Un progetto paperless con Credem per digitalizzare i documenti

L’idea in breve

Sony Interactive Entertainment Italia è il distributore di console e prodotti Sony in Italia. La società ha sede a Roma e conta 32 dipendenti per un fatturato di oltre 200 milioni di euro. “Siamo una realtà relativamente piccola rispetto al fatturato che riusciamo a ottenere – spiega Giuseppe Valeriani direttore Finance e HR – proprio per questo abbiamo deciso di  appoggiarci a un partner in grado di aiutarci a gestire gli sprechi che derivano dalla necessità di stampare, archiviare e fotocopiare documenti”. Sony si è affidata al gruppo bancario Credem che, grazie alla società specializzata in IT Credemtel, offre servizi per la gestione elettronica documentale. Con Sony hanno lavorato insieme a un progetto paperless per la gestione, la digitalizzazione e la gestione efficiente dei documenti in azienda.

Liberare risorse in azienda

“Il nostro obiettivo era quello di riuscire a gestire l’enorme mole di documenti cartacei che occupavano molti armadi nei nostri uffici di Roma – racconta Valeriani – e semplificare tutta la macchina dell’archiviazione dei documenti”. Grazie al sistema integrato di Credem l’obiettivo è stato raggiunto: “Dopo una lunga analisi di possibili fornitori abbiamo deciso di affidarci a Credem per questo progetto e siamo rimasti soddisfatti. Siamo riusciti a liberare risorse in azienda, dipendenti che ora possono svolgere attività diverse e più stimolanti rispetto a quella di gestire i documenti”. 

Sony Interactive Entertainment Italia si è mossa in autonomia rispetto al gruppo internazionale e in anticipo sui tempi. “Tra le varie attività che abbiamo messo in atto c’è la semplificazione della parte di back office, l’archiviazione in digitale, la digitalizzazione dei processi – spiega Valeriani che aggiunge – anche grazie a questo sistema di digitalizzazione abbiamo da poco deciso di trasferire i nostri uffici affittando locali più piccoli, non abbiamo più bisogno di tutti gli armadi di prima!”

Un’evoluzione apprezzata anche dai dipendenti

“I nostri dipendenti hanno voluto il cambiamento e lo hanno trainato - commenta Valeriani – sono stati in molti, e soprattutto i giovani, ad apprezzare la semplificazione dei processi. Ora possono fare a meno di spendere la loro giornata in attività time consuming e poco interessanti e hanno cominciato a dedicare ad altro il loro tempo in azienda”. Non solo, attraverso la digitalizzazione è migliorata anche la qualità del servizio offerto ai clienti. “In aggiunta a questo progetto abbiamo chiesto a Credem di sviluppare un workflow integrato con il nostro ERP per la visualizzazione di offerte, contratti clienti e fornitori, risultati delle gare”. Il progetto ha interessato dapprima l’area marketing e poi a cascata ha portato benefici e semplificazioni a tutta l’azienda garantendo notevoli risparmi.

Benefici

L’azienda ha potuto godere di notevoli benefici grazie all’implementazione del sistema paperless. Ha potuto ridurre il numero di stampanti, macchine per fotocopiare, risme di carta, toner e spese postali per un totale di circa 50mila euro di risparmio all’anno. E con l’implementazione del workflow innovativo il risparmio è stato ancora più significativo.

L’azienda

Sony Interactive Entertainment Italia è il distributore di console e prodotti Sony in Italia. La società ha 32 dipendenti e un fatturato di oltre 200 milioni di euro. Fa parte di un gruppo internazionale con sede principale in Giappone e filiali sparse in tutto il mondo.