Un cruscotto digitale per gestire al meglio le risorse umane: nel Gruppo BPM le HR diventano 2.0 grazie a Zucchetti

L’IDEA IN BREVE

Il Gruppo Banca Popolare di Milano ha deciso di intraprendere un percorso di cambiamento tecnologico e organizzativo in ambito Human Resources, mirato all’introduzione di un unico sistema informativo per l’intero Gruppo, nonché al  ridisegno e al miglioramento dell’efficienza dei relativi processi. Per il raggiungimento di tali obiettivi, il gruppo bancario ha scelto la suite HR Infinity in modalità cloud e l’esperienza in ambito HR Consulting di Zucchetti, una soluzione completa e in grado di supportare efficacemente tutti i processi coinvolti nel progetto. Speciali cruscotti di HR Analytics consentono ai manager di monitorare i fenomeni aziendali in tempo reale e di gestirli con anticipo, mentre un portale web dedicato favorisce al tempo stesso una corretta e rapida comprensione e gestione dei principali processi di amministrazione e gestione del personale.

L’ESIGENZA

Con oltre 7.800 dipendenti e una rete distributiva costituita da 716 filiali, da centri privati, da promotori finanziari e da punti vendita dedicati alle imprese, il Gruppo BPM aveva la necessità di avviare un percorso per migliorare l’organizzazione delle risorse umane, da un lato ottimizzando le attività di routine (per esempio quelle relative alla produzione dei cedolini paga) e dall’altro garantendo ai manager una serie di strumenti efficaci, immediati e sicuri a supporto delle proprie decisioni.

LA SOLUZIONE

In particolare, il percorso di cambiamento è stato realizzato attraverso un programma di oltre 300 azioni (di analisi e progettazione, tecnologiche, organizzative e di comunicazione e formazione), finalizzate a introdurre best practice operative sui processi di amministrazione del personale, gestione del costo lavoro e  gestione delle risorse umane.

Grazie a una base dati unica e alla standardizzazione dei processi è stato possibile ottimizzare sia tipiche attività amministrative, quali ad esempio l’elaborazione dei cedolini, sia gli strumenti di supporto alle decisioni manageriali.

Sono stati infatti predisposti degli appositi cruscotti di HR Analytics che consentono ai manager di monitorare i fenomeni aziendali in tempo reale e di gestirli con anticipo.

Particolare attenzione è stata riservata al portale HR, con rappresentazioni grafiche, dati e menù rapidi di navigazione finalizzati  a:

• favorire una corretta e rapida comprensione e gestione dei principali processi di amministrazione e gestione del personale di competenza;
• semplificare la visualizzazione  dei propri dati e  documenti riservati  di riferimento;
• garantire un tempestivo accesso alle novità e ai documenti di riferimento: cedolino paga, richiesta permesso, piano ferie ecc.;
• ottimizzare l’utilizzo dei servizi di assistenza e guida sui processi relativi alle risorse umane.

IL CAMBIAMENTO

Con le soluzioni HR Infinity di Zucchetti ora il gruppo BPM può disporre di un sistema informativo che assicura:

• chiarezza delle informazioni presentate ai manager con strumenti di analisi semplici e immediati;
• omogeneità dei dati di origine per tutte le società del Gruppo;
• tempestività e disponibilità “on-demand” delle informazioni a tutti i livelli dell’organizzazione.

Un primo significativo indicatore dei benefici raggiunti può essere descritto da alcuni numeri:

• oltre un milione di accessi al portale HR nei primi 9 mesi;
• oltre 200 manager con accesso ai cruscotti di HR Analytics personalizzati sulla propria struttura;
• oltre 100 analisi per il  monitoraggio dei processi amministrativi.

A distanza di un anno e mezzo dall’inizio del progetto i risultati sono stati davvero notevoli, non solo a livello di miglioramento dei processi, di recupero di efficienza e di soddisfazione del personale, ma anche di risparmi ottenuti. Il diretto coinvolgimento di molteplici attori all’interno del Gruppo BPM (direzione HR, manager e dipendenti) e la loro partecipazione diretta nelle attività HR, grazie al supporto di adeguati strumenti tecnologici, ha consentito di avviare diversi programmi finalizzati al raggiungimento di consistenti – in fase di quantificazione – benefici in termini di correttezza, efficacia ed efficienza come ad esempio:

• diminuzione dei tempi di esecuzione dei processi amministrativi attraverso la riduzione dei sistemi utilizzati (da 6 a 1), l’automazione di attività (gestione trasferte note spese e oltre 180 flussi di comunicazione verso l’esterno o l’interno) o la riduzione strutturale di anomalie ed eccezioni da gestire manualmente (20% delle anomalie di presenze);
• miglioramento della qualità dei servizi di amministrazione offerti al personale del Gruppo attraverso l’analisi e risoluzione anticipata dei problemi di correttezza e congruità dei dati gestiti (oltre 200 potenziali segnalazioni gestite quotidianamente);
• supporto a un piano di azzeramento del valore del fondo ferie  (90% giorni in meno rispetto al saldo dell’anno precedente, uno smaltimento in linea con quanto programmato e la gestione di uno scostamento mensile medio del 5% circa)

Il Gruppo BPM è stato così in grado di sfruttare a pieno le performance degli applicativi HR in un’ottica di riduzione dei costi, miglioramento dell’efficacia e della qualità dei processi di amministrazione e gestione del personale.

L’AZIENDA

Il Gruppo BPM è composto da due reti bancarie perfettamente integrate (Banca Popolare di Milano e Banca Popolare di Mantova) e da società prodotto specializzate come Webank SpA, Banca Akros SpA e ProFamily SpA. Così strutturato, il Gruppo BPM è in grado di offrire una gamma completa di prodotti e servizi qualificati che spaziano dalla gestione del risparmio al comparto assicurativo, fino all’assistenza finanziaria a privati e aziende, per la maggior parte sviluppati internamente.

Con l'obiettivo di rendere l’offerta sempre più accessibile per la clientela, BPM segue un approccio multicanale: la struttura distributiva comprende infatti, oltre alle filiali, una rete di promotori finanziari e i servizi bancari sono fruibili anche via telefono e on-line.

Con oltre 7.800 dipendenti e una rete distributiva costituita da 716 filiali, da centri privati, da promotori finanziari e da punti vendita dedicati alle imprese, il Gruppo BPM è al servizio di oltre un milione e 400mila clienti, in prevalenza privati. Il patrimonio netto ascrivibile al Gruppo per l’anno 2013 è di 3.596 milioni di euro con un utile netto d’esercizio di 30 milioni di euro.