Un innovativo sistema di comunicazione per migliorare la collaborazione tra i dipendenti e ridurre le spese di viaggio: il caso Ruggieri Group

L’azienda

Ruggieri Group detiene la proprietà di dieci imprese attive nei settori dei trasporti, dell’edilizia, del Visual Comunication, dell’editoria, della grafica e della comunicazione, della logistica, della subacquea, turistico, sportivo e ricreativo. In particolare, il Gruppo opera nei settori dell’editoria attraverso i propri marchi AQVA e SvbAQVA pubblicazioni specifiche di settore; del Visual Comunication attraverso il marchio Mediamix che  è un mix di Media che operano: come dealer di importanti società per la vendita di prodotti per il digital printer (tra cui Roland); come agenzia grafica, consulenza di comunicazione, società  di produzione di merchandising. Nel settore dei trasporti opera come corriere espresso con 3 filiali (Palo del Colle, Matera e Corato) affiliato al network logistico nazionale GLS - mentre nel settore turistico ricreativo opera attraverso il tour operator Aqva Tour ed il Network NDN specializzato nel turismo subacqueo (centri di Diving in Franchising). Nel settore edilizia il gruppo opera con il marchio Building Futures. Nel settore sportivo  il Gruppo deve inaugurare il centro acquatico Aqvaworld,  importante struttura situata a Matera, centro sportivo, centro benessere, centro di riabilitazione e centro di formazione subacquea. Il quartier generale del Gruppo è situato a Matera, cui si affiancano una sede operativa, anch’essa a Matera, e le sedi di Milano, Palo del Colle e Corato in provincia di Bari. Il gruppo occupa complessivamente 200 persone su tutto il territorio nazionale.

L’applicazione

Ruggeri Group ha attuato una strategia conglomerale di diversificazione del proprio business attraverso la creazione e l’acquisizione di imprese che operano in settori molto diversi tra loro. Allo scopo di perseguire economie di scala nelle attività di marketing e commerciali (attività primarie), nell’Amministrazione, nell’Ufficio Acquisti e nella gestione dei Sistemi informativi (attività di supporto), Ruggieri Group ha completato la riprogettazione della propria infrastruttura ICT in collaborazione con Infoaziende, System Integrator pugliese partner di Fastweb. Nella configurazione attuale, i sistemi informativi di Ruggieri Group sono ospitati presso la server farm di Fastweb, alla quale sono collegate tutte le sedi  del Gruppo attraverso una connessione privata VPN su rete geografica MPLS in fibra ottica. In tal modo, gli utenti di rete dell’azienda accedono da ciascuna sede ai servizi erogati dai sistemi informativi del Gruppo. L’attuale rete integra anche i servizi di comunicazione, permettendo di centralizzare i servizi di telefonia e l’accesso a internet per tutte le aziende del Gruppo. La nuova soluzione prevede quindi la creazione di un’infrastruttura di Unified Communication composta da un centralino virtuale e da telefoni VoIP, attraverso la quale è stato possibile introdurre applicativi a supporto della collaborazione in azienda, integrandoli con la gestione della posta elettronica e con i servizi di telefonia. Tutti i dipendenti di Ruggeri Group hanno la possibilità di condividere le proprie rubriche e di chiamare sia utilizzando il proprio telefono sia cliccando sul contatto memorizzato sul proprio PC sia componendo il solo numero di interno in caso di chiamata ad un collega presso una delle sedi aziendali. Inoltre, è possibile comunicare attraverso il servizio di instant messaging interno ed inviare/ricevere fax direttamente sul PC.  Per migliorare ulteriormente la collaborazione tra le diverse aziende del Gruppo e le funzioni aziendali centralizzate, Ruggeri Group utilizza anche una soluzione che permette di effettuare chiamate in videoconferenza attraverso la Webcam del PC con la possibilità di condividere, discutendone in tempo reale, documenti e contenuti interattivi durante le conferenze via Web.

I benefici

L’introduzione della nuova infrastruttura di comunicazione e la conseguente centralizzazione dei sistemi informativi ha comportato un’ottimizzazione dei processi operativi, permettendo di conseguire economie di scala nella gestione delle attività primarie e di supporto comuni alle aziende del gruppo. Per le attività primarie, ad esempio, è stato possibile istituire un unico contact centre per le attività di servizio pre e post vendita, la cui efficienza è migliorata sensibilmente grazie all’integrazione degli applicativi di Office Automation con i servizi di telefonia. Analogamente, per le attività di supporto, l’utilizzo della videoconferenza ha permesso di ridurre le spese di viaggio, riducendo l’impatto sui processi aziendali di attività a basso valore aggiunto come, ad esempio, gli spostamenti per le riunioni di persona. Inoltre, grazie all’utilizzo di una server farm esterna, Ruggieri Group può ora demandare una parte delle attività di manutenzione a Fastweb, con un conseguente risparmio in termini di risorse umane dedicate all’attività “non core” di gestione dei sistemi informativi.