture passive e dei libri contabili porterà a una riduzione, quantificabile in circa 4.000 Euro complessivi, valutato anche il risparmio per l’acquisto di armadi e degli spazi prima occupati da archivi. Considerando tali risparmi, l’investimento registrerà un tempo di payback inferiore a due anni.