Semplificare l’iter di uscita dall’ospedale grazie ad un software per la codifica della Scheda di Dimissione Ospedaliera: il caso Regione Umbria

L'AZIENDA

La Direzione Salute, Coesione sociale e Società della conoscenza è una delle tre Direzioni della Regione dell’Umbria. L’area dedicata alla sanità si occupa della programmazione, coordinamento e gestione degli interventi finalizzati alla tutela della salute. In questo ambito il Servizio Sistema informativo e Mobilità sanitaria ha, tra gli altri, il compito di controllo della completezza e qualità delle informazioni fornite dalle aziende sanitarie all’NSIS (Nuovo Sistema Informativo Sanitario) del Ministero della Salute.

L'APPLICAZIONE

La Regione Umbria ha sostenuto nel 2008 un progetto per diffondere in tutta la regione il software PARM di 3M, a supporto della codifica della Scheda di Dimissione Ospedaliera (SDO). Date le normative in vigore, che impongono una continua sorveglianza al fine di ridurre al minimo gli errori dovuti a cattiva compilazione della SDO, la soluzione ICT individuata, basata sul programma DQE (Data Quality Editor), effettua in modo automatico controlli sulla validità dei valori riportati in specifici campi della SDO, esegue controlli fra i campi per la verifica della coerenza logica dei valori di variabili clinicamente correlate e indica i codici più opportuni per il miglioramento della qualità della codifica. Il software, inoltre, permette di segnalare SDO con possibili errori, specificando l'anomalia da rivedere e suggerendo le possibili correzioni, per poi effettuare i controlli di corrispondenza tra la SDO e la cartella clinica. Prima di arrivare alla diffusione del software in tutte le aziende della Regione aveva effettuato una sperimentazione in tre presidi ospedalieri: un Azienda ospedaliera, un presidio dell’emergenza e un ospedale di territorio, i cui risultati sono stati pubblicati nel 2007. Le aziende hanno utilizzato il software secondo le proprie esigenze ad integrazione dei percorsi preesistenti e la ASL n. 3 di Foligno si è impegnata nel diffondere la soluzione ICT in tutti i suoi presidi, coinvolgendo anche i reparti, in modo che tutte le strutture di degenza partecipassero e collaborassero attivamente al processo di verifica della codifica della SDO. La sperimentazione, fortemente sponsorizzata dalla Regione, ha interessato principalmente i medici e gli infermieri delle Direzioni Ospedaliere deputati al controllo interno, ma anche il personale dei reparti e alcune figure strategiche della direzione generale. Tutto il personale coinvolto ha seguito corsi di formazione e svolto incontri al fine di implementare ed uniformare l'utilizzo del software.

I BENEFICI

In generale il progetto è stato accolto favorevolmente dalle Direzioni di presidio, che hanno visto nello strumento un aiuto per avere in tempo reale informazioni sulla loro attività senza doversi riferire obbligatoriamente ai Sistemi Informativi. Il fatto di aver condiviso direttamente con il personale delle strutture di degenza gli errori più frequenti, inoltre, ha indubbiamente sensibilizzato i professionisti ad una codifica più appropriata. La sperimentazione ha evidenziato un miglioramento della qualità della documentazione sanitaria ed in particolare della SDO, partendo dal concetto che la qualità della documentazione sanitaria impatta sulla qualità dell'assistenza stessa. Ulteriori vantaggi sono riscontrabili nella riduzione degli errori interni ai processi, nel maggior monitoraggio e controllo dei processi stessi e nella tempestività e trasparenza delle informazioni. L’unica criticità evidenziata è stata la resistenza iniziale all’utilizzo del software da parte del personale, in particolare nei casi in cui non è stata realizzata una giusta condivisione del percorso e degli obiettivi di lungo periodo. Per il futuro si pensa all’inserimento di nuovi controlli da effettuare mediante la creazione di interrogazioni specifiche e la valutazione delle eventuali segnalazioni di anomalie. Infine, si attendono ulteriori progressi dalle fasi successive del progetto, come la condivisione delle criticità individuate e l’analisi delle non conformità, anche per migliorare ulteriormente la formazione e l’addestramento del personale.