Ridurre i costi di archiviazione e semplificare i processi interni grazie ad un sistema di gestione documentale: il caso Montefarmaco OTC

L’azienda

Montefarmaco OTC è un’azienda farmaceutica con una lunga tradizione familiare che risale al 1945 quando Giovanni Colombo iniziò la sua attività nel laboratorio galenico della sua farmacia. La società si occupa della commercializzazione di prodotti farmaceutici OTC (specialità medicinali senza obbligo di prescrizione), integratori alimentari, medical device e cosmetici. Ha un fatturato annuo di circa 34 milioni di Euro con 54 dipendenti, e serve direttamente più di 7.000 farmacie clienti con più di 60.000 spedizioni annuali.

L’applicazione

Montefarmaco OTC opera in un settore fortemente normato, con leggi e regolamenti specifici relativi alla tracciabilità dei prodotti. Per questo motivo, Montefarmaco OTC deve tenere traccia di molte informazioni all’interno dei propri archivi, relative sia ai prodotti sia ai processi interni. L’azienda ha quindi adottato la soluzione di gestione e dematerializzazione dei documenti InteGRa.Documenti, grazie alla collaborazione con Agomir, business partner IBM. Con un parco clienti molto frammentato che comprende 17.500 farmacie, servite sia direttamente sia attraverso la propria rete di distributori, Montefarmaco OTC genera ogni anno circa 40.000 fatture, ora gestite attraverso la nuova soluzione di gestione documentale, in grado di conservare tali documenti in formato digitale a partire dalle informazioni ricevute dal sistema gestionale aziendale. Il nuovo sistema è così divenuto l’archivio digitale di Montefarmaco OTC, che immagazzina la documentazione aziendale relativa alle fatture attive, alle procedure interne, alla qualità, ai contratti aziendali, oltre alla documentazione relativa alla normativa sulla privacy. Lo storage dei documenti è quindi affidato al nuovo archivio digitale che conserva i documenti in conformità alle normative attraverso il database relazionale IBM DB2 Workgroup, il quale rende disponibili i dati generati, gestisce la memoria disponibile del sistema e le policy di sicurezza nell’accesso. Grazie al nuovo sistema di archiviazione è migliorata la facilità di accesso e ricerca dei documenti. È infatti possibile riferire ogni documento archiviato a specifici clienti, fornitori, spedizioni e lotti di produzione, effettuando ricerche secondo criteri definiti dagli utenti ed evitando di visitare l’archivio fisico. La gestione dei documenti in formato digitale consente di ridisegnare i processi interni formalizzando le procedure di accesso remoto sia per i dipendenti di Montefarmaco OTC che lavorano presso la sede centrale sia per gli agenti commerciali e gli informatori scientifici che lavorano sul territorio nazionale. L’estensione dell’utilizzo della nuova soluzione anche agli agenti ed ai clienti è stata possibile attraverso l’adozione della piattaforma IBM WebSphere Application Server. Infatti, la nuova piattaforma consente l’esecuzione di applicazioni Web interoperabili, facilitando l’integrazione con l’ERP aziendale ed abilitando l’accesso alle informazioni presenti nel sistema di gestione documentale attraverso interfaccia Web.

I benefici

Montefarmaco OTC ha potuto integrare il nuovo sistema di gestione documentale con il parco applicativo aziendale grazie alla piattaforma WebSphere di IBM, ridisegnando i processi interni ed eliminando attività a scarso valore aggiunto grazie alle funzionalità offerte dalla nuova soluzione.

Le funzionalità di messaging, di archiviazione e di ricerca, oltre alla possibilità di offrire l’accesso al sistema ai collaboratori esterni all’azienda, attraverso l’integrazione di InteGRa.Portale, hanno migliorato la collaborazione tra il personale, incrementando il livello di servizio offerto a clienti e fornitori. Il nuovo sistema assicura una maggior velocità dei processi aziendali, riducendo il tempo dedicato ad attività ripetitive di ricerca e compilazione di documenti, che in passato erano spesso causa di errori. Inoltre, grazie alla nuova piattaforma sarà possibile permettere l’accesso ai documenti ai clienti dell’azienda realizzando per ciascuno un’area Web di archiviazione dedicata nella quale sia visibile la documentazione relativa ai rapporti contrattuali intercorsi, diminuendo, conseguentemente, il costo delle attività amministrative ed il tempo di risposta al cliente. La piattaforma WebSphere permetterà di estendere l’utilizzo dell’applicazione di gestione documentale anche ai fornitori, con l’obiettivo di migliorare il livello di integrazione della supply chain di Montefarmaco OTC. Infine, la digitalizzazione dei documenti assicura un risparmio dei costi relativi alla stampa ed allo spazio occupato dagli archivi, in linea con l’attenzione all’ambiente che da sempre contraddistingue la filosofia del benessere propria di Montefarmaco OTC.