Un sistema di gestione documentale per razionalizzare la circolazione dei documenti del Ministero degli Affari Esteri: il caso Ministero degli Affari Esteri

L'AZIENDA

Il Ministero degli Affari Esteri (MAE) è l’organo di attuazione della politica estera del Governo ed i suoi compiti sono disciplinati dall’ articolo 12 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300. Opera con i suoi quasi 8.000 dipendenti e attraverso una rete di 315 Sedi all’estero. 

L'APPLICAZIONE

Il Ministero degli Affari degli Esteri (MAE) ha intrapreso il progetto denominato “@doc” che prevede l’adozione di una piattaforma per la gestione dei documenti prodotti dall’Amministrazione sia nell’ambito dei processi interni che nelle relazioni con i cittadini e le imprese. L’obiettivo è di coniugare le esigenze di razionalizzazione della circolazione della documentazione all’interno del Ministero con la necessità di un adeguamento alla normativa vigente in materia di trattazione elettronica dei documenti contenuta nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), conseguendo risparmi in termini di risorse umane e finanziarie. In una prima fase, il Ministero ha proceduto con la realizzazione, ai fini del protocollo, di un’Area Organizzativa Omogenea (AOO) unica per la Farnesina, informatizzando gli archivi e adottando un insieme di regole e procedure per una gestione documentale digitale integrata.  In tal modo, l’attuale AOO della Farnesina consente la trattazione dei documenti in modalità condivisa, al fine di una reingegnerizzazione dei processi amministrativi. Il progetto prevede anche di trasformare la rete diplomatico-consolare in tante AOO, una per ogni singola sede estera. Grazie al progetto @doc, i 120 archivi in uso sono oggi altrettante Unità Organizzative di Protocollo con il solo compito di gestire le attività di registrazione, permettendo di riallocare le risorse umane in attività a più elevato valore aggiunto e, soprattutto, nell’erogazione di più servizi ai cittadini e alle imprese, in Italia e all’estero. In ottemperanza con le disposizioni normative in materia di gestione documentale, il nuovo sistema ha permesso la razionalizzazione dei flussi attraverso una ristrutturazione delle procedure che sottendono agli atti amministrativi del MAE realizzando documenti prodotti solo in modalità elettronica, ottenendo un utilizzo intensivo della PEC e della Firma Digitale, quali strumenti indispensabili per realizzare gli scambi con il resto della PA. In precedenza, ogni documento cartaceo veniva realizzato da un redattore, corretto da un revisore, formalizzato da una segretaria, firmato da un dirigente, protocollato da un archivista per essere poi consegnato fisicamente a destinazione da un ‘camminatore’. Ora il nuovo sistema prevede per ogni documento il passaggio a sistema delle varie fasi dalla redazione alla revisione, dall’autorizzazione alla protocollazione per un ciclo di vita completamente digitale attraverso procedure qualificate. Ogni procedura è, infatti, iscritta nel Manuale di gestione ed indica una sequenza temporale di azioni con i percorsi possibili ottenibili per ogni diversa finalità, permettendo di rintracciare, in qualsiasi momento, i soggetti responsabili delle singole azioni. Gli utenti profilati accedono all’applicazione utilizzando username e password attraverso postazioni di lavoro censite nella rete di Palazzo. Al termine del processo, ogni file prodotto risulta conforme alle procedure e può essere trasmesso in automatico al sistema di invio multicanale (PEC, mail, fax, ecc.). Grazie al nuovo progetto @doc, il MAE è ora in grado, partendo dalla piattaforma informatica in uso, di rendere possibile la creazione e la condivisione di documenti e dati predisposti digitalmente, dando luogo ad un vero flusso di lavoro collaborativo. 

I BENEFICI

Grazie al nuovo progetto @doc il Ministero degli Affari Esteri ha realizzato la gestione digitale di tutta la documentazione attuando nuove procedure d’ufficio necessarie alla trattazione informatica dei documenti prodotti, ottenendo una drastica riduzione del ricorso alla carta, nell’ordine di almeno 20 milioni di fogli all’anno. L’estensione della digitalizzazione dei flussi a tutta la Farnesina permette al MAE di recuperare efficienza e trasparenza, con la certezza di una significativa riduzione dei tempi di trattazione e dei costi di gestione (energia elettrica, stampanti, fotocopie, toner, ecc.). Le economie conseguite sono ancor più evidenti per quanto riguarda le spese postali, passate da 800 mila Euro nel 2008 a 83 mila nel 2011 e di quelle per i corrieri diplomatici, dagli oltre 2 milioni di Euro nel 2008 a 320 mila Euro nel 2011. Infine le risorse umane rese disponibili dalla razionalizzazione delle procedure di lavoro sono state impiegate nell’erogazione di servizi in favore dei cittadini e delle imprese.