Tegea, dalla fatturazione tradizionale a quella elettronica

L’idea in breve

Tegea è un’azienda che opera nel settore medicale e che si occupa di distribuzione di dispositivi medici e apparecchiature chirurgiche, principalmente nel campo dell’urologia e della ginecologia.  “Distribuiamo i prodotti agli ospedali e alle case di cura, spiega Alessandro Michelini, Head of Administration, presso Tegea - si tratta di dispositivi medici e apparecchiature ad alta specializzazione e i nostri 30 agenti sparsi su tutto il territorio nazionale non si limitano a generare fatturato ma affiancano il chirurgo garantendo una consulenza a tutto tondo sulle caratteristiche e peculiarità dei nostri prodotti”. Il gruppo aveva la necessità di modernizzarsi passando da un tipo di fatturazione tradizionale a quella elettronica e ha scelto di utilizzare il Portale del Banco Popolare (YouInvoice) sia per la canalizzazione delle fatture verso al Pubblica Amministrazione (come imposto dalla normativa vigente) ma anche verso tutte le Imprese clienti, interpretando l’obbligo normativo come una grande opportunità.

Fatturazione elettronica anche per gestire il privato

“Il tutto è nato da un’esigenza, dovevamo obbligatoriamente dotarci della fatturazione elettronica entro fine marzo 2015 e, lavorando con il pubblico nel 60% delle occasioni, abbiamo pensato che potevamo gestire in elettronico anche il privato”. Tegea si è affidata a YouInvoice grazie a Tecmarket e Banco Popolare. “Abbiamo scelto di appoggiarci ad un importante istituto di credito per avere una garanzia in più. Siamo arrivati in anticipo rispetto alla data di scadenza per il passaggio alla fatturazione elettronica, ma abbiamo dovuto aspettare che tutti fossero pronti per partire”. Dopo una prima fase di allineamento con gli enti pubblici sono arrivati subito i benefici. “In meno di un mese abbiamo capito che la scelta era stata vantaggiosa e abbiamo subito notato notevoli risparmi sui tempi e sui costi di stampa, imbustamento e spedizione”.

Fatturazione elettronica anche per gli ordini

Tecnicamente, grazie ad analisi e consulenze specialistiche, sono stati generati flussi xml appositamente strutturati dal gestionale aziendale, arrivando a   gestire “elettronicamente” sia gli invii via mail che le fatture da inoltrare in modalità cartacea,  introducendo così notevoli risparmi sui tempi e sui costi di stampa, imbustamento e spedizione. 
Tutti i documenti inviati  vengono portati in Conservazione Sostitutiva, anche qui con notevoli risparmi sui materiali di consumo come carta, stampanti, toner e materiali di cancelleria. Tutti i processi di archiviazione e ricerca sono quindi stati notevolmente ridotti. “L’innovazione ci ha portato talmente tanti benefici che abbiamo già pensato di attivarla anche per la gestione degli ordini e dei documenti di trasporto”. Sarà tutto gestito in formato elettronico così come disposto dalle recenti normative regionali per la Emilia Romagna che ha infatti deciso di adottare il sistema europeo PEPPOL per la canalizzazione di ordini e DDT.

Vantaggi economici

I vantaggi della fatturazione elettronica sono riscontrabili anche dal punto di vista economico. “Siamo riusciti a risparmiare molto sull’impiego di personale addetto alle attività di stampa e di imbustamento e sulla gestione della relazione con il cliente, per esempio sui tempi di verifica su recapito della fattura e sulla presa in carico. Il processo interno si è molto velocizzato e stimiamo che nell’arco di due o tre anni l’investimento potrà dirsi ripagato”. Altro vantaggio è dato dal poter eliminare i costi di gestione dell’archivio cartaceo. Questi risparmi saranno maggiori quando i processi di gestione accompagneranno la fattura elettronica in digitale dal momento della sua emissione fino alla sua conservazione, comprendendo per esempio i workflow autorizzativi e le riconciliazioni automatiche con i dati già presenti a sistema di ordini o bolle entrate merci.

L'azienda

Tegea S.r.l è un’azienda nata nel 1996 per la vendita in Italia di prodotti chirurgici, principalmente nel campo dell’urologia e della ginecologia. Ha un ufficio specifico dedicato alla creazione di cataloghi e schede tecniche dei prodotti per la promozione dell’immagine delle ditte commercializzate.
A TEGEA è collegata tramite la stessa proprietà anche ARS CHIRURGICA S.r.l.;  azienda commerciale privata che concentra il suo business sull’innovazione tecnologica in alcune specialità endoscopiche tra la chirurgia mininvasiva, l’urologia, l’endoscopia digestiva, la laparoscopia e la nutrizione enterale in genere.