Un sistema di gestione documentale per migliorare il servizio ai cittadini: il caso INCA CGIL

L'ente

L’Istituto Nazionale Confederale di Assistenza (INCA), costituito nel 1945 durante il primo Congresso della CGIL, nasce per difendere i diritti dei lavoratori e dei cittadini italiani e stranieri e per contribuire a riformare la legislazione sociale, con lo scopo di realizzare un sistema di sicurezza sociale. Oggi INCA CGIL, componente essenziale del Sistema Servizi CGIL, è presente in Italia e all’estero con circa 900 sedi operative e svolge la propria attività grazie al lavoro di circa 1.750 operatori ed una rete di 250 medici e di 300 legali convenzionati tutelando ogni anno 5 milioni di persone in Italia e 600 mila all’estero. INCA CGIL con INAS CISL, ITAL UIL e il patronato ACLI, fa parte del Ce.Pa. (Centro Patronati) che è la sede unitaria, costituita dai maggiori patronati italiani di emanazione sindacale, per l’elaborazione di proposte migliorative del sistema previdenziale e di welfare, per il confronto con gli istituti di previdenza.

L'applicazione

Con l’obiettivo di riorganizzare il processo per la produzione delle pratiche previdenziali e, in parallelo, di automatizzare lo scambio di informazioni tra i propri uffici nazionali ed internazionali, INCA ha intrapreso un progetto in collaborazione con Zucchetti che prevede la realizzazione di un nuovo sistema informativo centralizzato utilizzabile via Web. Il progetto, seguito da un team composto da personale qualificato di INCA a cui compete la stesura delle specifiche funzionali e l'organizzazione del lavoro, e da tecnici informatici Zucchetti, che si occupano dello sviluppo e della manutenzione evolutiva, ha previsto - dopo un’attenta valutazione delle esigenze del Patronato - l’adozione del sistema gestionale centralizzato ed interattivo Siinca3 di Zucchetti basato su tecnologia di sviluppo web SitePainter integrato con le applicazioni rispettivamente Infinity Application Framework e Infinity Document Management System sviluppate in ambiente Web. Il progetto ha previsto il consolidamento in un unico database di oltre 600 diversi database con il recupero dei dati ivi contenuti. Ora, il nuovo sistema gestionale Siinca3 consente la condivisione delle informazioni tra tutte le sedi INCA nazionali e internazionali con la possibilità da parte dei dipendenti del patronato di erogare in modo rapido i servizi riservati ai lavoratori ed ai pensionati italiani e stranieri. Attualmente, ogni utente accede al sistema, in modo profilato, attraverso la connessione a Internet e può svolgere l’attività di propria competenza producendo documenti nel duplice formato elettronico e cartaceo, quest’ultimo solo quando è strettamente necessario: ora l’operatore ha la possibilità a sistema di accedere a tutte le pratiche legate ad un nominativo, ovunque siano state redatte e di reperire lo storico dettagliato di ogni singola pratica. Contemporaneamente, il nuovo sistema gestionale procede elettronicamente all’archiviazione digitale dei documenti e delle pratiche prodotte. Inoltre, Siinca3 è ora in grado, oltre alla gestione di oltre 25 anni di attività del Patronato, 12 milioni di dati utente e oltre 30 milioni di pratiche, di offrire servizi in architettura SOA (Web Services) ad altre diverse migliaia di utenti tramite applicativi utilizzati all'interno del Sistema Servizi CGIL.

I benefici

Il nuovo sistema gestionale interattivo Siinca3 ha permesso ad INCA CGIL in un primo momento di razionalizzare e di automatizzare i processi tipici del Patronato, nello specifico, quello fondamentale relativo all’espletamento delle pratiche e, nel contempo, di gestire la condivisione delle informazioni in tempo reale con altri interlocutori, anche esterni ad INCA, con un miglioramento della produttività in termini di efficacia ed efficienza. Inoltre, il nuovo sistema informativo consente lo snellimento dell’attività degli operatori di INCA CGIL a favore di una maggior qualità del servizio reso all’utente finale. La dematerializzazione dei documenti ha consentito una consistente riduzione degli oltre 100 milioni di fogli di carta prodotti all’anno con un notevole risparmio dei relativi costi. Inoltre, Siinca3 ha risolto la problematica del colloquio telematico con i principali enti pubblici (INPS/INPDAP/INAIL) a garanzia di una maggior qualità dell’intervento di tutela. Infine, grazie a Siinca3 è assicurata in ogni momento la tracciabilità di ogni procedimento legato a ciascuna pratica anche da parte dei direttori delle sedi migliorando la trasparenza e la chiarezza interna e verso l’utenza.