Un software di gestione documentale permette la digitalizzazione delle richieste di finanziamento: il caso CoopFidi

L'AZIENDA

Coopfidi è una società consortile di garanzia collettiva fidi costituita da CNA Roma e Lazio, Confartigianato Roma e ACAI. La sua mission consiste nel facilitare l'accesso al credito delle piccole e medie imprese del territorio di riferimento, in una logica di accompagnamento del rapporto tra imprese e banche, offrendo loro consulenza finanziaria e prestando una garanzia sui finanziamenti fino al 55% dell’importo erogato. I prodotti su cui Coopfidi presta garanzia comprendono finanziamenti a breve, medio e lungo termine, finanziamenti per investimenti, finanziamenti per esigenze di liquidità e leasing. Inoltre le imprese, una volta associate a Coopfidi, oltre a beneficiare della garanzia consortile accedono al credito a condizioni particolarmente vantaggiose grazie alle convenzioni stipulate  con oltre 30 istituti bancari. Coopfidi è presente con 25 filiali dislocate sul territorio laziale nella provincia di Roma, Latina, Frosinone, Viterbo, e Rieti, opera con un totale di 22 dipendenti ed  una rete di 28 consulenti finanziari e conta ad oggi oltre 15mila imprese associate. Coopfidi è diventato Intermediario Finanziario vigilato da Banca d’Italia nel Marzo del 2012.

L'APPLICAZIONE

Coopfidi ha intrapreso un progetto che ha previsto l’adozione di un software di gestione documentale integrato per la digitalizzazione e l’automazione del processo della domanda di garanzia, dallo stadio di pre-istruttoria fino alla delibera da parte di Coopfidi e dell’ istituto di credito, al fine di ottimizzarne l’efficienza e il controllo. Grazie al nuovo software, il consulente è in grado di procedere con l’apertura della pratica di finanziamento in formato digitale tramite la compilazione di un form prestabilito basato su query vincolanti: in tal modo, è possibile l’inserimento step by step delle informazioni necessarie per la validità della richiesta. In primis, il consulente realizza la scheda del cliente con i dati anagrafici e prosegue con la verifica in automatico della documentazione richiesta presentata dal socio/cliente. Ciascun consulente  ha la possibilità di monitorare ogni singola pratica di propria competenza: se prima la sua attività era prettamente manuale, ora la procedura avviene totalmete in automatico e apposite notifiche via mail segnalano sia lo stato di avanzamento della richiesta di garanzia  che  eventuali anomalie. Grazie all’attuale software è possibile anche un presidio costante circa le tempistiche e le scadenze delle singole pratiche: Coopfidi ha stabilito una durata massima per ogni fase di lavorazione della richiesta di garanzia ed ha predisposto un sistema di recall automatico che segnala se tali tempistiche non vengono rispettate. La fase di preistruttoria, ad esempio, ha una tempistica di  una settimana: se per una pratica tale fase si potrae oltre tale tempo, il sistema ne effettua la segnalazione inviando una mail direttamente alla Direzione, all’Ufficio Commerciale e a tutte le parti coinvolte in modo che tempestivamente si possa effettuare un’indagine incrociata e risolvere le anomalie ristabililendo i tempi previsti. Il programma effettua, inoltre, un controllo di linea bloccando la pratica e non consentendone l’avanzamento alle fasi successive di lavorazione se non corredata da tutta la documentazione richiesta. Nel caso in cui la pratica risulti incompleta, infatti, il programma stesso notifica al consulente la documentazione da integrare per poter proseguire l’iter. Una volta terminato l’iter di apertura della pratica da parte del consulente, in tempo reale la richiesta passa all’ufficio Back Office che ne effettua il controllo formale. Quest’ultimo, effettuati altri adempimenti, la inoltra direttamente all’Ufficio Deliberante per il rilascio o meno della garanzia. Nel caso di delibera positiva  la richiesta di finanziamento passa nuovamente al Back Office che procede inoltrandola digitalmente alla banca di riferimento. Lo step successivo del progetto prevede l’apertura di un portale, a cui si avrà accesso direttamente dal sito web di Coopfidi, per permettere ai clienti di valutare direttamente lo stato di avanzamento della propria pratica, a garanzia di una maggior trasparenza, e di ricevere informazioni certe e tempestive sulle richieste di finanziamento avanzate.

I BENEFICI

Grazie all’attuale software di gestione documentale, Coopfidi ha ottenuto la digitalizzazione dell’intero iter di richiesta di garanzia e finanziamento- core business dell’azienda- compresa l’adozione della firma grafometrica con valore legale. Il nuovo software ha consentito di automatizzare l’intero processo, dall’apertura delle pratiche da parte dei consulenti alla verifica della loro conformità, dalla fase di presentazione agli organi deliberanti sino alla spedizione delle pratiche in banca, il tutto a favore di un aumento del numero delle pratiche evase, riducendo i tempi di delibera di Coopfidi e, soprattutto, consentendo alle imprese di poter beneficiare di tempi più rapidi di erogazione del finanziamento. Prima dell’automatizzazione del processo, Coopfidi aveva la difficoltà oggettiva di individuare lo stato di avanzamento della singola pratica, con tempi lunghi di lavorazione ed un inevitabile impatto negativo sulle aspettative del cliente. Ora, grazie al nuovo sistema di gestione documentale, è possibile un accesso istantaneo alla documentazione con la possibilità di un monitoraggio costante della pratica. Se in precedenza l’apertura di una pratica, dalla richiesta di finanziamento alla delibera interna, necessitava di un iter di circa 60 giorni ora, grazie al nuovo sistema, tale procedimento è attuato in circa 12 giorni a favore di un migliore servizio al socio/cliente. Gli sviluppi futuri del progetto inoltre, consentendo ai clienti di verificare direttamente on line lo stato di avanzamento della richiesta di finanziamento, garantiranno informazioni tempestive e costanti che saranno utili alle imprese anche dal punto di vista organizzativo e gestionale.