Un sistema CRM su tablet PC per migliorare l’efficienza degli informatori scientifici del farmaco: un caso di successo

L'azienda

Il cliente è una realtà multinazionale che conta oltre 120.000 dipendenti in tutto il mondo e un fatturato di 50 miliardi di dollari ed è articolata in cinque grandi divisioni. In Italia, l’azienda è presente con il quartier generale in Lombardia, mentre altri importanti insediamenti si trovano in Toscana, polo d’eccellenza delle attività internazionali di ricerca e produzione nel campo dei vaccini, in Campania ed in Trentino, con un totale di 3.800 dipendenti e un fatturato 2010 di oltre un miliardo e 700 milioni di euro.

L'applicazione

L’azienda opera in Italia attraverso una rete oltre 700 informatori farmaceutici, specialisti in grado di interloquire con profili medici di alto livello, in costante aggiornamento sulle innovazioni farmacologiche che hanno il compito di tenere un rapporto assiduo con i medici per illustrare loro le novità, i benefici e le caratteristiche dei farmaci prodotti dalla casa madre attraverso studi clinici e dati qualificati di settore. Per aumentare l’efficienza della loro attività, dal settembre 2010 è stato intrapreso un progetto pilota, in collaborazione con Magnetic Media Network Spa, business partner e rivenditore autorizzato Apple, che prevede l’adozione dell’iPad 3G di Apple da parte degli informatori medico scientifici con la possibilità di leggere i documenti in formato PDF, di consultare la nota spese, di accedere al CRM aziendale e di leggere le email. Il primo passo del progetto a novembre 2010 ha previsto l’analisi e la mappatura del parco applicativo aziendale per identificare la modalità più idonea di utilizzo del nuovo tablet. Durante questa fase il management della casa madre, con sede all’estero, si è occupato della gestione del progetto dal punto di vista infrastrutturale. La divisione italiana ha quindi provveduto ad organizzare la migrazione delle applicazioni, in precedenza utilizzate su personal computer, nel nuovo ambiente basato sul sistema Apple iOS. La migrazione del CRM è stata portata a termine ottimizzandone la consultazione via Web attraverso Safari, il browser messo a disposizione da Apple su iPad e iPhone; le applicazioni di collaborazione e office automation, come l'e-mail e il calendario, sono state invece integrate nel sistema di posta elettronica del tablet. Ora, per garantire un accesso sicuro alla rete interna tramite VPN, è attiva, oltre all’autenticazione tramite username, anche una password temporanea della durata di 60 giorni. A tale misura di sicurezza, si affianca anche il reset automatico del tablet dopo sei tentativi di autenticazione falliti. Inoltre, sono state realizzate delle apps dedicate all'informazione medico scientifica, che consentono la visione sull'iPad di video illustrativi dei nuovi prodotti farmaceutici realizzati dai loro centri di ricerca di tutto il mondo e personalizzati per il mercato italiano. Il passo successivo prevede da parte del cliente l’estensione delle attività supportate dalle soluzioni Mobile: infatti la Funzione Training collabora con la Funzione Marketing per potenziare il materiale informativo consultabile in qualsiasi momento da parte degli informatori.

 I benefici

Grazie al nuovo progetto pilota e all’utilizzo dell’iPad, gli informatori medico-scientifici hanno migliorato l’efficacia della propria comunicazione. Infatti, fino al 2010, gli informatori utilizzavano in modo ridotto il PC portatile durante l’interazione con i medici. Ora, grazie all’ iPad, possono attingere in tempo reale alle brochure di prodotto e agli studi clinici direttamente durante le proprie visite di informazione. Inoltre, grazie alla possibilità di consultare in modo semplice la posta elettronica, sono diminuiti i tempi di risposta alle richieste informative dell'azienda mandate via mail agli informatori. Inoltre, l’utilizzo del tablet ha consentito la riduzione dell’utilizzo della carta e materiali di consumo, facendo prevedere all’azienda farmaceutica un risparmio di circa il 70% sui relativi costi.